CORPORATE CARSHARING

Was ist Corporate Carsharing?

Ein Unternehmen stellt seinen Mitarbeitern Fahrzeuge zur Verfügung. Diese Fahrzeuge werden durch eine intelligente Software verwaltet. Der Unterschied zu herkömmlichen Lösungen ist, dass hier der Nutzer seine Fahrten selbst buchen kann. Die Schlüssel werden entweder vom Empfang oder einem vollautomatischen Schlüsselschrank verwaltet. Auch eine schlüssellose Fahrzeugverwaltung via RFID oder Telematik ist möglich. Das System funktioniert also auch vollautomatisiert und hilft so Kosten zu senken und effizienter zu arbeiten.

Was ist der Unterschied zwischen Corporate CarSharing und Poolfahrzeug-Verwaltung?

Corporate Carsharing ist das nächste Level der Poolfahrzeug-Verwaltung. Es bleibt immer noch ein Fahrzeug, das von mehreren Personen genutzt wird. Allerdings wird die Nutzung des Fahrzeug erweitert - durch die Mitarbeiter privat und/oder sogar andere Unternehmen. Das System ermöglicht eine Fahrzeug-Nutzung 24/7.

Woher kommen die Fahrzeuge für ein Corporate CarSharing?

Es gibt zwei Möglichkeiten, woher die Fahrzeuge normalerweise kommen:

  • bereits vorhandene Fahrzeuge
  • neue Fahrzeuge, die sich das Unternehmen mit oder ohne die Hilfe des fleetster-Teams anschafft

Für Unternehmen, die bereits einen Fahrzeugpool haben, ist die Implementierung von fleetster einfach. Unternehmen, die noch keine Fahrzeuge haben, aber gerne ein Corporate CarSharing System hätten, helfen wir gerne bei der Fahrzeugbeschaffung.

Warum fleetster? Excel und Outlook können das doch auch...

Das ist so nicht richtig! Bei wenig Fahrzeugen und wenig Nutzern funktioniert die Verwaltung auch mit Excel oder Outlook. In der Zeit, in der man das Excel-Dokument allen Mitarbeitern freigibt, könnte man aber auch einfach einen fleetster Account anlegen. Und fleetster kann einiges mehr als Excel oder Outlook: Kostenstellen-Export, Schlüsselverwaltung, Analysen, Auslastungs-Optimierung, Privatfahrten und vieles mehr, das nicht von einem einfachen Kalender oder Spreadsheet dargestellt werden kann.

Ab wie vielen Fahrzeugen lohnt sich Corporate CarSharing?

Corporate Carsharing lohnt sich eigentlich schon ab einem Fahrzeug, das sich mehrere Mitarbeiter teilen. Denn fleetster reduziert und optimiert die Prozesse und Anfragen und stellt noch weitere hilfreiche Funktionen zur Verfügung. Beispielsweise das automatische Fahrtenbuch, die Führerscheinkontrolle und eben die Möglichkeit von Privatfahrten.

Was passiert mit den klassischen Dienstwagen?

Sie können Ihren Dienstwagen behalten. fleetster zielt nicht auf den klassischen Dienstwagen (Vertriebsfahrzeug, Servicewagen, Incentive-Fahrzeug) ab. Falls allerdings ein Dienstwagen-Nutzer auf die Idee kommt, dass ein Dienstwagen mit der 1%-Regel relativ teuer ist, für den ist fleetster eine interssante Alternative.

Was ist unabdingbar für eine Corporate CarSharing Software?

Diese Fahrzeuge passen besonders gut für ein Corporate Carsharing: Abteilungsfahrzeuge, Workshop-Fahrzeuge und Dienstwagen, die gerade keinen Besitzer haben. Diese Fahrzeuge stehen häufig ungenutzt herum und verursachen unnötige Kosten. Außerdem sind diese Fahrzeuge bereits im Unternehmen vorhanden und können unkompliziert in fleetster eingepflegt werden und deren Auslastung erhöht werden!

PRIVATFAHRTEN MIT POOLFAHRZEUGEN

Warum sollten Unternehmen ihren Mitarbeitern auch Privatfahrten erlauben?

Es gibt viele Gründe Privatfahrten zu erlauben - die beiden wichtigsten sind:

  • Mitarbeiter-Motivation dank der fairen Mietpreise
  • Fuhrpark-Kosten durch die zusätzlichen Einnahmen senken

Die Mitarbeiter und das Unternehmen profitieren gleichermaßen. Mitarbeiter können vielleicht sogar auf ein eigenes Auto verzichten und viel Geld sparen. Unternehmen sparen Geld, weil der Fuhrpark so eine weiter Einnahmequelle wird. Weiterhin sind Autos immer ein gutes Mittel um Mitarbeiter zu motivieren. Gerade weil heutzutage ein eigenes Auto in der Stadt eher eine Last ist. Corporate CarSharing schließt diese Lücke.

Wer zahlt die Steuern für den geldwerten Vorteil bei den Poolfahrzeugen?

Wenn es um die Privatfahrten geht, gibt es viele Steuer-Regeln, die beachtet werden müssen. Der große Vorteil von fleetster ist, dass wir Ihnen den Rahmen zur Verfügung stellen, mit dessen Hilfe Sie alle Steuer-Dinge einfach lösen können. Dies wird vor allem dadurch sichergestellt, dass die Mitarbeiter für Privatfahrten einen kleinen Betrag zahlen müssen und dadurch ihnen kein geldwerter Vorteil mehr entsteht. Dadurch sind die Mitarbeiter und das Unternehmen auf der sicheren Seite.

SONSTIGE FRAGEN

Wie sicher sind die Daten in fleetster?

