Das Elektronische Fahrtenbuch für Fuhrparks
Mit dem digitalen Fahrtenbuch sind Sie immer auf der sicheren Seite - finanzkonform, rechtssicher und automatisch! Einfach OBD-Stecker einstecken und digital Fahrtenbuch führen.
Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge und Fuhrpark-Fahrzeuge
fleetster denkt das Fahrtenbuch aus der Perspektive des Fuhrparkleiters, der eine Dokumentationspflicht hat. Dabei steht die Nutzerakzeptanz inkl. Betriebsrat an erster Stelle - die Finanzamtkonformität ist selbstverständlich.
Das Fahrtenbuch lässt sich nahtlos in alle bestehenden Lösungen, wie Corporate CarSharing / Poolfahrzeug-Verwaltung, Tracking etc. integrieren. Dabei haben Administratoren immer die volle Kontrolle darüber, welche Software-Module sie nutzen möchten und Nutzer haben die volle Kontrolle über ihre privaten Daten.
Obwohl die Software vollständig dokumentiert ist, bleibt es unser Anspruch, dass niemand ein Handbuch brauchen sollte, um die Software nutzen zu können.
Gründe für ein Elektronisches Fahrtenbuch
Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge
Umgehen Sie gekonnt die klassische Steuerfalle der Poolfahrzeuge. fleetster bietet das ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge.
Transparenz
Es sorgt für Transparenz während des gesamten Prozesses, indem es Admins erlaubt, nur die Reisen zu sehen, die mit der Arbeit in Verbindung stehen, während die Benutzer einen vollständigen Einblick in ihre Reisen erhalten.
Steuersicherheit
Unsere Softwarelösung stellt sicher, dass Ihr Fahrtenbuch allen gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen entspricht, solange Sie es konsequent nutzen.
Rechtssicherheit und Finanzamtkonformität
Ein Fahrtenbuch muss viele Anforderungen erfüllen - bei elektronischen oder digitalen Fahrtenbüchern müssen mindestens die gleichen Anforderungen gedeckt werden. Hinzu kommen weitere Anforderungen bezüglich dem Datenschutz und der Datenverarbeitung, die das Arbeiten mit einer Cloud-Software mit sich bringen.
Anforderungen Fahrtenbuch
IT-Sicherheit
Unsere Software ermöglicht es Ihnen, Ihre Fahrten zu verwalten und im System zu erfassen. Sie können Ihre Fahrten zeitlich kategorisieren, Kontakte für häufige Fahrten speichern, CarSharing-Szenarien mit anderen Fahrern pro Fahrzeug einrichten und die Privatsphäre eines jeden Nutzers sicherstellen.
Daten-Verantwortlichkeit
Eine klare Systemverantwortung für die Datenverarbeitung. Das heißt, es muss jederzeit eindeutig dokumentiert sein, wer für externe und interne Datenflüsse wie z. B. die Buchhaltung verantwortlich ist.
Datensicherheit
Da das elektronische Fahrtenbuch äußerst sensible Datensätze wie z. B. GPS-Standort, mit zugehörigen Personennamen und Privatadressen speichert, gilt hier die höchste Sicherheitsstufe. Diesbezüglich gelten die grundlegenden Datenschutzanforderungen nach GDPR und DSGVO.
Unveränderbarkeit
Wenn Firmenwagen über die Fahrtenbuchsoftware verwaltet werden, müssen deren Bewegungen im System erfasst werden. Wenn Poolfahrzeuge über die Fahrtenbuchsoftware verwaltet werden sollen, müssen alle Buchungen vom System aufgezeichnet werden.
Nachvollziehbarkeit
Das bedeutet, dass im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt alle Eintragungen und Logbuchunterlagen leicht verständlich sein müssen. Denn es nützt niemandem etwas, wenn zwar alle Informationen dokumentiert sind, diese aber vom Finanzamt nicht gelesen oder verstanden werden können.
Unmittelbarkeit
Elektronische Fahrtenbücher müssen unbedingt lückenlos geführt werden - sonst hat das Finanzamt einen Interpretationsspielraum, der negative Auswirkungen haben kann. Darüber hinaus sollten alle Fahrtenbücher aktuell geführt und sofort kategorisiert werden. Der Gesetzgeber empfiehlt, eine Fahrt spätestens nach 7 Tagen zu kategorisieren.
