Car Sharing für Unternehmen – Wie es sich lohnt

Von Malena Gärtner

Carsharing ist für viele Privatpersonen eine beliebte Alternative zum eigenen Auto, aber auch im geschäftlichen Umfeld wird Carsharing immer wichtiger. Viele Unternehmen möchten ihre Flottengröße reduzieren oder umweltfreundlich umgestalten, zusätzlich bietet Carsharing die Möglichkeit, Betriebs- und Verwaltungskosten zu senken.

Die Funktionsweise von Corporate Carsharing

Carsharing für Unternehmen gewinnt kontinuierlich an Bedeutung, da das Corporate Carsharing Vorteile gegenüber allen bisherigen Lösungen bietet. Die Grundidee ist, dass alle oder ausgewählte Mitarbeiter berechtigt sind, den firmeneigenen Fuhrpark nach bestimmten Kriterien gemeinsam zu nutzen. Das steigert die Effizienz, da weniger Fahrzeuge benötigt werden, die Nutzungsintensität steigt und sich die Flexibilität erhöht. Alle beteiligten Mitarbeiter bekommen die Möglichkeit, aus dem verfügbaren Pool das passende Fahrzeug auszuwählen und zu reservieren.

Softwaregestützte Lösungen sind deshalb besonders gut geeignet, da sie den Verwaltungsaufwand reduzieren und für alle Nutzer relevante Informationen bereithalten. Es ist immer ersichtlich, wann und wo ein Fahrzeug zur Verfügung steht, so dass Mitarbeiter ihre Reisen und Termine stressfrei planen können. Das Carsharing für Unternehmen ist oftmals als standortbezogenes Modell organisiert, eine höhere Flexibilität bietet die Free-Floating-Variante, bei der mehrere Standorte in das System einbezogen sind.

Gute Gründe für Corporate Carsharing im Fuhrpark

Es gibt viele gute Argumente für Unternehmen, Corporate Carsharing in ihre Fuhrparkabläufe zu integrieren. Ein wichtiger Aspekt ist die Optimierung der Beschaffung, da Corporate Carsharing die effiziente Nutzung der Fahrzeugflotte ermöglicht und Neuanschaffungen ohne Zeitdruck geplant werden können. Die im Carsharing Fuhrpark vorhandenen Firmenfahrzeuge stehen nun mehreren Mitarbeitern zur Verfügung, sodass sich im Corporate Carsharing Einsparungspotenziale realisieren lassen, indem die Anzahl der Fahrzeuge reduziert wird und die Kosten der Fuhrparkverwaltung sinken.

Die Poollösung beim Carsharing für Unternehmen ist für Mitarbeiter ein Gewinn, die kein eigenes Fahrzeug besitzen oder es nicht für den Weg zur Arbeit nutzen. Sie können bei Terminen oder Dienstreisen den firmeneigenen Fuhrpark nutzen und durch frühzeitige Buchung Stress vermeiden. Eine private Nutzung ist in vielen Fällen ebenfalls möglich, so dass Fahrzeuge über das Wochenende zur Verfügung stehen oder bei Urlaubsreisen teure Mietwagen ersetzen.

Das sind wichtige Carsharing Vorteile, zumal eine Poollösung Platz auf dem Parkplatz schafft, aber auch das Unternehmen und den Fuhrpark entlastet. Sie eröffnet ebenso die Möglichkeit, den Anteil der E-Fahrzeuge in der Flotte zu erhöhen und somit längere Nutzungszeiten sowie geringere Energie- und Wartungskosten zu realisieren. Die Mobilitätsausgaben können um bis zu 40% sinken und der Fuhrpark um E-Bikes und E-Roller erweitert werden. Corporate Carsharing bietet somit die Möglichkeit, die Flottengröße zu reduzieren, mit E-Mobilität Nachhaltigkeitskonzepte umzusetzen und durch Reduzierung der CO²-Emissionen das Image zu verbessern.

Finanzielle und Organisatorische Potenziale im Carsharing für Unternehmen

Einsparung stationärer Fahrzeuge

Zu den wichtigsten Corporate Carsharing Vorteilen gehört die Effizienz im Carsharing Fuhrpark. Fahrzeuge werden nicht einer bestimmten Person zugewiesen, sondern gemeinsam genutzt, sodass beim Corporate Carsharing Einsparungen bei der Flottengröße möglich sind, die vorhandenen Fahrzeuge effizienter genutzt werden und der Fahrzeugpool flexibel verändert werden kann.

