Ein Fahrtenbuch führen - so machen Sie es richtig!

1. Jul 2021 | Von Tim Ruhoff

Der Begriff "Fahrtenbuch" hat einen negativen Beigeschmack. Das Führen eines Fahrtenbuchs wird mit Kontrolle und viel Pflege assoziiert. Was sich wirklich hinter einem Fahrtenbuch verbirgt, welche Anforderungen es gibt und wer überhaupt ein Fahrtenbuch führen sollte oder muss, soll im Folgenden erörtert werden

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Jeder Fahrer, der einen Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen bekommt, hat ein Wahlrecht bei der Besteuerung des geldwerten Vorteils: Zum einen besteht die Möglichkeit, den Dienstwagen nach der 1%-Methode pauschal zu versteuern oder ein Fahrtenbuch zu führen. Welche Methode im Einzelfall die kostengünstigere ist, hängt von vielen Faktoren ab und kann für jeden Fahrer individuell mit Hilfe eines Dienstwagenrechners ermittelt werden. Es gibt aber auch Sonderfälle, in denen der Fahrer verpflichtet ist, ein Fahrtenbuch zu führen. Dies ist der Fall, wenn eine Ordnungswidrigkeit im Straßenverkehr begangen wurde und der Fahrzeughalter den Fahrer, der die Ordnungswidrigkeit begangen hat, nicht ermitteln kann.

Logbücher korrekt führen

Das Führen eines Fahrtenbuchs von Hand ist mit einem gewissen Aufwand verbunden. Es gibt Fahrtenbuchregeln, die eingehalten werden müssen, damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird. Was bei den einzelnen Regeln zu beachten ist, wird im Folgenden dargestellt

I. Rechtzeitige Erhebung von Daten

Die Fahrten sollten sofort oder spätestens am Ende des Tages aufgezeichnet werden, damit sichergestellt werden kann, dass Fahrten nicht vergessen oder verfälscht werden.

II. Vollständiger Datensatz

Das Finanzamt prüft, ob das Fahrtenbuch vollständig ist. Um als Dienstreise anerkannt zu werden, müssen Dienstreisen das Datum, das Ziel, den Grund der Reise und z.B. bei einem Kundenbesuch den Namen des Kunden enthalten. Außerdem muss der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Reise dokumentiert werden. Ist das Fahrtenbuch lückenhaft, wird es vom Finanzamt nicht anerkannt und es wird die 1%-Methode zur Berechnung des geldwerten Vorteils angewandt. Das gilt auch, wenn es z.B. Unstimmigkeiten bei den Kilometerständen gibt. Deshalb sollten Sie dem Finanzamt aktiv erklären, wenn z.B. das Fahrzeug längere Zeit nicht genutzt wurde.

III. Private Fahrten

Die Dokumentation einer Privatfahrt ist wesentlich einfacher. Es müssen keine Angaben über den Grund der Fahrt oder das Fahrtziel gemacht werden. Lediglich das Datum und der Kilometerstand müssen aufgezeichnet werden. Diese Art der Dokumentation ist auch dann ausreichend, wenn Fahrten vom Wohnort zur Arbeitsstätte mit dem Firmenwagen durchgeführt werden. In diesem Fall reicht es aus, im Fahrtenbuch zu vermerken, dass es sich um den Weg zur Arbeit handelt. Im Fahrtenbuch müssen beruflich und privat bedingte Fahrten genau getrennt werden. Wird beispielsweise eine beruflich bedingte Fahrt aus privaten Gründen unterbrochen, muss dies im Fahrtenbuch deutlich vermerkt werden.

