Poolfahrzeug

30. May 2021 | Von Tim Ruhoff

Poolfahrzeug-Management oder Corporate CarSharing - so heißt das Konzept, welches hinter den Poolfahrzeugen steht. Es handelt sich hier um Dienstwagen, die von mehreren Fahrern genutzt werden. So ein Fahrzeug kann beispielsweise einer Abteilung zugeordnet werden. So können die Kosten leicht der Abteilung zugeordnet werden. Dabei muss eine Buchung von Fahrzeugen mittels einer Poolfahrzeugverwaltung durchgeführt werden, damit ersichtlich ist, wann das Fahrzeug verfügbar ist. Das Gegenteil davon ist die Nutzung eines eigenen Dienstwagens. Jeder Fahrer erhält ein eigenes Fahrzeug, auf das nur er Zugriff hat. Die Idee des Corporate Carsharing wird allerdings immer bekannter. Gerade im privaten Bereich werden Autos oft per Carsharing geteilt - warum sollte dies im betrieblichen Bereich nicht auch funktionieren?

Nutzung eines eigenen Dienstwagens oder Teilen mit Poolfahrzeugen?

Dabei handelt es sich bei den Poolfahrzeugen und der damit verbundenen Poolfahrzeugverwaltung keinesfalls um eine neue Erfindung. Durch die modernen Möglichkeiten der Poolfahrzeugverwaltung wird allerdings die Zuteilung der Fahrzeuge deutlich vereinfacht. Die Organisation der Fahrten und die Aufnahme der Fahrerdaten ist deutlich leichter. Allgemein lassen sich durch die gemeinsame Nutzung von Dienstfahrzeugen sowohl Stellplätze als auch Fahrzeuge sparen.

Auch die Buchung von Fahrzeugen kann einfach und unkompliziert digital durchgeführt werden. Es kann allerdings durch die Nutzung eines Fahrzeuges von mehreren Beschäftigten auch zu Problemen kommen. Es können schnell Engpässe entstehen, weil nicht genügend Fahrzeuge vorhanden sind. Sind die Mitarbeiter oft und viel unterwegs, muss es auch ausreichend Fahrzeuge geben. Dabei sollten unbedingt Ausfallzeiten durch Reparaturen oder auch Verspätungen der Mitarbeiter berücksichtigt werden. In vielen Unternehmen bietet sich daher eine Mischung aus beiden Konzepten an. Sowohl die Buchung von Fahrzeugen mittels Poolfahrzeugverwaltung (für alle Mitarbeiter, die nur gelegentlich im Außendienst unterwegs sind), als auch einen Dienstwagen für die Mitarbeiter, die viel unterwegs sind. Hier muss einfach festgestellt werden, welches Konzept für das eigene Unternehmen am besten funktioniert.

Zulässigkeit von privaten Fahrten

Der Punkt der privaten Fahrten sollte unbedingt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festgelegt werden. Bei privaten Fahrten handelt es sich um solche Fahrten, die nicht mit der Arbeitstätigkeit im Zusammenhang stehen. Damit es hier gar nicht erst zu Problemen gibt, sollte in der Überlassungsvereinbarung die private Nutzung der Firmenfahrzeuge geregelt sein. Falls die private Nutzung erlaubt wird, müssen weitergehende Bestimmungen eingehalten werden. Die Nutzung der Dienstwagen im privaten Rahmen gilt als sogenannter "geldwerter Vorteil". Der geldwerte Vorteil muss bei der Einkommensbesteuerung berücksichtigt werden. Dabei hängt die Höhe der Besteuerung von unterschiedlichen Faktoren ab: von der tatsächlichen Nutzung, der Versteuerungsart sowie dem Wert. Für die Besteuerung gibt es zwei Möglichkeiten, die sich anbieten.

Zunächst gibt es die sogenannte 1% Methode. Hierbei handelt es sich um eine pauschale Versteuerung, bei der jeweils 1 % des Bruttolistenpreises vom Fahrzeug berücksichtigt wird. Entscheidend ist dabei der Zeitpunkt der Erstzulassung. Hinzu kommen bei dieser Methode noch 0,03 % des gleichen Preises pro veranschlagten Entfernungskilometer auf dem Arbeitsweg.

Eine Alternative zu der pauschalen Besteuerung ist die Abrechnung auf den einzelnen Kilometer genau. Das kann über ein Fahrtenbuch erfolgen. Aus diesem werden die Anteile an privaten Fahrten entnommen und auf die Gesamtnutzung des PKWs angerechnet. Der Prozentsatz muss dann dem Jahreseinkommen zur Versteuerung hinzugerechnet werden. Eine lückenlose Führung vom Fahrtenbuch ist für diese Art der Versteuerung Voraussetzung.

