Digitales Handbuch zum fleetster Fahrtenbuch
Das fleetster Fahrtenbuch für Dienstwagen - kompatibel mit zahlreichen Hardware-Komponenten.
Funktionen des fleetster Fahrtenbuchs für Dienstwagen
Das fleetster elektronische Fahrtenbuch für Dienstwagen ist für Anwendungsfälle geeignet, in dem ein Fahrzeug einer Person zugewiesen ist. Sehr häufig werden Fahrtenbücher im Vertrieb für Vielfahrer und Vertriebsmitarbeiter implementiert, um so einen Steuervorteil gegenüber der 1%-Regel zu bewirken.
Dabei muss das Fahrzeug mit einer Hardware ausgestattet sein (OBD-Stecker oder OBD-Dongle), um Fahrzeug-Informationen and das Fahrtenbuch-System zu senden.
Konfiguration des fleetster Fahrtenbuchs für Dienstwagen
Unter Konfiguration können die Fahrtenbücher für alle bereits in fleetster angelegten Fahrzeuge konfiguriert werden. Neben den Informationen zur verbauten Hardware (CarSharing Kit, OBD-Stecker) und dem Fahrer, wird auch der aktuelle Status der verbauten Hardware (Online, Offline, nicht verbaut) angezeigt.
Außerdem kann die private Adresse (zu Hause) des Nutzers und die Adresse des Büros mit sogenannten GeoFences (Umkreis, in denen das Fahrzeug als „Im Büro“ oder „zu Hause angezeigt wird) angelegt werden.
Um die Konfiguration des Fahrtenbuchs abzuschließen, muss der Nutzer anschließend 15min mit dem Fahrzeug fahren. Nach 15min bekommt der Fahrer die erste Push-Benachrichtigung auf sein Smartphone: „Sie haben einen Stopp eingelegt. Soll dieser im Fahrtenbuch eingetragen werden?“. Nach einer kurzen Bestätigung ist das fleetster Fahrtenbuch live und sammelt Daten, die im System widergespiegelt werden.
Ansichten des Fahrtenbuchs
Nutzer-Ansicht des fleetster Fahrtenbuchs
Admin-Ansicht des fleetster Fahrtenbuchs
Das Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge
Ansicht des Fahrers/Nutzer im fleetster Fahrtenbuch
Im Web sieht der Nutzer im oberen Menü unter dem Menüpunkt „Fahrtenbuch“ alle seine Fahrten. Klickt der Nutzer auf das Kategorie-Symbol der jeweiligen Fahrt, öffnet sich ein kleines Fenster, das eine schnelle Kategorisierung der Fahrten ermöglicht.
Klickt der Nutzer auf den Pfeil der Fahrt ganz rechts, öffnet sich die Fahrt-Detail-Seite. In den Fahrt-Details sieht der Fahrer auch die Kosten und Historie der jeweiligen Fahrt.
Unkategorisierte Fahrten, Fahrten zusammenführen und Fahrten aufteilen
Unkategorisierte Fahrten
Alle Fahrten, die noch nicht durch den Nutzer kategorisiert wurden und weniger als 7 Tage alt sind, werden als „unkategorisiert“ angezeigt.
Fahrten zusammenführen
fleetster loggt in der Regel bei jeder Änderung der Zündung (Motor an/aus) eine Fahrt im Fahrtenbuch. Normalerweise werden so zu viele Fahrten (z.B. Pause auf der Autobahn, Tanken) aufgezeichnet, die nicht so detailliert im Fahrtenbuch aufgeführt werden müssen.
Es können alle Fahrten zusammengeführt werden, die noch nicht kategorisiert wurden oder in derselben Kategorie, aber noch nicht älter als 7 Tage sind.
Fahrten aufteilen
Sollte die Hardware im Fahrzeug für eine gewisse Zeit nicht funktionieren, kann es vorkommen, dass eine Fahrt andere Fahrten einschließt. Zur Wahrung der Finanzamt-Konformität muss diese Fahrt aufgeteilt werden. In diesem Fall hat der Nutzer die Möglichkeit (vorerst nur im Web) Fahrten aufzuteilen. Eine Fahrt kann dabei immer nur in zwei Fahrten aufgeteilt werden. Die Teilung kann aber beliebig oft durchgeführt werden, bis die gewünschte Anzahl der Einzelfahrten erreicht ist. So stellt fleetster sicher, dass keine Kilometer „verloren“ gehen. Es können nur Fahrten aufgeteilt werden, die nicht älter als 7 Tage sind. Geteilte Fahrten werden ebenfalls im Export gekennzeichnet.