Aufbewahrung
Alle im System erzeugten Daten müssen dementsprechend für die angegebene Dauer der Aufbewahrungspflicht gemäß den steuerlichen Pflichten aufbewahrt werden und im Notfall wiederhergestellt werden können
Wie erfüllt fleetster die Anforderungen an ein Fahrtenbuch?
Dank langjähriger Partnerschaften mit großen deutschen Unternehmen (Bankwesen, Telekommunikation, Autoindustrie) ist fleetster jeher auf dem neuesten Stand bezüglich der Anforderungen wie Datenschutz und Datensicherheit. Regelmäßige Penetration Tests, ein dediziertes Team an Datenschutzbeauftragten, sowie offline Maßnahmen bezüglich der Sicherheit im fleetster-Büro führen zu einem Maximum an Datensicherheit im fleetster System.
Des Weiteren wurde das fleetster Fahrtenbuch in einer engen Entwicklungs-Kooperation mit Steuerrecht-Experten und Datenschutz-Experten entwickelt, sodass es rechtssicher und finanzamtkonform ist und allen gängigen Anforderungen des Gesetzgebers entspricht.
Der OBD-Stecker - die Automation des elektronischen Fahrtenbuchs
Über die On-Board-Diagnose-Schnittstelle im Fahrzeug (normalerweise im Fußraum neben dem Fahrersitz) wird ein OBD-Stecker installiert. Dieser Stecker liest Informationen bezüglich der zurückgelegten Distanz aus, kombiniert diese mit Start- und Ziel-Koordinaten, versieht diese mit einem Zeitstempel aus dem Funknetzwerk, und sendet diese Information an das fleetster System.
Das fleetster-System bedient sich der Geocoding-Funktion von bekannten Kartendienstanbietern, und stellt die Informationen in der Web App und den nativen Apps (iOS und Android) zur Verfügung.
Somit haben Nutzer nach Beendigung einer Fahrt die Möglichkeit, getätigte Fahrten zu bearbeiten und zuzuordnen. Admins sehen nur die Informationen, die Ihnen angezeigt werden sollen.
Wie funktioniert das elektronische Fahrtenbuch von fleetster?
Mithilfe des Daten-Steckers von Geotab werden die Daten des Fahrzeugs jederzeit erfasst und mitgeschrieben. So kann keine Fahrt vergessen oder die Dokumentationspflicht innerhalb von 7 Tagen nicht überschritten werden.
Es werden nahezu alle modernen Fahrzeuge unterstützt und es gibt die Möglichkeit, die OBD-Stecker mit einem Kabel hinter der Armatur zu verbauen. Mit einem solchen Kabel lässt sich sicherstellen, dass die Stecker nicht versehentlich oder mutwillig deaktiviert werden können.
Preise
Halten Sie Ihre Fahrdaten privat und haben Sie sie alle an einem Ort mit unserer Logbuch-App. Erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn Sie im Begriff sind, eine Kategorisierung zu vergessen oder wenn die 7-Tage-Autokategorisierung bald abläuft. Teilen Sie Fahrten zwischen Fahrern, verwalten Sie Reservierungen für Carsharing - kein Ärger mehr mit Papier Fahrtenbücher!
Warum benötige ich ein Fahrtenbuch?
Elektronische Fahrtenbücher halten fest, welche Strecken ein Fahrer zurückgelegt hat und ob diese Fahrten privater oder beruflicher Natur waren. Es geht somit darum, lückenlos zu dokumentieren, was mit einem Fahrzeug geschieht.
Das Unternehmen und damit die Geschäftsführung hat die Halterhaftung, und muss lückenlos nachweisen können, was mit den Fahrzeugen passiert ist. Bei Dienstwagen, die einem Mitarbeiter zugewiesen wurden, werden alle Details in einem Dienstwagen-Überlassungsvertrag geregelt, was die Dokumentation relativ einfach macht. Bei Poolfahrzeugen gibt es aber höhere Dokumentationspflichten und in einigen Behörden ist das Führen eines Fahrtenbuches sogar verpflichtend. Die Halterhaftung ist ein wichtiges Thema, da in ungünstigen Fällen auf die Geschäftsführung die juristischen Konsequenzen tragen muss.
Auch für Dienstwagen-Fahrer, die Steuern sparen wollen bietet sich ein Fahrtenbuch an, wenn der Anteil der privat gefahrenen Kilometer gering ist. Eine sorgfältige und ordentliche Dokumentation ist unerlässlich, da sie als Basis für die Steuererklärung notwendig ist.
