Poolfahrzeug-Management Software

Poolfahrzeug-Management inklusive elektronischem Fahrtenbuch - Firmen-Poolfahrzeuge einpflegen, OBD-Stecker installieren und automatisch Fahrtenbuch führen.

Poolfahrzeug-Hardware und Automation

Eigenständige Software

fleetster bietet eine vollständig vernetzte Poolfahrzeugverwaltungs-Software, die eigenständig arbeitet und durch Hardware-Komponenten erweitert werden kann.

Schlüsselschrank

Schlüsselschränke ermöglichen einen 24/7-Zugang zu allen Fahrzeugen, da die Schlüssel sicher in einem verschlossenen Schlüsselkasten aufbewahrt werden.

Carsharing Kit

Verbinden Sie Ihre Fahrzeuge über Carsharing-Kits mit der Cloud. Das Öffnen und Schließen des Fahrzeugs kann remote oder per Smartphone vollzogen werden.

BASIC

Interaktiver Buchungskalender mit Admin- und Nutzer-Zugang zu Apps und Web-App.
5€
pro Fahrzeug, pro Monat

PRO

Verbessern Sie Ihr Poolfahrzeug-Management mit automatisiertem Schlüssel- und Schadensmanagement.
10€
pro Fahrzeug, pro Monat

ENTERPRISE

Für große Flotten oder Unternehmen: legen Sie zusätzliche Preis-Systeme und automatische Umbuchungen fest.
15€
pro Fahrzeug, pro Monat

BASIC-Paket

Buchungskalender

Eine sehr nützliche Möglichkeit, alle Ihre Buchungen mit Hilfe einer Zeitleiste zu visualisieren

Handy App

Zu jeder Zeit und an jedem Ort können Sie Fahrzeuge mit den fleetster Smartphone Apps buchen

Kalenderintegration

Importieren von Buchungen in Ihren Kalender mit Hilfe von ICS-Dateien

Buchungsliste

Mit einem einzigen Blick erfahren Sie, wann, wo und von wem Ihre Fahrzeuge genutzt wurden

Fahrzeug Zugriffsregeln

Verwalten Sie, welche Ihrer Fahrer Zugriff auf welchen Fahrzeugtyp haben

PRO-Paket

Schlüsselverwaltung

Sicherstellen, dass Buchungen mit einem validierten Führerschein freigegeben und mit den wesentlichen Informationen abgeschlossen werden

Buchen für Kollegen

Benutzer mit dieser Berechtigung haben die Möglichkeit, Buchungen für jeden anderen Benutzer zu erstellen und zu ändern

Buchungspreisregeln

Erstellen Sie Preisregeln für Ihre Fahrzeuge, um die Kosten für Buchungen zu kontrollieren

Buchungsserien

Für hohe Nutzungsfälle: Erstellen Sie eine Reihe von Buchungen

Buchungsexporte

Exportieren Sie die Daten vergangener oder zukünftiger Buchungen zur weiteren Analyse in Excel oder anderen Systemen

Analysen

Diese Funktion ermöglicht den Administratoren den Zugriff auf umfassende Analysen der Buchungen und der Flottenauslastung

Automatische Fahrzeugumverteilung

Automatisches Zuweisen eines neuen Fahrzeugs zu Buchungen, die kurz vor dem geplanten Start ein nicht verfügbares Fahrzeug haben

Buchungsberechtigung

Legen Sie pro Fahrzeug einen Benutzer fest, der Buchungen verifizieren und freigeben soll, bevor sie gestartet werden können

Kostenstelle

Behalten Sie den Überblick über die Unternehmensausgaben durch Benutzer- und Buchungskostenstellen

ENTERPRISE-Paket

Fahrzeuggruppen

Gruppieren Sie Ihre Fahrzeuge unter bestimmten Kategorien, die ihre eigenen Zugangs- und Preisregeln besitzen können

Parkplatzverwaltung

Verwalten Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Parkplätze und sorgen Sie dafür, dass jeder sein Fahrzeug abstellen kann

Tankkarten

Weisen Sie den Fahrzeugen Benzinkarten zu und geben Sie die PIN frei, wenn ein niedriger Kraftstoffstand festgestellt wird

Buchungspuffer

Geben Sie ein Zeitfenster an, das nach geschäftlichen und/oder privaten Buchungen gesperrt werden soll

Buchungsimporte

Ermöglicht den Import von Buchungen in das Unternehmen über CSV-Dateien

RFID Tap und Go

Mit dieser Funktion können Benutzer Fahrzeuge buchen, indem sie einfach ihre autorisierte RFID-Karte (z. B. Mitarbeiterausweis oder Führerschein mit Aufkleber) mit den RFID-Lesegerät des Fahrzeugs lesen lassen.