Privatfahrten, Geschäftsfahrten, Arbeitsweg, Gemischte Fahrten
Für Privatfahrten kann der Fahrer optional einen Kommentar eingeben, den nur der Nutzer selbst, aber kein Administrator sehen kann und der auch nicht Teil des Exports ist.
Bei Geschäftsfahrten muss der Fahrer die Details (Geschäftspartner (Person), Unternehmen, Grund der Fahrt) angeben. Ein Kommentar kann optional eingegeben werden.
Für den Arbeitsweg kann der Fahrer optional einen Kommentar eingeben.
Bei gemischten Fahrten kann die gefahrene Strecke auf Geschäftsfahrt, Privatfahrt und Arbeitsweg aufgeteilt werden. fleetster gibt dabei laufend Auskunft, wie viele Kilometer der Fahrt noch ausstehend sind und nicht zugewiesen wurden. Die Fahrt kann nur gespeichert werden, wenn die gesamte Strecke aufgeteilt wurde. Sobald bei gemischten Fahrten eine Teilstrecke „Geschäftsfahrt“ enthalten ist, muss auch hier der Fahrer die gesamten Informationen einer validen Geschäftsfahrt eintragen (Geschäftspartner, Unternehmen, Grund der Fahrt) eintragen.
Anlegen von Kontakten im fleetster Fahrtenbuch für Dienstwagen
Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, Kontakte in fleetster anzulegen. Dabei kann zwischen Geschäfts- und Privatkontakten unterschieden werden.
Für Geschäftskontakte kann weiterhin eine Kontaktperson, das Unternehmen und ein Standard-Besuchsgrund hinterlegt werden. Diese Werte können aber bei der Kategorisierung im Anschluss bei jeder Fahrt geändert werden.
Sind die Kontakte angelegt und das Fahrzeug stoppt bei einem der angelegten Kontakte, wird der Nutzer gefragt, ob er tatsächlich diese Person besucht. Bestätigt er dies, werden die Details automatisch vor-ausgefüllt, können aber immer angepasst werden (innerhalb der nächsten 7 Tage).
Benachrichtigungen im fleetster Fahrtenbuch
Der Nutzer bekommt in folgenden Fällen Push-Benachrichtigungen auf sein Smartphone:
- Nach den ersten 15min Fahrzeit
- Stopp im GeoFence (z.B. Sie haben bei „fleetster Office“ gestoppt. Soll die Fahrt als Arbeitsweg gespeichert werden?)
- Sie haben einen Stopp eingelegt. Soll dieser im Fahrtenbuch eingetragen werden?
- Am Ende des Tages: Sie haben unkategorisierte Fahrten im Fahrtenbuch
- Nach 6 Tagen: Morgen werden z.B. 3 Fahrten als Privatfahrten kategorisiert
- Weiterhin gibt es nach 6 Tagen eine E-Mail, dass am nächsten Tag z.B. 3 Fahrten automatisch als Privatfahrten kategorisiert werden, falls diese bis dahin nicht anderen Kategorien zugewiesen wurden.
Export des fleetster Fahrtenbuchs
Der Export des Fahrtenbuchs beinhaltet pro Fahrzeug alle Fahrten, inklusive:
- Start- und Enddatum
- Start- und Zieladresse (außer bei reinen Privatfahrten)
- Anfangs- und Endkilometerstand
- Name des Fahrers
- Kommentare (außer bei reinen Privatfahrten)
- Geschäftspartner, Unternehmen und Grund der Fahrt (bei Geschäftsfahrten und gemischten Fahrten mit Geschäftsfahrt-Anteilen)
Weiterhin findet sich auf der ersten Seite des Exports eine Übersicht der gefahrenen Kilometer nach Kategorie. Im Hauptmenü unter „Fahrtenbuch“ kann jeder Nutzer sein Fahrtenbuch als PDF-Datei exportieren.