Einsparungen in der Verwaltung

Die Corporate Carsharing App bietet wichtige Corporate Carsharing Vorteile, da Schlüsselverwaltung und Schlüsselübergabe entfallen und durch Übermittlung der Nutzungsdaten das Fahrtenbuch automatisch geführt wird. Mitarbeiter müssen nicht mehr ihre privaten Fahrzeuge für Dienstreisen nutzen und Abrechnungen einreichen. Das reduziert den privaten Zeitaufwand und entlastet die Buchhaltung, die eingereichte Unterlagen bislang prüfen und kontieren musste.

Übergang vom Firmenwagen zum Carsharing Fuhrpark

Der eigene Firmenwagen bedeutet Prestige und ermöglicht persönliche Mobilität. Leasingfahrzeuge belasten jedoch das Unternehmen und verursachen beim Mitarbeiter hohe persönliche Kosten, sodass der Carsharing Fuhrpark die optimale Alternative ist. Firmenwagen werden zu Poolfahrzeugen, dabei bleibt die Mobilität erhalten und Mitarbeiter können Steuern sparen

Effizienzsteigerung durch Digitalisierung

Das Carsharing für Unternehmen lässt sich besonders effizient umsetzen, wenn digitale Lösungen zur Verfügung stehen. Sie ermöglichen allen Berechtigten den Zugriff auf den Fahrzeugpool und eine Reservierung und Inanspruchnahme von Fahrzeugen ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Übersichtlichkeit und ein enger Nutzungstakt werden gewährleistet, so dass das Unternehmen seine Mobilitätsziele mit wenigen Fahrzeugen realisieren kann und von den Carsharing Vorteilen profitiert.

Die Umsetzung von Carsharing für Unternehmen

Corporate Carsharing wird von vielen Fuhrparkverantwortlichen bereits umgesetzt. In vielen Fällen kommen jedoch ungeeignete Tools zur Anwendung, die nicht zur Effizienzsteigerung beitragen. Die beste Variante beim Carsharing für Unternehmen ist eine flexibel einsetzbare Carsharing Software, die als Buchungstool funktioniert und über die alle verfügbaren Fahrzeuge verwaltet, genutzt und abgerechnet werden. Alle berechtigten Personen werden hinzugefügt, zusätzlich sollte ein elektronischer Schlüsselschrank den direkten Zugriff auf die Fahrzeuge via Corporate Carsharing App ermöglichen. Nutzungsregeln werden definiert, Verwaltungstools integriert und Informationen zur Verfügung gestellt, ebenso ist eine individuelle Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Unternehmens möglich.

Eine funktionierende Software bietet zahlreiche Corporate Carsharing Vorteile, da Fahrzeuge unkompliziert bereitgestellt werden und Informationen zur Auslastung zur Verfügung stehen. Abläufe können jederzeit optimiert werden, eine Unterscheidung von privaten und geschäftlichen Fahrten ermöglicht gleichzeitig, geldwerte Vorteile herauszufiltern und eine korrekte Abrechnung gegenüber dem Finanzamt zu garantieren. Die Software ist am effizientesten, wenn eine Cloud-Lösung zur Verfügung steht, da der standortunabhängige Zugriff in Verbindung mit der Corporate Carsharing App besonders effektiv ist. Die App kann als Schlüssel zur Benutzung der Fahrzeuge genutzt werden und übermittelt unkompliziert alle relevanten Daten an die Fuhrparkverwaltung.

Fazit

Die Frage – Carsharing was ist das? – ist in Unternehmen nur noch selten zu hören. Heute sind Fuhrparkverantwortliche viel eher daran interessiert, wie sie Corporate Carsharing Vorteile in ihre Abläufe integrieren können. Eine Poollösung ist nur zu Beginn ein organisatorischer Aufwand. Unter Zuhilfenahme einer geeigneten Softwarelösung können schnell Kosten im Unternehmen und bei den Mitarbeitern eingespart, der Verwaltungsaufwand reduziert sowie Nachhaltigkeitsziele und Imagegewinn erreicht werden.