IV. Gebundenes Logbuch

Das Finanzamt akzeptiert das Fahrtenbuch nur, wenn es gebunden ist. Lose Blattsammlungen sowie herausgerissene oder hinzugefügte Seiten in einem Fahrtenbuch führen dazu, dass es nicht akzeptiert wird. Damit soll sichergestellt werden, dass es fälschungssicher ist.

e.) Manipulationssicherheit

Das Fahrtenbuch darf nicht manipuliert werden. nachträgliche änderungen müssen ausgeschlossen werden können. wenn änderungen vorgenommen werden, müssen sie deutlich als solche gekennzeichnet werden. das bedeutet, dass der bisherige fehlerhafte eintrag noch lesbar sein muss und die korrektur entsprechend darunter vorgenommen wird. so bleibt für einen dritten objektiv nachvollziehbar, was geändert wurde. das ausfüllen eines Fahrtenbuchs erfordert große Sorgfalt. schon kleine fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch vom finanzamt nicht anerkannt wird. es ist daher ratsam, sich vorab ein musterfahrungsbuch anzusehen, um es dann korrekt ausfüllen zu können. auch der steuerberater kann beratend tätig werden, wie das Fahrtenbuch korrekt ausgefüllt wird. wichtig ist, dass das buch dokumentenecht ausgefüllt wird. einträge dürfen daher nur mit einem dokumentenechten füllfederhalter oder kugelschreiber vorgenommen werden. einträge, die mit einem füllfederhalter oder bleistift gemacht wurden, könnten im nachhinein noch einmal überarbeitet werden.

VI. Abkürzungen

Das Ausfüllen des Fahrtenbuchs ist eine unangenehme Aufgabe. Wenn es um komplizierte Namen oder die Dokumentation langer Straßennamen geht, wird die Schrift schnell zum Gekritzel. Der Bundesfinanzhof hat jedoch in mehreren Urteilen festgelegt, dass die Richtigkeit und Vollständigkeit des Fahrtenbuchs jederzeit objektiv überprüfbar sein muss. Das bedeutet, dass die Abkürzung häufig wiederkehrender Namen nur dann möglich ist, wenn die Abkürzungen verständlich sind oder am besten auf einem Erläuterungsblatt erklärt werden.

g.) Umwege

Vorsicht ist geboten, wenn Umwege gefahren werden. Weicht die tatsächlich gefahrene Kilometerzahl erheblich von der kürzesten Strecke ab, geht das Finanzamt davon aus, dass es sich um eine Privatfahrt gehandelt hat. Deshalb sollte der Grund für den Umweg im Fahrtenbuch dokumentiert werden. Die Finanzgerichte definieren eine Strecke als Umweg, wenn sie um mehr als 24 Prozent von der kürzesten Strecke abweicht.

Das elektronische Fahrtenbuch

Aufgrund des hohen papier- und Zeitaufwands bei manuell geführten Fahrtenbüchern stellen viele Unternehmen auf ein elektronisches Fahrtenbuch um. ein elektronisches Fahrtenbuch bedeutet nicht, dass die Fahrten in einem Word- oder excel-Dokument aufgelistet werden. dies würde der Manipulationssicherheit widersprechen, da Änderungen nicht nachvollziehbar sind. daher sollte eine spezielle Flottensoftware eingesetzt werden. die Software erfasst die gefahrenen Kilometer über GPS in Verbindung mit einer App. der Fahrer muss dann nur noch die Zuordnung vornehmen, ob es sich um eine private oder geschäftliche Fahrt handelt. es gilt die 7-Tage-Regel für elektronische Fahrtenbücher. dies bedeutet, dass automatisch erfasste Fahrten nur innerhalb von sieben Tagen kategorisiert oder geändert werden können. das bedeutet, dass Kundennamen oder die Zuordnung als private oder geschäftliche Fahrt nur innerhalb dieser Frist vorgenommen werden dürfen.

Schlussfolgerung

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist kein Hexenwerk. Wichtig ist, die Fahrten manipulationssicher zu dokumentieren, damit nur die privaten Fahrten versteuert werden müssen. Ein elektronisches Fahrtenbuch kann gegenüber der manuellen Methode eine wertvolle Hilfe sein, da die Fahrten dann automatisch erfasst werden und nur noch als Dienst- oder Privatfahrt zugeordnet werden müssen. Die Softwareprogramme helfen auch, die Dokumentation rechtssicher zu gestalten, damit es später keine bösen Überraschungen beim Finanzamt gibt.