Enterprise Package - Flottenmanagement

Die Vollversion der intelligenten Flottensoftware von fleetster. Enterprise unterstützt Fuhrparkmanager großer Flotten und hilft, den Überblick zu behalten.

Enterprise Package - Flottensoftware

Das Management von Fuhrparks, ob mit PKW, LKW oder Nutzfahrzeugen, beschränkt sich nicht nur auf die Beschaffung von Fahrzeugen. Terminüberwachung, Vertragsmanagement oder Schadensmanagement sind nur einige der Themen, die dazu gehören. All diese Aufgaben machen das Fuhrparkmanagement sehr zeitaufwändig. Zudem müssen zahlreiche Gesetze beachtet werden, wie z.B. die Straßenverkehrsordnung oder das Datenschutzgesetz. Um die Vielfalt der Themen abzudecken, bedarf es gut strukturierter Prozesse in einem Unternehmen. Gerade bei großen Fuhrparks ist es schwierig, den Überblick zu behalten. fleetster bietet mit der Fuhrparkmanagement-Software Hilfe für jeden Fuhrparkmanager. So wird für jedes Fahrzeug eine digitale Fahrzeugakte angelegt, die alle Stammdaten wie Kilometerstand, Fahrzeugtyp, aber auch die Fahrzeugverträge enthält - egal, ob es sich um einen Miet-, Service- oder Leasingvertrag handelt.

Die Daten für jedes Fahrzeug und jeden Fahrer werden sicher in einer Cloud gespeichert. So wird zum einen kein Speicherplatz auf den unternehmenseigenen Servern verbraucht und zum anderen können die Daten von jedem Ort der Welt aus eingesehen und bearbeitet werden. Alle wichtigen Daten zur Fahrzeug- und Fahrzeughistorie, wie z.B. Reparaturen oder Schäden, sind an einem Ort zu finden. Das bedeutet auch, dass keine Dokumente verloren gehen oder erst gesucht werden müssen. So sind alle Daten für ein aussagekräftiges Reporting schnell und einfach verfügbar.

Neben den Fahrzeugen speichert die Software auch die Fahrer und deren Daten wie Führerschein, Ordnungswidrigkeiten und verursachte Schäden. So kann die Personalabteilung auf die Daten zugreifen und zum Beispiel neue Mitarbeiter eintragen oder die notwendigen Verträge für die Berechnung des geldwerten Vorteils einsehen. Außerdem werden die Daten rechtssicher digital archiviert und sind jederzeit abrufbar. Es gibt also keine Papierberge, die wertvollen Platz in den Schränken verschlingen.

Flottensoftware - Enterprise

Bußgelder im Straßenverkehr

Das Bußgeldmanagement von fleetster ordnet Verwarnungen und Bußgeldbescheide Ihren jeweiligen Fahrzeugen und Fahrern zu.

Service und Reparaturen

Informieren Sie Ihre Fahrer über anstehende Servicetermine und Reparaturen und weisen Sie die Fahrzeuge entsprechend zu.

Leasing-Kontrolle

Wir überwachen den Kilometerstand Ihrer Fahrzeuge und warnen, wenn bestimmte Grenzwerte überschritten werden.

Gesamtbetriebskosten

Der volle Überblick über die Fuhrparkkosten - einfach strukturiert und verständlich.

Berichterstattung

Automatische Berichte in adäquatem Design, die an die jeweilige verantwortliche Person weitergeleitet werden können.

Lebenszyklus des Fahrzeugs

Verfolgen Sie den Lebenszyklus Ihres Fahrzeugs vom Kauf bis zum Verkauf.

OCR-Rechnungen, Bußgelder und Quittungen

Automatische Erkennung von hochgeladenen Dokumenteninformationen wie Kosten und Rechnungspositionen.

Flotten-Dashboard

Die gesamte Flotte auf einen Blick - alles, was Sie wissen müssen, an einem Ort.

Integration von Tankkartenanbietern

Wir integrieren die größten deutschen Tankkartenanbieter und bieten automatisches Reporting über deren APIs.

Flottenmanagement-Software von fleetster

Eine Fuhrparkmanagement-Software bietet zahlreiche Funktionen, um einen Fuhrpark kostenbewusst und effizient zu steuern, zu organisieren und zu verwalten. Die Fuhrparkmanagement-Software kann auf alle Fahrzeugtypen sowie unterschiedliche Organisationsstrukturen angewendet werden, egal ob es sich um ein Firmenfahrzeug, ein Poolfahrzeug oder eine Kurzzeitmiete handelt. Zudem ist nicht nur die Verwaltung des eigenen Fuhrparks möglich, sondern ebenso die von Kundenflotten.

