Was ist ein Poolfahrzeug?

23. März 2021 | Von Tim Ruhoff

Ein Poolfahrzeug wird nicht als Dienstwagen klassifiziert. Dienstwagen sind per Definition einer bestimmten Person zugeteilt. Ein Poolfahrzeug ist hingegen für die Nutzung durch mehrere Mitarbeiter gedacht.

Poolfahrzeug - was ist das genau?

Das Gemeinschaftsfahrzeug wird im Fuhrpark einer Firma geführt und ist für Mitarbeiter interessant, die nicht täglich mit einem Dienstwagen fahren müssen. Poolfahrzeuge werden hauptsächlich für geschäftliche Fahrten genutzt. Die Fahrzeuge können auch für Privatfahrten eingesetzt werden, wenn dies steuerrechtlich möglich ist und entsprechend angegeben wird. Privatfahrten können aber auch untersagt werden. Wird ein Poolfahrzeug geschäftlich genutzt, dann sind die Geschäftsfahrten kostenfrei.

Poolfahrzeugverwaltung - wie wird diese gestaltet?

Das auch als Corporate CarSharing bezeichnete System funktioniert über ausgereifte Reservierungsmechanismen. Es wird in der Regel ein Reservierungssystem genutzt, das per ausgereifter Software oder manuell geführt werden kann. Auch Programme wie Outlook und Excel werden zur Reservierung eingesetzt. Die Poolfahrzeugverwaltung betreut die Fahrzeuge. Es kann ein Fuhrparkverantwortlicher eingesetzt werden, der notwendige und gesetzlich vorgeschriebene Sicherheitsunterweisungen durchführt. Der Fuhrparkverantwortliche kontrolliert auch die Führerscheine der Mitarbeiter, die ein Poolfahrzeug nutzen möchten.

Wird die Poolfahrzeugverwaltung effizient gestaltet, dann kann ein Fuhrpark mit gemeinschaftlich genutzten Fahrzeugen Einsparungspotenziale bieten. Um ein möglichst großes Einsparungspotenzial zu erhalten, muss die Auslastungsstatistik des Fuhrparks effektiv sein und ggfs. optimiert werden.

Poolfahrzeug - Privatfahrten ermöglichen oder nicht?

Das Poolfahrzeug kann für private Fahrten eingesetzt werden, wenn dies in der Steuer geltend gemacht wird und vom Unternehmen erlaubt wird. Die Entscheidung, ob ein Poolfahrzeug auch für Privatfahrten einsetzbar ist, trägt das jeweilige Unternehmen selbst. Wenn ein Unternehmen Poolfahrzeuge nicht für private Feiern freigibt, dann kann eine Zuwiderhandlung mit Strafen belegt werden. Die Nichtbefolgung des Verbots kann beispielsweise durch Tracking kontrolliert werden.

Vorteile des privaten Nutzungsverbots:

  • Arbeitsplatz-Distanz wird reduziert
  • Trackinggeräte können eingebaut werden

Werden Fahrzeuge ausschließlich geschäftlich genutzt, dann können Trackinggeräte eingebaut werden. Selbstverständlich sollte vor einem Einbau von Trackinggeräten die rechtliche Seite abgeklärt werden. Werden die Fahrzeuge im Corporate CarSharing auch für private Fahrten genutzt, dann dürfen diese Fahrten nicht getrackt werden. Das Unternehmen muss eine Lösung finden, durch die die Aufzeichnung von Privatfahrten verhindert wird.

Was muss steuerrechtlich beachtet werden?

Wird ein Dienstfahrzeug oder ein Poolfahrzeug auch privat genutzt, dann sollte der geldwerte Vorteil beachtet werden. Der geldwerte Vorteil wird bei Poolfahrzeugen aus der Gesamtheit der vorhandenen, gemeinschaftlich genutzten Fahrzeuge berechnet. Es wird die sogenannte 1-Prozent-Regel eingesetzt. Dazu wird der Wert des Fuhrparks durch die Anzahl aller berechtigten Mitarbeiter dividiert. Die erhaltene Zahl ist als Durchschnittswert zu verstehen, von dem 1 % vom Arbeitnehmereinkommen abgezogen wird. Das eine Prozent wird unabhängig von der Nutzung abgezogen. Das bedeutet, dass es nicht entscheidend ist, ob das Poolfahrzeug tatsächlich für private Fahrten genutzt wird oder nicht.

Als Alternative kann auch ein Fahrtenbuch herangezogen werden. In einem Fahrtenbuch werden private Fahrten und dienstliche Fahrten minutiös aufgezeichnet. Das Fahrtenbuch kann digital oder in Papierform geführt werden. Papierformen, die einer händischen Aufzeichnung bedürfen, gehören zu den aufwendigen Aufzeichnungsvarianten. Besser sind elektronische bzw. digitale Fahrtenbücher. Diese können mit vergleichsweise geringem Aufwand geführt werden. Es sind digitale Lösungen erhältlich, die per Browser (Web-App) oder Smartphone-App genutzt werden können. Es sollte darauf geachtet werden, dass möglichst viele Betriebssysteme unterstützt werden.