Unsere Software läuft ausschließlich über sichere SSL-Verbindungen. Um die größtmögliche Sicherheit zu bieten, hosten wir alle Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland. Kunden wie der TÜV SÜD, TenneT oder die TU Kaiserslautern haben umfassende Tests durchgeführt, bevor sie sich für fleetster entschieden haben. Weiter Informationen zu unserer Datensicherheit finden Sie in unserer Datenschutz-Erklärung.

Wie schwierig ist es 1000 Nutzer in fleetster anzulegen? Was ist dabei mit der Datensicherheit?

Sie können uns eine Excel-Datei (gerne auch Passwort geschützt) zukommen lassen und wir laden die Daten über eine gesicherte Verbindung ins System. Das funktioniert problemlos auch für mehr als 1.000 Nutzer.

Können die Nutzer die Fahrzeuge selbst buchen, sodass für den Fuhrpark-Manager dabei kein Aufwand entsteht?

Ja, das ist möglich. Benötigt werden nur alle E-Mail-Adressen der Nutzer. Sobald diese an der richtigen Stelle in fleetster eingefügt sind, bekommen alle Nutzer eine E-Mail, dass sie zu fleetster eingeladen wurden. Mit dem Anmelde-Link, der auch in der E-Mail enthalten ist, können sie sich selbst im System registrieren. Weiterhin können Sie einstellen, dass immer ein Administrator die Buchungen für die Fahrzeuge vorab freigeben muss. Diese Funktion ist verfügbar und kann ab der PRO-Version in fleetster genutzt werden.

Können die Fahrzeuge auch von der Software den Mitarbeitern zugewiesen werden? Sodass nicht immer alle das "Lieblings-"Auto buchen?

In unserer Software gibt es eine Funktion, die genau dieses Verhalten unterbindet. Der Administrator hat die Möglichkeit die sogenannte automatische Buchung zu aktivieren (alternativ kann er das fleetster-Team kontaktieren, die ihm dabei auch gerne helfen). Dann kann der Nutzer nur noch Fahrzeug-Kategorien buchen und keine expliziten Fahrzeuge mehr. Die Software entscheidet dann nach Kosten, welcher Nutzer welches Fahrzeug zugewiesen bekommt.

Falls alle Fahrzeuge einer Kategorie schon gebucht sind, wird dann automatisch ein anderes Fahrzeug gebucht?

Der Nutzer wird während des Buchungsprozesses benachrichtigt, falls alle Fahrzeuge einer Kategorie bereits gebucht sind. In diesem Fall kann der Nutzer entweder eine andere Kategorie auswählen oder einfach kein Fahrzeug in fleetster buchen. Übrigens bucht fleetster auch dann Buchungen um, falls ein Fahrer zu spät kommt und die nachfolgende Buchung sonst nicht stattfinden könnte. Falls kein Fahrzeug für die Umbuchung verfügbar ist, werden automatisch Alarme an alle Beteiligten per E-Mail versendet.

Kann jeder gefahrene Kilometer einer Kostenstelle zugeordnet werden?

"Kostenstelle" kann ich fleetster einfach als Pflichtfeld aktiviert werden. Das heißt, keine Geschäftsfahrt (also keine Fahrt mit einem Poolfahrzeug) kann ohne die Eingabe einer Kostenstelle getätigt werden. Eine Übersicht aller Fahrten mit der jeweiligen Kostenstelle kann jederzeit einfach als Excel-Datei exportiert werden.

Könnte beispielsweise auch ein Pförtner für Schlüsselübergaben verantwortlich sein, falls das Fahrzeug nach 22 Uhr abgeholt oder abgegeben wird? Dass der Pförtner dann nur Zugriff auf die Schlüsselverwaltung hat?

Wir haben genau diesen Fall mit einem unserer Kunden gelöst. Falls die Schlüssel außerhalb der Öffnungszeiten des Empfangs zurückgegeben werden, nimmt fleetster zuerst den Endkilometerstand an, den der Nutzer bei der Buchung ursprünglich geschätzt hat. Gleichzeitig erhält der Nutzer eine E-Mail mit der Erinnerung, dass er noch den korrekten Endkilometerstand im System eingeben muss. Falls er das nicht tut, wird auch der Administrator auf den fehlenden Kilometerstand hingewiesen und kann der Sache persönlich nachgehen. Alternativ könnte auch Hardware (Schlüsselschrank oder Telematik) integriert werden, um die Schlüsselverwaltung komplett zu automatisieren.

Kann unser "Local Hero" der Autovermietungen in fleetster integriert werden, um die Anzahl der in fleetster buchbaren Fahrzeuge zu erhöhen?

Unser "Local Hero" heißt momentan noch Europcar - die Vermietung mit den meisten Abholstationen in Deutschland. Es ist aber auch möglich, E-Mails mit allen für die Buchung notwendigen Informationen an eine vorab definierte E-Mail-Adresse zu schicken, mit allen Informationen zur Buchung. Das müssen wir aber jeweils individuell mit der entsprechenden lokalen Vermietung abklären.

Wie funktioniert das Reichweitenmanagement der Elektrofahrzeuge? Durch die OEMs?

Es gibt drei Möglichkeiten wie das Reichweitenmanagement in fleetster funktioniert:

  • mit Hilfe von Telematik, die durch uns (nicht durch den OEM) im Fahrzeug verbaut wird
  • der Fahrer gibt am Ende der Fahrt den aktuellen Ladestand ein
  • durch den geschätzten Kilometerstand am Anfang einer Buchung. Das ist jedoch nicht sehr genau, weil man nie genau weiß, wie weit das Fahrzeug tatsächlich fahren wird (Abweichungen von ca. 20km).