Buchungsverträge

Integriert die Verwaltung und Annahme rechtlicher Dokumente in den Prozess der Benutzerregistrierung, Einladung und Buchung.

Schichtplanung

Mit der Schichtplanung können Administratoren eine Schicht für Fahrzeuge und Fahrer mit Datum, Uhrzeit und Bedarf planen und erstellen.

Übersicht der Poolfahrzeug-Software von fleetster

FEATURESBASICPROENTERPRISE
Buchungskalender
Handy App
Kalender Integration
Buchungsliste
Fahrzeug Zugriffsregeln
Schlüsselverwaltung
Buchen für Kollegen
Buchungspreisregeln
Buchungsserien
Buchungsexporte
Analysen
Automatische Fahrzeugumverteilung
Buchungsberechtigungen
Kostenstelle
Fahrzeuggruppen
Parkplatzverwaltung
Tankkarten
Buchungspuffer
Buchungsimporte

Poolfahrzeuge verwalten im Firmen-Fuhrpark

Ein Poolfahrzeug wird nicht als Dienstwagen klassifiziert. Dienstwagen sind per Definition einer bestimmten Person zugeteilt. Ein Poolfahrzeug (auch häufig: Abteilungsfahrzeug, Gemeinschaftsfahrzeug, Carsharing-Fahrzeug) ist hingegen für die Nutzung durch mehrere Mitarbeiter gedacht.

Bei fleetster wird Poolfahrzeug-Software und Corporate Carsharing Software dementsprechend als Synonym behandelt und beschreiben das gleiche Produkt.

Ein Poolfahrzeug kann beispielsweise einer Abteilung zugeordnet werden. So können die Kosten leicht der Abteilung zugeordnet werden. Dabei muss eine Buchung von Fahrzeugen mittels Poolfahrzeug-Software oder Poolfahrzeug-Management durchgeführt werden. Dadurch wird ersichtlich, wann das Poolfahrzeug verfügbar ist.

Die Idee der Poolfahrzeugverwaltung für Mitarbeiter wird immer bekannter. Gerade im privaten Bereich werden Autos oft per Carsharing geteilt. Warum sollte dies im betrieblichen Bereich nicht auch funktionieren?

Elektronischer Schlüsselschrank

Die manuelle Schlüsselverwaltung ist kosten- und zeitintensiv - das gilt für Fuhrparkmanager ebenso wie für Mitarbeiter und Kollegen. Hier den Überblick zu behalten, ist ein Vollzeitjob für das Fuhrparkmanagement-Team.

fleetster bietet eine digitale Schlüsselverwaltung, die auf Anwendungsfälle des Fuhrparkmanagements zugeschnitten ist. Sie fungiert als 24/7-Mitarbeiter, der jede Schlüsselbewegung im Fuhrpark gewissenhaft verfolgt. Mitarbeiter können nur während ihres Buchungsfensters (typischerweise 15 min vor Buchung) auf die Poolfahrzeug-Schlüssel zugreifen.

Der Schlüsselschrank ist darüber hinaus vollständig in das fleetster-System integriert und vergibt daher sogar Buchungen neu, wenn Schlüssel verspätet zurückgegeben werden.

Carsharing Kit

fleetster hat eine B2B-Mobilitätsplattform entwickelt, die eine Vielzahl von Flottenmanagement- und Carsharing-Anwendungsfällen abdeckt. Das Carsharing Kit kann Poolfahrzeuge mit der fleetster-Software verbinden. Dadurch bietet es eine vollständige Aufzeichnung der Fahrdaten und GPS-Daten. Außerdem kann mithilfe des Carsharing Kits ein Öffnungs- und Schließmechanismus per Smartphone oder aus der Ferne implementiert werden.

Durch die Anbindung Ihrer Fahrzeuge an die Cloud behalten Sie den vollen Überblick über Ihren Fuhrpark - egal wo sich die Poolwagen aufhalten.