Auch hier liegt wieder in der Verantwortung des Arbeitgebers, welche der Methoden angewandt werden soll. Ein Fahrtenbuch lohnt sich steuerlich für den Arbeitnehmer in solchen Fällen, in denen das Fahrzeug nur selten genutzt wird und der ursprüngliche Preis sehr hoch war. Auch für die Nutzer von Poolfahrzeugen kann es Vorteile geben. Wird hier die 1 % Methode angewandt, so wird der Betrag auf alle Fahrer aufgeteilt. Nutzen beispielsweise vier Personen ein Poolfahrzeug auch privat, so beträgt die Besteuerung pro Person nur 0,25 %. Gibt es Fahrer die Zugriff auf mehrere Fahrzeuge haben, so müssen hier allerdings alle Anteile versteuert werden.

Die Halterhaftung

Die allgemeinen Pflichten der Halter der Fahrzeuge bleiben immer gleich, während sowohl Nutzen als auch Kosten vom konkreten Fall abhängig sind. Sowohl bei einem Dienstfahrzeug als auch bei der Poolalternative gilt, dass als Halter das jeweilige Unternehmen fungiert. Generell ist immer Fahrzeughalter, wer über ein Fahrzeug Verfügungsgewalt hat. Außerdem ist der Halter auch für die Kosten verantwortlich. Er zieht zudem aus dem Betrieb des Fahrzeuges den Nutzen.

Im Falle der Dienstfahrzeuge ist das meistens das Unternehmen oder die Leitung des Unternehmens. Die Verwaltung des Fuhrparks liegt allerdings meistens nicht in der Verantwortung der Geschäftsleitung. Gerade in größeren Unternehmen gibt es oft einen Fuhrparkleiter. An diesen kann die Verantwortlichkeit des Halters abgetreten werden. Dafür müssen bestimmte Formalitäten eingehalten werden. Außerdem sollte der gesamte Vorgang sorgfältig dokumentiert werden.

Als Halter gibt es viele unterschiedliche Pflichten: Mitteilungspflicht, Steuerpflicht, Versicherungspflicht und das Erhalten der Betriebserlaubnis. Vor allem wichtig ist die Sicherheit. Jedes Auto muss regelmäßig gewartet und instandgehalten werden. Auch gesetzlich vorgeschriebene Kontrollen müssen durchgeführt werden. Alle diese Aufgaben liegen in der Zuständigkeit der Fuhrparkleitung. Werden diese Pflichten nicht oder nur ungenügend erfüllt, so gibt es sogar die Möglichkeit der persönlichen Haftung.

Pflichten im Fuhrpark

Bei der Nutzung von Corporate Carsharing gibt es viele unterschiedliche Fahrer in einem Unternehmen. So kann es unübersichtlich werden. Es sollten trotzdem regelmäßige Fahrer-Unterweisungen und Kontrollen der Führerscheine stattfinden. Dafür muss dann allerdings auch regelmäßige Termine gefunden werden, was durch eine unregelmäßige Nutzung und Zeiten der Abwesenheit kompliziert werden kann. Trotzdem ist dies eine wichtige Aufgabe, die keinesfalls vernachlässigt werden darf.

Gerade im Fall der Führerscheinkontrolle sollte daher eine automatisierte Lösung geprüft werden. Es gibt viele moderne Lösungen, durch die überall der Führerschein kontrolliert werden kann. Dies geschieht dann einfach per Smartphone-App. Der Fahrer wird jedes halbe Jahr an diese Kontrolle erinnert. Die Fuhrparkleitung nur, wenn die Frist überschritten werden muss. Dies vereinfacht die gesamte Prüfung, sowohl für die Fahrer als auch für die Fuhrparkleitung.

Jährlich ist eine UVV-Fahrerunterweisung durchzuführen. Gerade in großen Fuhrparks kann dies eine Mammutaufgabe sein. Auch hier kann allerdings zu anderen Alternativen als Gruppenunterweisungen gegriffen werden. Mit E-Learning Systemen kann jeder Mitarbeiter die Unterweisung einfach am eigenen Rechner erledigen. Auch dadurch findet eine große Entlastung der Fuhrparkleitung statt. Die Terminkoordinierung und die Durchführung einer Gruppenunterweisung entfallen komplett.

All diese Pflichten fallen bei beiden Konzepten der Fahrzeugbereitstellung an. Die Verpflichtungen als Halter gelten immer. Um Zeit zu sparen, sollte unbedingt eine entsprechende Software vorhanden sein.