Privates Nutzungsverbot - wie kann es umgesetzt werden?

Wenn die Corporate-CarSharing-Fahrzeuge nur geschäftlich genutzt werden sollen und die private Nutzung verboten wird, dann muss das private Nutzungsverbot in schriftlicher Form vorliegen. Es ist ratsam, das Verbot der privaten Nutzung von Fahrzeugen im Corporate CarSharing auch in den Arbeitsverträgen der Mitarbeiter festzuhalten. Das gilt auch für Führungskräfte wie beispielsweise Geschäftsführer. Das Unternehmen sollte unbedingt auf eine strikte Umsetzung des privaten Nutzungsverbots pochen, denn das Finanzamt darf nicht von einer Verbotsverletzung erfahren. Wird das private Nutzungsverbot verletzt, dann wird eine Steuerlast der Firma angenommen und es besteht ein geldwerter Vorteil. Das gilt bereits, wenn ein Mitarbeiter die Möglichkeit bekommt, ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark privat einzusetzen. Das private Nutzungsverbot muss regelmäßig kontrolliert werden, ansonsten geht das Finanzamt von einer privaten Verwendung aus.

Buchung von Fahrzeugen - kein Anspruch auf identischen Poolwagen

Wird ein Fahrzeugpool genutzt und mehreren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, dann kann eine Regelung zur wiederholten Nutzung des identischen Fahrzeugs gefunden werden, aber der betreffende Mitarbeiter hat keinen Anspruch auf dasselbe Fahrzeug. Um eine optimierte Buchung von Fahrzeugen zu ermöglichen, werden Softwaresysteme wie fleetster genutzt. Die Systeme führen sogenannte Kategoriebuchungen, die nur die Fahrzeugkategorie anzeigen, aber keine einzelnen Fahrzeuge auflisten. Dadurch wird die Wahl eines Lieblingswagens vermieden.

Ein-Prozent-Regel - Poolfahrzeug vs. Dienstwagen

Ein Dienstwagen, der einem Mitarbeiter zur Verfügung steht, kann für private Fahrten eingesetzt werden. Es wird häufig die 1-Prozent-Regel zur steuerlichen Trennung genutzt. Dabei werden vom Neupreis eines Fahrzeuges 1 Prozent pauschal mit der Einkommenssteuer verrechnet. Es wird der Fahrzeugwert mit 1 Prozent auf das jeweilige Einkommen angerechnet und entsprechend individuell versteuert.

Ist ein Corporate-CarSharing-Fuhrpark vorhanden, dann wird der geldwerte Vorteil auf alle zur Fahrzeugnutzung berechtigten Mitarbeiter zu gleichen Teilen umgelegt. Diese Berechnung kann als unfair empfunden werden, denn nicht jeder Mitarbeiter nutzt das Fahrzeug in gleichem Maße für private Fahrten.

Versteuerung über das Fahrtenbuch

Generell ist die Poolfahrzeug-Versteuerung sehr komplex und es kommt oft zu Schwierigkeiten mit dem Finanzamt. Es ist ratsam, ein Fahrtenbuch zu führen und private sowie dienstliche Fahrten minutiös aufzuzeichnen. Der Nachteil eines Fahrtenbuchs liegt im hohen Zeitaufwand. Von Hand geführte Fahrtenbücher müssen häufig mit Belegen bewiesen und entsprechend geführt werden. Durch den hohen Zeitaufwand greifen Unternehmen nicht selten zur 1-Prozent-Regel. Die Lösung, um keine 1-Prozent-Regel zu benötigen, kann ein Nutzungsverbot von privaten Fahrten sein. Wenn ein Unternehmer weder die 1-Prozent-Regel noch das Privatfahrt-Verbot möchte, dann kann ein elektronisches Fahrtenbuch helfen. Ein digital geführtes Fahrtenbuch reduziert den Schreibaufwand.

Moderne Entwicklungen zur Buchung

Die Buchung von Fahrzeugen kann beispielsweise per App erfolgen. Eine firmeninterne App ermöglicht für Mitarbeiter eines Nutzerpools eine unkomplizierte Buchung. Dazu müssen die Fahrzeuge registriert werden und die berechtigten Mitarbeiter müssen in einen Nutzerpool aufgenommen werden. Eine innovativ arbeitende Buchungsplattform zeigt an, welche Fahrzeuge frei sind und gebucht werden können. Die Buchungsplattform sollte zudem den Standort des freien Fahrzeuges anzeigen. Durch eine effektive Buchungsplattform können für die Buchung weniger effiziente Systeme (Outlook und Excel) ersetzt werden.