10 Gründe, warum die Poolfahrzeugverwaltung mit fleetster besser funktioniert als mit einem Outlook-Kalender

  30 Januar 2014
10 Gründe, warum die Poolfahrzeugverwaltung mit fleetster besser funktioniert als mit einem Outlook-Kalender
Um die Fahrzeuge einer Flotte, die mehrere Mitarbeiter nutzen dürfen, zu verwalten, gibt es die verschiedensten Möglichkeiten. In einer Excel-Tabelle, im Outlook-Kalender oder ein einem einfachen Kalender aus Papier. Wenn ein Mitarbeiter nun eines dieser Fahrzeuge buchen möchte, gibt es wieder unterschiedliche Prozesse. Beispielsweise muss er einen Anruf tätigen, ein Formular ausfüllen oder eine E-Mail schreiben – der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. So hat jedes Unternehmen für sich ein System gefunden, mit dem es seinen Fuhrpark verwaltet. Unbedingt das Beste ist es meistens aber nicht. All diese Möglichkeiten sind ursprünglich nicht zur Fahrzeugverwaltung entwickelt worden. fleetster hingegen schon. Die 10 wichtigsten Funktionen, die unsere Corporate Carsharing Software, im Gegensatz zu einem Outlook-Kalender hat, finden Sie hier: 1. Doppelbuchungen unmöglich Nichts ist ärgerlicher als eine Doppelbuchung bei einem Fahrzeug. Vor allem bei zwei wichtigen Kundenterminen. Da ist Ärger vorprogrammiert. Das kann Ihnen mit fleetster nicht passieren. In unserem System ist es unmöglich, dass zwei Personen ein Fahrzeug für den gleichen Zeitraum buchen. 2. Automatische Umbuchung von Fahrzeugen bei Verspätungen Ist ein Fahrer verspätet, sucht fleetster sofort nach Alternativen für die Folgebuchung. Ist ein anderes Fahrzeug noch verfügbar, bucht fleetster die Fahrt automatisch so um, dass die Buchung trotz Verspätung des Vorgängers stattfinden kann. Steht kein anderes Fahrzeug zur Verfügung, schickt fleetster sofort eine Nachricht an den Administrator, sodass dieser angemessen reagieren und nach Lösungen suchen kann. 3. Schlüsselmanagement enthalten fleetster kümmert sich auch um die Schlüsselausgabe und –rückgabe, sodass niemand den Überblick verlieren kann, welcher Schlüssel gerade wo ist. Auch hat die Person, die für die Schlüsselverwaltung zuständig ist, eine extra Ansicht, in der sie alle für Sie wichtigen Informationen auf einen Blick hat. 4. Führerscheinkontrolle Im Rahmen der Halterhaftung sind Sie verpflichtet von allen Fahrern vor jeder Fahrt oder alle 6 Monate den Führerschein zu kontrollieren. Dieser Prozess ist in fleetster fest verankert und kann so nicht mehr vergessen werden. Und bietet Ihnen so mehr Sicherheit. 5. Automatisches Fahrtenbuch Wenn Sie alle Ihre Fahrten über fleetster verwalten, können Sie am Ende des Jahres ganz bequem, per Knopfdruck, Ihr Fahrtenbuch exportieren und ausdrucken. Es war noch nie so einfach, ein vollständiges und sauberes Fahrtenbuch zu haben! 6. Grafische Disposition der Fahrzeuge In fleetster haben Sie alle Fahrzeugbuchungen auf einen Blick und können in dieser Ansicht, dem Buchungskalender, alle Buchungen verschieben und so anordnen, wie es für Ihr Unternehmen und für alle Nutzer am sinnvollsten ist. Auch hier sind Überschneidungen von Buchungen ausgeschlossen. 7. Optimierung der Buchungen nach Kosten Seit kurzem gibt es eine neue Funktion, die sogenannte „fleetster Magic“-Funktion. Mit einem Klick auf diesen Button ordnet fleetster alle Buchungen so kostengünstig wie möglich an. So können Sie mir fleetster bares Geld sparen – ohne Ihre Mobilität einzuschränken. 8. Buchung von Fahrzeugkategorien Alternativ zu einer konkreten Fahrzeugbuchung haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter nur Fahrzeugkategorien buchen zu lassen. So ordnet fleetster alle Buchungen auf möglichst wenige Fahrzeuge an – und zeigt Ihnen Ihr Einsparpotential auf einen Blick. 9. Automatische Reports zum Aufzeigen der Einsparungspotenziale Sie finden auch eine Analyse-Funktion, mit der Sie mit nur einem Klick sämtliche Daten Ihres Fuhrparks beisammen haben. Wie viele Buchungen gemacht wurden, wie teuer diese waren, wie viele Fahrzeuge wann gebraucht wurden, sind nur ein paar Beispiele von Analysen, die Ihnen mit fleetster automatisch zur Verfügung stehen. 10. Zusendung eines Termins für Outlook Damit Ihre Mitarbeiter auch gleich alle Buchungsdetails auf einen Blick haben, haben sie die Möglichkeit sich nach jeder Buchung die Fahrzeugbuchung als Outlook-Termin zusenden zu lassen. So haben sie auch mit fleetster alle Termine wie gewohnt in ihrem Outlook-Kalender. Dies sind nur wenige Vorteile, die fleetster gegenüber den oben genannten Möglichkeiten der Verwaltung des Fuhrparks von Unternehmen hat. Es ist also definitiv an der Zeit, die Poolfahrzeugverwaltung mit Outlook, Excel oder Papier zu überdenken. Gerne zeigen wir Ihnen auch alle Funktionen von fleetster in einer Online-Demo. Selbstverständlich können Sie fleetster 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen.