Fahrtenkategorien im Überblick

Jede gefahrene Strecke mit einem Firmenwagen wird im Fahrtenbuch für das Finanzamt dokumentiert. Der Grund dafür ist die steuerliche Einstufung sowie die Vorgaben der Finanzbehörde für unterschiedliche Fahrtenkategorien. Was bei der Dokumentation zu beachten ist und welche Fahrtenkategorien berücksichtigt werden, erfahren Sie nachfolgend.

Die Fahrtenkategorien im Detail

Damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, ist die getrennte Deklaration der gefahrenen Strecken wichtig. Dies betrifft vor allem Selbstständige und Arbeitnehmer, die regelmäßig mit einem Dienstwagen berufliche und private Wege fahren. Der Fahrer darf mit schriftlicher Genehmigung seines Arbeitgebers den Dienstwagen auch in der Freizeit nutzen.

Außerbetriebliche Fahrten eröffnen dem Nutzer einen geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss. Darüberhinausgehende Fahrten aus betrieblichen Gründen lassen sich in der Steuererklärung als Werbungskosten deklarieren. Aus diesem Grund werden alle gefahrenen Strecken drei Kategorien zugeordnet:

  • Betriebsfahrten
  • Privatfahrten
  • Arbeitswege

Zusätzlich bildet die sogenannte Mischfahrt einen Sonderfall, worauf wir später noch kurz eingehen werden.

Wann handelt es sich um Betriebsfahrten?

Bei Betriebsfahrten, dies sagt bereits die Benennung aus, handelt es sich um zurückgelegte Strecken, die aus beruflichen Zwecken zurückgelegt werden. Dies sind beispielsweise Fahrten oder Reisen, die zu Geschäftspartnern, zu Kunden, einer Fachmesse oder zu einem Großhandel zwecks Materialbeschaffung führen.

Die täglichen Strecken zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zählen ausdrücklich nicht als betriebliche Fahrten. Sämtliche Angaben zu berufsbedingter Mobilität unterliegen festen Kriterien, die im Fahrtenbuch detailliert aufzuführen sind. Mehr dazu später in diesem Beitrag.

Welche Strecken zählen als Privatfahrten?

Fahrstrecken, die eindeutig nicht mit dem Arbeitsplatz und beruflichen Gründen in Verbindung stehen, führt der Nutzer in seinem Fahrtenbuch als private Fahrten auf. Mit dem Dienstwagen erledigen Arbeitnehmer beispielsweise ihre Einkäufe, holen die Kinder von der Schule ab oder legen die Anreise zum Urlaubsort im Rahmen privater Aktivitäten zurück.

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Wie werden Arbeitswege zugeordnet?

Die dritte Fahrtenkategorie betrifft die Arbeitswege. Bei der Führung des Fahrtenbuchs ist das Finanzamt an den Strecken interessiert, die der Selbstständige oder der Arbeitnehmer mit dem Dienstwagen zwischen seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte zurücklegt.

Bei der Dokumentation ist zu beachten, dass lediglich der einfache Hinweg zur Betriebsstätte angegeben wird, die Rückfahrt jedoch nicht. Auch nach Arbeitsbeginn zurückgelegte Strecken, wenn der Dienstwagenfahrer beispielsweise in der Mittagspause der Betrieb verlässt und anschließend bis zum Feierabend seiner Tätigkeit weiter nachgeht, gelten weder als Arbeitsweg noch als betriebliche Fahrt.

Pro Tag kann gewöhnlich nur die einmalige Hinfahrt deklariert werden. Bitte beachten: Je nach Branche gelten diesbezüglich unterschiedliche Regelungen für Selbstständige, Freiberufler und Angestellte. Auch Fahrten, die nicht direkt zur ersten Betriebsstätte führen, liegen außerhalb der Arbeitswege-Regelung. Für den Einzelfall geben das Finanzamt oder der Steuerberater Auskunft dazu.

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Bitte beachten

Das Finanzamt erkennt nur die kürzeste Distanz in Kilometern zwischen Wohnung und Betrieb als Weg zur Arbeit an. Möglicherweise lässt sich jedoch eine alternative Route deutlich schneller zurückzulegen, obwohl die gefahrene Strecke länger ist. Dies kann zutreffen, wenn der Fahrer eine Nebenstrecke fährt, um dem täglichen Berufsverkehr auf der Hauptverkehrsstraße zu umgehen. Ebenso können Bauarbeiten auf der gewohnten Strecke zu Stau führen. Es empfiehlt sich daher, mit dem Fahrtenbuch für das Finanzamt Baustellen-Ankündigungen, Stauberichte oder ähnliche Unterlagen vorzulegen, um die persönlichen Nachteile durch dauerhafte Verkehrsbeeinträchtigungen nachzuweisen. In den meisten Fällen lohnt sich die Mühe, Belege zu sammeln, denn der Fiskus genehmigt die streckenmäßig längere Route zur Arbeitsstelle, wenn die Zeitersparnis trotz Umweg regelmäßig vorliegt. Mit Belegen zur Verkehrslage bleibt der Verdacht, verdeckte private Fahrten abzurechnen, außen vor.

