Vorteile einer elektronischen Führerscheinkontrolle
27. Juni 2021 | Von Tim Ruhoff
Stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern einen Dienstwagen oder Poolfahrzeuge zur Verfügung, ist dies eine schöne Geste. Jedoch gehen für den Arbeitgeber als Fahrzeughalter damit auch Risiken einher. So regelt § 21 StVG, dass der Fahrzeughalter dafür haftet, wenn er es zulässt oder anordnet, dass eine Person sein Fahrzeug führt, die keine gültige Fahrerlaubnis besitzt. Die strafrechtlichen Konsequenzen reichen von einer Geldbuße bis hin zu einer Haftstrafe. Um die Strafe zu umgehen, muss der Fahrzeughalter regelmäßig die Führerscheine seiner Fahrzeugführer kontrollieren. Wie die Führerscheinkontrolle in einem Unternehmen umgesetzt werden sollte, welche Angebote an technischen Unterstützungen es dafür gibt und was bei deren Implementierung zu beachten ist, darauf wird im Folgenden eingegangen.
Führerscheinkontrolle im Unternehmen
Führerscheinkontrolle für Mitarbeiter bedeutet, dass seitens des Unternehmens überprüft wird, ob die Mitarbeiter, die ein Firmenfahrzeug fahren, die dafür erforderliche Fahrerlaubnis besitzen. Es gibt keine Regelungen im Gesetz darüber, wie die Führerscheinkontrolle in der Firma durchgeführt werden muss.
Die einfachste, aber auch zeitaufwendigste Lösung ist die manuelle Führerscheinkontrolle. Dabei muss jeder Mitarbeiter der für den Fuhrpark verantwortlichen Personen ihren Führerschein vorzeigen. Diese hakt dann auf einer Liste die Mitarbeiter ab, die die Führerscheinkontrolle bestanden haben oder gibt den Fahrzeugschlüssel für ein Poolfahrzeug raus. Problematisch ist diese Methode, wenn die Mitarbeiter gar nicht vor Ort sind, sondern beispielsweise im Außendienst arbeiten. Ferner besteht das Risiko, dass die Kontrolle nicht lückenlos dokumentiert wird oder Fahrer übersehen werden. Mittlerweile gibt es jedoch zahlreiche Angebote, um die Führerscheinkontrolle elektronisch durchzuführen.
Für die elektronische Führerscheinkontrolle gibt es verschiedene Varianten, die angeboten werden.
Eine Möglichkeit ist es, den Führerschein abzufotografieren und in eine Software einzupflegen. Der Fuhrparkleiter gleicht die Daten mit dem ihm bekannten Mitarbeiter ab oder fordert den Mitarbeiter auf, zum Abgleich ein Passfoto mit zur Verfügung zu stellen. Die Führerscheinprüfung gilt als bestanden, wenn der Fuhrparkleiter den Führerschein verifiziert hat.
Eine andere Möglichkeit ist es, den Führerschein mit einer Kombination aus Hardware und Software zu überprüfen. Dazu wird auf dem Führerschein einen RFID-Chip (Radio Frequency Identification) aufgebracht. Dieser kann an geeigneten Lesestationen eingelesen werden. Hier erfolgt die Verifizierung des Führerscheins automatisch, sodass der Fuhrparkleiter keine separate Bestätigung durchführen muss.
Noch einfacher ist es, den Führerschein mit einem QR-Code zu versehen. Der QR-Code kann mit dem Smartphone und der dazu passenden App von jedem Ort und zu jeder Zeit eingescannt werden. Auch hier erfolgt die Verifizierung des Führerscheins automatisch über das System.
Vorteile elektronische Führerscheinkontrolle
Die Vorteile elektronische Führerscheinkontrolle überwiegen gegenüber einer manuellen Überprüfung. Während bei einer manuellen Kontrolle der Fahrer und der Kontrolleur an einem Ort sein müssen, kann die elektronische Führerscheinkontrolle von überall erfolgen. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass die Überprüfung zu jeder Zeit durchgeführt werden kann. Ferner bekommt der Fahrer über E-Mail oder eine SMS eine Benachrichtigung, wenn die Vorlage des Führerscheins zu wiederholen ist. Zugleich wird der Fuhrparkleiter informiert, wenn der Fahrer dieser Aufforderung nicht nachgekommen ist. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Prüfintervalle von sechs Monaten eingehalten werden, ohne dass dies in einem separaten Terminkalender verfolgt werden muss. Somit entfällt die zeitaufwendige Terminkoordination. Weitere Vorteile elektronische Führerscheinkontrolle sind, dass diese auch unabhängig vom Fuhrparkleiter über ein zentrales System erfolgt, auf welchen mehrere im Unternehmen für den Fuhrpark Verantwortliche zugreifen können. So können auch andere Personen bei der Abwesenheit des Fuhrparkleiters die Kontrollen weiter durchführen und das Unternehmen ist nicht von einer Person abhängig. Dies ist gerade bei dezentralen Fuhrparks von Vorteil. Aufgrund eines einheitlichen Systems ist alles transparent dokumentiert.
Die Bedienung der Software ist einfach und intuitiv möglich. Dadurch wird gewährleistet, dass auch die Fahrer das System annehmen und den Nutzen erkennen. Je nach Anbieter können die Softwarepakete sogar auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst und mit anderen Systemen, beispielsweise der Unterweisung der Fahrer, verknüpft werden. Über eine Schnittstelle ist der Datenaustausch problemlos möglich.
Ein weiterer Vorteil ist die revisionssichere und automatische Dokumentation der Daten. Im Haftungsfall kann so die lückenlose Dokumentation nachgewiesen werden.