Admin Ansicht des fleetster Fahrtenbuchs
Der Administrator hat eine Übersicht über alle Fahrtenbücher der Nutzer seines Unternehmens. In der Übersicht sieht er die Fahrzeuge, Nummernschilder, Fahrer, Standort des Fahrzeugs, Kilometerstand des Fahrzeugs und Anzahl der unkategorisierten Fahrten.
Bearbeitung der Fahrten und Export der Fahrtenbücher durch den Administrator
Bearbeitung der Fahrten durch den Admin
Auch der Administrator kann für seine Nutzer die Kategorisierung der Fahrten vornehmen. Dabei funktioniert die Kategorisierung analog wie oben beschrieben.
Sobald der Administrator eine Fahrt als Privatfahrt kategorisiert, werden auch die Start- und Zieladressen entfernt. Kategorisiert der Administrator Fahrten für die Nutzer, wird zum einen der Nutzer per E-Mail über die Kategorisierung informiert, weiterhin wird die Aktion in der Historie der Fahrt protokolliert.
Admin-Exporte der Fahrtenbücher
Der Administrator kann alle Fahrtenbücher als CSV- und PDF-Datei exportieren. Pro Export kann er das jeweilige Fahrzeug und den gewünschten Zeitraum auswählen.
GeoFences/Kontakte für gesamtes Unternehmen
Der Administrator kann auch unternehmensweite Kontakte anlegen. Diese Kontakte werden dann automatisch für alle Fahrer vorgeschlagen und Fahrten an die entsprechenden Adressen werden automatisch so kategorisiert. Auch diese Informationen können nach der Fahrt durch den Nutzer 7 Tage lang bearbeitet werden.
Einstellungen für das fleetster Fahrtenbuch
Der Administrator hat die Möglichkeit folgende Einstellungen für alle seine Fahrer (unternehmensweit) zu wählen:
- Privatfahrten
Privatfahrten können erlaubt oder verboten werden. Im Falle eines Verbots kann der Administrator einstellen, wer benachrichtig wird, sollte eine Fahrt nach 7 Tagen trotzdem als „privat“ kategorisiert werden. Ob für das jeweilige Fahrzeug Privatfahrten erlaubt sind, kann der Administrator pro Fahrzeug in den Fahrzeugdetails festlegen.
- Alarme
Hier kann eingestellt werden, wie oft und wann der Nutzer an fehlende Kategorisierungen von Fahrten erinnert wird.
- Smartphone-Nutzung
Der Administrator kann einstellen, ob die Nutzer nur Smartphone, Smartphone und Web-Oberfläche, oder nur Web-Oberfläche nutzen dürfen.
- Kostenstellen
In den allgemeinen fleetster-Einstellungen wird festgelegt, ob Kostenstellen pro Buchung/Fahrt ein Pflichtfeld sind. Diese Einstellung greift auch für das Fahrtenbuch. Ist die Einstellung aktiv, muss für jede Geschäftsfahrt eine Kostenstelle angegeben werden.
Unterschied zwischen Buchungen und Fahrten
Das Fahrtenbuch der Poolfahrzeuge
Bei Poolfahrzeugen bzw. im Corporate CarSharing buchen Nutzer Fahrzeuge für einen gewissen Zeitraum (z.B. Dienstfahrt für 2 Tage). Innerhalb dieses Zeitraums kann es aber zu verschiedenen Fahrten kommen (z.B. vom Arbeitsplatz zum Wohnort / vom Wohnort zum Kundentermin / etc.). Eine Buchung kann somit oft nicht pauschal kategorisiert werden.
Wichtig ist auch, dass eine Buchung immer einem Fahrer zugewiesen ist und bei Poolfahrzeugen die Fahrer oft mehrmals täglich wechseln. Die Verantwortung zur korrekten Pflege des Fahrtenbuches liegt also in den Händen mehrerer Nutzer.
Buchungskategorien:
Es gibt Geschäfts-, Service-, und Privatbuchungen. Bei Geschäfts- und Service-Buchungen wird der Fahrer nach jedem Stopp gefragt, wie die Fahrt kategorisiert werden soll. Bei Privatfahrten wird keine GPS-Signal übermittelt und nur der Endkilometerstand bei der Rückgabe übertragen. Hier muss der Nutzer also nicht aktiv werden.