Der Sonderfall: die Mischfahrt

Bei der vorschriftsmäßigen Führung des Fahrtenbuchs tritt eine Sonderregelung auf: die Mischfahrt. Diese Regelung greift, wenn der Fahrer seinen normalen Weg zur Arbeit um eine Teilstrecke aus privaten Gründen erweitert. Oftmals bietet es sich an, auf dem Hinweg die Kinder mitzunehmen und an der Schule abzusetzen. Oder im Anschluss nach einem geschäftlichen Termin mit einem Lieferanten, einem Kunden oder Geschäftspartner enden Betriebsfahrten nicht an der Arbeitsstelle, sondern der Fahrer schlägt direkt den Heimweg ein.

Mischfahrten erfordern die genaue Trennung von Arbeitswegen und Privatfahrten, wie im ersten Beispiel dargestellt ist. Auch Betriebsfahrten mit kombinierten privaten Erledigungen wie im zweiten Beispiel müssen im Fahrtenbuch auf den Kilometer genau auseinander gerechnet dokumentiert werden, um Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt von vornherein auszuschließen.

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Der Nachweis für alle Strecken: das Fahrtenbuch

Ein herkömmliches Zweckform Fahrtenbuch ist im Schreibwarenhandel erhältlich. Es muss gebunden sein. Nachträgliche Eintragungen und Änderungen sollten eindeutig ersichtlich bleiben. Dazu wird eine Angabe durchgestrichen und die Korrektur darüber vermerkt.

Konventionelle Fahrtenbücher enthalten eine Rubrik für Tankvorgänge, um die Treibstoffmenge und den Preis dafür aufzuschreiben. Die Einträge können auf freiwilliger Basis geführt werden. Dies kann der Einfachheit halber auch in verkürzter Form geschehen. Zuverlässige Fahrer nummerieren ihre Tankbelege und notieren das Kfz-Kennzeichen und die laufende Belegnummer als Nachweis, um der Finanzbuchhaltung die Zuordnung zu erleichtern.

Behörden prüfen insbesondere die für den Dienstwagen gebuchten Belege auf Plausibilität. Als Grundlage der Erhebung ziehen Beamte den durchschnittlichen Verbrauch hinzu und prüfen die Übereinstimmung mit der getankten Treibstoffmenge sowie Ort, Datum und Uhrzeit der eingereichten Belege. Aufwendungen für private Fahrten werden entsprechend privat belastet, nicht als Betriebsausgabe.

Die Rubrik für "Sonstiges" bietet Raum zur Eintragung außergewöhnlicher Fahrten. Hier können Inspektionstermine, Reparaturen oder Stauumfahrungen wegen einer Vollsperrung eingetragen werden. Es empfiehlt sich aus praktischer Erfahrung, bei einem Fahrzeugwechsel oder zu Beginn des neuen Kalenderjahres neue Fahrtenbücher zu beginnen.

Warum nicht auf ein elektronisches Fahrtenbuch wechseln?

Seit 2009 erkennt der BMF das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs an, wenn daraus die gleichen Erkenntnisse wie in der manuellen Variante hervorgehen. Das EDV-Programm darf nicht manipulierbar sein. Es führt alle Strecken exakt auf, die der Dienstwagen zurücklegt. Die lückenlose und vollständige Erfassung aller Strecken ist überaus wichtig. Es muss klar daraus hervorgehen, ob die gefahrenen Kilometer berufsmäßige Fahrten, Privatfahrten, Mischfahrten oder die Wege zur Arbeit betreffen.

Im Besonderen erfordern die betrieblichen Fahrten zahlreiche Angaben, die in dem Fahrtenbuch für das Finanzamt nachvollziehbar aufgeführt sein müssen. Folgende Einträge sind notwendig:

  • Der Name des Mitarbeiters, der den Dienstwagen für die Betriebsfahrt nutzt
  • Das Datum der betrieblichen Fahrt
  • Der Grund, warum die Fahrt unternommen wird
  • Die Angabe der Fahrstrecke für diese betriebliche Fahrt
  • Das Ziel der betrieblichen Fahrt mit Nennung des Ortsnamens
  • Der Namen und die Adresse des Kunden, des Geschäftspartners oder des Lieferanten
  • Der Kilometerstand zu Beginn und nach Abschluss der betrieblichen Fahrt

Der Weg zur Arbeit erfordert weit weniger Angaben, die bei den Finanzbehörden nachgewiesen werden sollen. Es reicht aus, den Ort des Fahrtbeginns und den Zielort in das Fahrtenbuch einzutragen. Daneben ist die genaue Angabe der gefahrenen Kilometer nötig.

Mit noch weniger Aufwand lassen sich Privatfahrten verbuchen: Hier wird nur die Kilometerzahl eingetragen. Zum Schutz der Privatsphäre lassen sich weitere Angaben in einem passwortgeschützten Bereich hinterlegen.

Warum sollte ich ein elektronisches Fahrtenbuch verwenden?

Ein Fahrtenbuch empfiehlt sich besonders für Dienstwagen mit wechselnden Nutzern: Falls Behörden wegen einer Verkehrswidrigkeit einen Bußgeldbescheid erlassen, wird dieser dem Fahrer des Dienstwagens zugestellt.

Beamte der Finanzverwaltung prüfen alle Einträge akribisch. Aufgrund eines nicht ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches können Behörden ein Bußgeld verhängen, die steuerlichen Vorteile aufheben oder Fahrtenbücher bei sehr lückenhafter Dokumentation verwerfen. Daher sollten die Eintragungen zeitnah am Ende jeder Fahrt erfolgen.

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