Nachteile elektronische Führerscheinkontrolle
Bei all den Nutzen, die eine elektronische Führerscheinkontrolle mit sich bringt, ist ihr Einsatz, je nach Anbieter, nicht immer absolut rechtssicher. Gerade im Bereich des Datenschutzes und der Einführung der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind einige Anbieter nicht mehr auf dem aktuellen Stand. Dies liegt vor allem daran, dass das Thema Datenschutz nicht ernst genommen wird und Änderungen nicht in der Software berücksichtigt werden.
Des Weiteren bedeutet die Nutzung einer Software zusätzliche Kosten für das Unternehmen. Hier muss das Unternehmen abwägen, ob die Zeitersparnis und der Dokumentationsvorteil den Kostennachteil aufwiegen. Dies ist vor allem von der Größe des Fuhrparks abhängig.
Implementierung einer elektronischen Führerscheinkontrolle
Gerade um die Investitionskosten für eine Softwarelösung im Rahmen zu halten, sollte das Unternehmen vorher prüfen, welche Angebote am besten zu den Anforderungen des Fuhrparks passen. Wenn das Unternehmen eine Lösung per Smartphone bevorzugt, muss beispielsweise auch sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter ein Smartphone zur Verfügung haben. Wenn nicht, dann ist gegebenenfalls doch ein Terminal als Kontrollstation von Vorteil, was aber wieder den Nachteil bringt, dass die Fahrer vor Ort sein müssen.
Bei der Implementierung ist ebenso der Zeitfaktor zu berücksichtigen. Wie schnell muss das System zur Verfügung stehen? Hat das Unternehmen eine Übergangszeit mit einkalkuliert, bis alle Führerscheine zum ersten Mal erfasst und im System eingepflegt sind? Denn bei aller Automatisierung der Prozesse ist zu beachten, dass die erstmalige Vorlage des Führerscheins auf jeden Fall vor dem Fuhrparkleiter erfolgen muss, damit er beispielsweise den RFID-Chip oder den QR Code auf den Führerschein anbringen kann. Des Weiteren muss der Fuhrparkleiter die Nutzer im System hinterlegen. Bei der Implementierung einer elektronischen Führerscheinkontrolle hat der Betriebsrat gemäß § 87 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht und muss der Einführung zustimmen. Das kann zu Zeitverzögerungen führen, da gegebenenfalls noch Fragen beantwortet werden müssen oder der Betriebsrat ein anderes System bevorzugt. Dies ist insbesondere im Hinblick auf die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Fahrer von Bedeutung. Eine entsprechende Datenschutz-Richtlinie kann hier Abhilfe schaffen.
Anbieter der elektronischen Führerscheinkontrolle - fleetster bietet verschiedene Lösungen
Die Anzahl der Anbieter für eine elektronische Führerscheinkontrolle ist zahlreich. Die Firma fleetster bietet eine Softwarelösung, die rechtskonform ist. Das System ist so konzipiert, dass das Eingreifen von Mitarbeitern auf ein Minimum reduziert worden ist, um für das Unternehmen Ressourcen zu sparen.
fleetster bietet dem Unternehmen drei Lösungsmöglichkeiten an:
1. Die manuelle Führerscheinkontrolle: Dabei werden die Daten der Sichtkontrolle vom Fuhrparkleiter manuell ins System eingegeben. Der Vorteil ist hier, dass durch die Benutzeroberfläche keine wichtigen Daten vergessen werden und eine automatische Erinnerung über das System erfolgt, wenn die Kontrolle zu wiederholen ist.
2. Die Führerscheinkontrolle via Foto: Dabei wird der Führerschein vom Fahrer abfotografiert und in das System übertragen. Der Fuhrparkleiter nimmt dann manuell eine Verifizierung vor. Der Vorteil bei dieser Variante ist, dass die Mitarbeiter dafür nicht vor Ort sein müssen. Wenn der Fuhrparkleiter den Mitarbeiter nicht kennen sollte, kann ein Passfoto zum Abgleich eingefügt werden.
3. Führerscheinkontrolle über Hardware: Dabei wird der Führerschein über einen RFID-Chip oder einen QR Code eingelesen und die Führerscheinkontrolle gilt als bestanden.
Der Vorteil bei fleetster ist, dass alle Modelle in einer B2B-Mobilitätsplattform integriert sind und so ein digitales Fuhrparkmanagement möglich ist, von der Reservierung des Autos bis zum elektronischen Fahrtenbuch. So können zahlreiche Produkte kombiniert werden, individuell nach den Anforderungen des Unternehmens.
fleetster verfügt über zehn Jahre Markterfahrung in Deutschland, Österreich, der Schweiz und weltweit. Die Anwendungen von fleetster sind Zeit- und Standortunabhängig. Die fleetster Software ist intuitiv zu benutzen und alle Daten können mit einem Klick gespeichert werden. Alle Anwendungen von fleetster entsprechen den aktuellen Anforderungen des Datenschutzgesetzes und der Datenschutzgrundverordnung. Diese geprüfte Datenschutzqualität ermöglicht eine rechtssichere elektronische Führerscheinkontrolle.
Fazit zur Führerscheinkontrolle
fleetster bietet für jedes Unternehmen die passende Lösung, um die Führerscheinkontrolle rechtssicher durchzuführen und zu dokumentieren. Dadurch wird das Haftungsrisiko des Unternehmens minimiert und zugleich wertvolle Arbeitszeit gespart, die für wichtige Projekte genutzt werden kann.