Eigenständige Software-Lösung

fleetster ist eine umfassende Fuhrparkverwaltungssoftware zur Organisation und Verwaltung Ihrer gesamten Carsharing und Fuhrparkfahrzeuge. Der Zweck der Fuhrparksoftware ist es, die Aufgaben der Fuhrparkmanager zu erleichtern und die Auslastung der bestehenden Flotte zu erhöhen.

Sie ermöglicht eine Buchungszuordnung über einen gemeinsamen Kalender, eine Schlüsselverwaltung, Auswertungen und vieles mehr.

Software für Poolfahrzeuge - wie optimiere ich mein Poolfahrzeug-Management?

Das Poolfahrzeug-Management (auch Verwaltung von Poolfahrzeugen) funktioniert über ausgereifte Reservierungsmechanismen in einer Poolfahrzeug-Software. Hierbei kommen Programme wie Excel und Outlook schnell an Ihre Grenzen. Die professionelle Poolfahrzeug-Software von fleetster vereinfacht Fuhrparkleitern und Fuhrparkmanagern das Management von Poolfahrzeugen. Dies gilt auch im Hinblick auf das Steuerrecht.

Die Poolfahrzeug-Software betreut die Fahrzeuge. Im Normalfall wird ein Fuhrparkverantwortlicher eingesetzt, der notwendige und gesetzlich vorgeschriebene Sicherheitsunterweisungen mit den Mitarbeitern durchführt. Der Fuhrparkverantwortliche kontrolliert auch die Führerscheine der Mitarbeiter, die eines der Poolfahrzeuge nutzen möchten.

Wird die Poolfahrzeug-Software effizient gestaltet, kann ein Fuhrpark mit gemeinschaftlich genutzten Poolfahrzeugen Einsparungspotenziale bieten. Bei schlecht geführten Systemen (Excel, Outlook) können sich Poolfahrzeuge in Verbindung mit einem Fahrtenbuch aber genauso schnell zu einer Steuerfalle entwickeln.

Um das größtmögliche Einsparpotenzial zu erreichen, muss die Flottennutzungsstatistik effektiv sein. Der Flottenmanager braucht einen guten Überblick und das Elektronische Fahrtenbuch 🌍muss sauber geführt werden.

Elektronisches Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge als Lösung für die gefährliche Steuerfalle

Poolfahrzeuge werden, ungleich einem Dienstwagen, nicht einer einzelnen Person zugeordnet. Solche Poolfahrzeuge regen die Fantasie der Steuerbehörden an. Denn Fahrzeuge ohne besteuerten geldwerten Vorteil sind dem Finanzamt ein Dorn im Auge und lassen Interpretations-Spielraum.

Das Finanzamt geht bei nicht vorliegender Dokumentation der Fahrzeugbewegungen davon aus, dass Mitarbeiter mit Führerschein, Nutzer des Poolfahrzeugs sind. Dies gilt abgesehen davon, ob sie wirklich das Auto benutzen. Auch eine schlechte oder unvollständige Dokumentation kann dabei schnell zu teuren Nachzahlungen führen.

Die einzige Möglichkeit, um vor einer Nachzahlung und Problemen mit der Steuerbehörde zu schützen, ist das Führen eines elektronischen Fahrtenbuches. Dank des eingesteckten OBD-Steckers werden alle Fahrten automatisch aufgezeichnet. Die fleetster Software erstellt ein Finanzamtkonformes Fahrtenbuch, das den Steuerbehörden Stand hält.

BASIC

Interaktiver Buchungskalender mit Admin- und Nutzer-Zugang zu Apps und Web-App.
5€
pro Fahrzeug, pro Monat

PRO

Verbessern Sie Ihr Poolfahrzeug-Management mit automatisiertem Schlüssel- und Schadensmanagement.
10€
pro Fahrzeug, pro Monat

ENTERPRISE

Für große Flotten oder Unternehmen: legen Sie zusätzliche Preis-Systeme und automatische Umbuchungen fest.
15€
pro Fahrzeug, pro Monat

Kostenlose Beratung

Unser Team steht gerne bei Fragen bezüglich Poolfahrzeugmanagement zur Seite. Nehmen Sie Kontakt auf und buchen Sie einen Termin mit einem unserer Fuhrparkexperten.