Kostenkontrolle und Zeitersparnis

Die Daten und Kosten für jedes Fahrzeug sind transparent hinterlegt und können von allen mit dem Fuhrparkmanagement betrauten Personen eingesehen und bearbeitet werden. Gleichzeitig sind die Kosten und Verträge jedem Fahrzeug eindeutig zugeordnet. So ist auf einen Blick ersichtlich, wann Verträge auslaufen und wann das Unternehmen reagieren muss. Darüber hinaus können die Daten zur Analyse aus dem System extrahiert werden. Mit wenigen Klicks können Kostentreiber identifiziert und entsprechende Maßnahmen zur Kostensenkung ergriffen werden. Ebenso werden die Einsparpotenziale durch die Vollkostenkontrolle transparent.

Da die Daten beispielsweise auch für die Finanzbuchhaltung einsehbar sind, kann diese sie direkt aus dem System abrufen und weiterverarbeiten. Die Abläufe werden durch den effizienteren Informationsaustausch deutlich gestrafft und beschleunigt, was wertvolle Zeit spart, die wiederum für andere Tätigkeiten genutzt werden kann. Darüber hinaus führt die Fuhrparkmanagement-Software eine Plausibilitätsprüfung durch, um Kostenausreißer oder Unstimmigkeiten aufzudecken, die im hektischen Tagesgeschäft übersehen werden.

Die Flottensoftware verfügt über eine Schnittstellenanbindung an viele Systeme wie SAP, Datev oder Tankkartensysteme: So können beispielsweise Tankkartenabrechnungen oder Reparaturrechnungen an das System übergeben werden, das diese dann automatisch den Fahrzeugen zuordnet.

Fristenüberwachung und Schadensmanagement

Die Überwachung von Terminen ist eine zeitaufwändige Aufgabe im Fuhrparkmanagement. Im Laufe des Lebenszyklus eines Fahrzeugs müssen Wartungstermine, Termine für Hauptuntersuchungen, Führerscheinkontrollen etc. eingehalten werden. Diese Termine im Auge zu behalten ist nicht nur schwierig, sondern verpasste Termine können auch teuer werden. Die Software verfügt über eine Erinnerungsfunktion, die den Nutzer im System, per E-Mail oder über das Mobiltelefon auf den fälligen Termin hinweist. Die erledigten Termine können dann revisionssicher als erledigt nachgewiesen werden.

Mit Hilfe der Software ist es auch möglich, Werkstätten, Schäden und Reparaturen zu verwalten. So ist es möglich, Reparatur- oder Wartungstermine über das Programm entsprechend zu koordinieren.

Pflichten des Inhabers und Datenschutz

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist nicht immer einfach, da sich die Grundlagen ständig ändern und zudem mit hohen Ordnungsstrafen verbunden sind. Um die Daten schnell und rechtssicher zu erfassen, sind in der Software entsprechende Masken hinterlegt. Zusätzlich können Formulare in das System eingepflegt werden.

Darüber hinaus wird der Fuhrparkbetreiber an seine Pflichten als Halter erinnert, wie z.B. die regelmäßige Führerscheinkontrolle. Außerdem erinnert die Software den Fahrer automatisch, wenn die Kontrolle fällig ist. Gleichzeitig kann die Kontrolle rechtssicher im System dokumentiert werden. Und der große Vorteil ist, dass dank der Digitalisierung und der Möglichkeiten von Apps alles elektronisch abgewickelt werden kann, so dass Fahrer und Fuhrparkleiter nicht am selben Ort sein müssen und keine zeitaufwändige Terminkoordination notwendig ist.

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Die Berechtigungsstruktur ermöglicht auch den Zugriff und die Anbindung von externen Dienstleistern, was Arbeitsabläufe und Kommunikationsprozesse optimiert

Fazit - Flottenmanagement-Software von fleetster als Lösung für Ihren Fuhrpark

Die Fuhrparkmanagement-Software von fleetster bietet für jedes Unternehmen und seine Bedürfnisse eine maßgeschneiderte Lösung. Der Anwender hat damit die größtmögliche Flexibilität, sein Fahrzeugmanagement in der Software umzusetzen. Eine hohe Servicequalität kann gewährleistet werden und die Kosten werden mit geringem Aufwand kontrolliert. Alle Daten und Dokumente sowie die Kosten für das Fahrzeug werden im System transparent dargestellt, was wertvolle Arbeitszeit spart. Die Cloud-Lösung ermöglicht es zudem, von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit im System zu arbeiten.