Unterschiede zwischen dem Fahrtenbuch für Dienstwagen und dem Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge
Ansicht Nutzer
- Die Nutzer sehen jeweils nur die Fahrt-Details ihrer eigenen Fahrten/Buchung und können auch nur diese bearbeiten. Ein Export des „Fahrtenbuchs“ pro Nutzer ist in diesem Fall nicht anwendbar.
Kontakte/ Unternehmensweite Kontakte
- Pro Nutzer werden nur die eigenen Standorte und Unternehmensstandorte angewendet. Die Kontakte anderer Nutzer werden nicht für die Kategorisierung der Fahrten verwendet.
- Neben den eigenen Kontakten, die nur der Nutzer sehen kann, kann der Administrator eine Liste an häufig besuchten Kontakten (z.B, Firmenstandorte) hinterlegen, die allen Nutzern vorgeschlagen werden. Hierdurch soll der Eingabeprozess vereinfacht werden.
Administrator Ansicht und Privatfahrten
- Der Administrator sieht, pro Fahrzeug die Liste aller Fahrten. Der einzige Unterschied ist, dass pro Fahrzeug mehr als ein Nutzer in der Liste auftaucht.
- Details zu Privatfahrten sieht der Administrator nie. Weder GPS-Daten, noch Kilometerzwischenstände kann er bei Privatfahrten sehen.
Merkmale des Exports des fleetster Fahrtenbuchs
Sicherung der Exportdatei durch Signatur
Die PDF-Exporte des Fahrtenbuchs werden durch eine Signatur vor einer Bearbeitung geschützt. fleetster nutzt dafür ein p12 Zertifikat.
Kennzeichnung von Änderungen in der Export-Datei
Alle Änderungen an Fahrten sind in der PDF-Export-Datei dokumentiert. Die Protokollierung der Änderungen kann weder deaktiviert noch bearbeitet werden.
Fehlermeldung bei unvollständiger Eingabe
Geschäftsfahrten können nur gespeichert werden, wenn alle Pflichtfelder (Geschäftspartner, Unternehmen, Grund der Fahrt) ausgefüllt sind. Dasselbe ist bei gemischten Fahrten der Fall, bei denen ein Teil der Strecke eine Geschäftsfahrt ist.
Eigenschaften des fleetster Fahrtenbuchs für Dienstwagen und Poolfahrzeuge
Unveränderbarkeit der Parameter Startzeitpunkt/Endzeitpunkt, Startposition und Distanz
Die Parameter Startzeitpunkt/Endzeitpunkt, sowie Startposition und Distanz können 7 Tage lang durch den Nutzer verändert werden. Alle Änderungen werden protokolliert, sind in der Historie einsehbar und werden in der Export-Datei aufgeführt.
Nach 7 Tagen: Automatische Fahrtenkategorisierung & Unveränderbarkeit
Nach 7 Tagen werden unkategorisierte Fahrten automatisch in Privatfahrten kategorisiert und bereits kategorisierte Fahrten können nicht mehr (weder durch den Administrator noch durch den Fahrer) bearbeitet werden.
Löschung einer Fahrt durch Nutzer nicht möglich
Ein Nutzer kann Fahrten lediglich 7 Tage lang zusammenführen, bearbeiten, und kategorisieren. Das Löschen einer Fahrt ist nicht möglich.
10 Jahre Aufbewahrungspflicht
fleetster bewahrt alle Fahrtenbücher 10 Jahre lang auf deutschen Servern auf – und übernimmt so die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Elektronisches Fahrtenbuch von fleetster - finanzamtkonform und rechtssicher
Das automatisch aufzeichnende Fahrtenbuch von fleetster befreit Sie vom alltäglichen Papierkrieg. OBD-Stecker oder CarSharing Kit senden alle Fahrzeuginformationen über die On-Board-Diagnose oder direkt über die Fahrzeugelektronik an das fleetster System.
Mit der Implementierung des elektronischen Fahrtenbuchs müssen System-Administratoren nicht mehr unausgefüllten Fahrtenbüchern nachlaufen, sondern bekommen alles bequem zentral online oder aufs Handy.