Es gibt drei grundlegende Anwendungsfälle für Fahrtenbücher:
1. Transparenz und Sicherheit bzgl. der Halterhaftung
2. Rechtssicherheit bei Poolfahrzeugen / Corporate CarSharing
3. Steuereinsparungen für Dienstwagen-Fahrer mit geringem Anteil an Privatfahrten
Warum ist dieses Fahrtenbuch besonders für Fuhrparks geeignet und wodurch unterscheidet es sich von anderen Produkten?
Das Fahrtenbuch von fleetster wurde speziell für Fuhrparks und Flotten konzipiert. Es richtet sich somit primär an den Fuhrparkleiter und nicht an den Einzelunternehmer, der Steuern sparen möchte.
In einem Fuhrpark steigen die Ansprüche an ein Fahrtenbuch. Insbesondere in Kombination mit Poolfahrzeugen gibt es hohe Anforderung. Fahrer dürfen nur ihre eigenen Daten sehen und Fuhrparkleiter dürfen im Grunde gar keine Fahrer-Daten sehen. Gleichzeitig muss aber gewährleistet werden, dass die Fahrten korrekt dokumentiert werden und der Fuhrparkleiter muss rechtzeitig erfahren, wenn seine Kollegen die gesetzlichen Fristen riskieren.
Neben der Privatsphäre ist natürlich auch der Datenschutz ein wichtiges Thema. Bei fleetster werden alle Daten ausschließlich in Deutschland gehostet und unter höchsten Sicherheitsanforderungen in Frankfurt verarbeitet. Neben der Sicherheit der Daten spielt auch die Verfügbarkeit unserer Software eine große Rolle. In 2020 war das System durchschnittlich 2 Sekunden pro Woche nicht erreichbar.
In Fuhrparks ist es außerdem besonders wichtig, dass der Pflegeaufwand eines solchen Systems gering ist und gleichzeitig die Datenqualität hoch. Deshalb kann man den OBD-Stecker mit einem Kabel unzugänglich verbauen, um Missbrauch vorzubeugen. Bei fleetster lassen sich optional auch der echte Kilometer- und Tankstand exportieren. Die meisten anderen Fahrtenbuch-Lösungen berechnen die Fahrten auf der Basis des GPS-Signals.
Welche Fahrtenbücher werden vom Finanzamt akzeptiert?
Vermeiden Sie unnötigen Aufwand und verpasste Steuervergütungen durch falsche Buchführung! Nicht jede Fahrtenbuch-Software wird vom Finanzamt als Teil der Steuererklärung akzeptiert.
Vor allem gängige Programme wie Excel oder Word werden als Nachweis vom Finanzamt abgelehnt. Denn in diesen können jederzeit Änderungen vorgenommen werden, was wiederum eine mögliche Manipulation an den Daten ermöglicht. Daher müssen Fahrtenbücher sowohl eine Änderungsnachverfolgung als auch eine Manipulationssicherung besitzen, um steuerlich und gesetzlich Sicherheit zu bieten.
Ebenso streng wie bei Änderungen und Manipulationsversuchen sieht sich das Finanzamt bei fehlerhaften Aufzeichnungen gezwungen, das gesamte Fahrtenbuch nicht anzuerkennen. Seien Sie auf der sicheren Seite und nutzen Sie nur Programme, die als Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wurden!
Die Auswahl der akzeptierten Softwarelösungen für Fahrtenbücher ist nicht sehr breit gefächert, aber dafür lassen sich diese ohne Bedenken in Ihren Fahrzeugen einsetzen. Durch eine konsequente Nutzung dieser Software stellen Sie sicher, dass Ihre Fahrtenbücher finanzamtkonform und rechtssicher sind und damit allen Normen und Vorgaben entsprechen, und Ihnen somit keine Nachteile bei der steuerlichen Vergütung entstehen.
Sind meine Fahrtenbuchdaten bei fleetster sicher?
Ihre Daten sind sicher – auch über die 10 Jahre Aufbewahrungspflicht hinweg!
Die Übertragung der Daten an das Rechenzentrum in Frankfurt/Deutschland erfolgt vollautomatisch und ebenso werden alle erfassten Daten in der Cloud abgespeichert. fleetster hat ein mehrfach redundantes Speicher- und Verarbeitungssystem. Mit anderen Worten: Es sind immer mehrere Server im Einsatz, die die gesamte Systemlast auch alleine tragen könnten. Sollte ein Server für ein paar Minuten ausfallen, stehen mindestens zwei weitere Server permanent zur Verfügung. Das System kann außerdem weitere Server hinzuschalten, falls es hier Bedarf gibt.