Entfernungspauschale

8. Aug 2021 | Von Tim Ruhoff

Landläufig ist sie eher unter dem Namen Pendlerpauschale bekannt. Fällt dieses Wort, wissen viele Arbeitnehmer zumindest grob, was gemeint ist: Die Tatsache, dass Wege zwischen Wohnung und Arbeit steuerlich geltend gemacht werden können. Aber was ist die Entfernungspauschale genau? Mit dieser Frage setzen sich die meisten erst dann auseinander, wenn sie die Kosten wirklich von der Steuer absetzen wollen.

Was ist die Entfernungspauschale?

Bei der Entfernungspauschale müssen viele Dinge beachtet werden. Die Pauschale hängt zum Beispiel vom gewählten Verkehrsmittel, der Anzahl der Arbeitstage und natürlich von der Strecke ab. Die Frage "Was ist die Entfernungspauschale" wird in diesem Text umfassend beantwortet. Und nicht nur das . Leser erfahren, worauf es ankommt und wie sie die Pauschale korrekt berechnen.

Entfernungspauschale in der Vergangenheit

Arbeitnehmer können den Weg zur Arbeit schon seit mehr als 100 Jahren steuerlich geltend machen. Es begann mit einem Streit zur Kaiserzeit und endete mit einem Urteil, das zu Zeiten der Weimarer Republik gefällt worden ist. Damals war die Voraussetzung der Entfernungspauschale, dass die Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt worden sind. Das mag allerdings auch daran gelegen haben, dass in den 1920er-Jahren nur die wenigsten Menschen ein Auto besessen haben.

Die Frage "Was ist die Entfernungspauschale" beschäftigte Gerichte abermals im Jahr 1955. Damals legten sie fest, dass Arbeitnehmer nicht mehr länger nur die öffentlichen Verkehrsmittel benutzen durften. Fortan war es auch erlaubt, die Fahrten mit einem Auto, Mofa einem anderen motorisierten Gefährt steuerlich geltend zu machen. Pro gefahrenen Auto-Kilometer durften 50 Pfennig angesetzt werden, Mofa-Fahrer durften 22 Pfennig und die Besitzer von motorisierten Fahrrädern immerhin noch 12 Pfennig berechnen. Pro Strecke waren maximal 40 Kilometer absetzbar. Das änderte sich erst im Jahr 1971.

Als der Umweltschutz immer wichtiger wurde, kam auch wieder Schwung in die Debatte um die Pendlerpauschale. Seit dem Jahr 2001 können auch Fußgänger und Radler ihren Arbeitsweg steuerlich geltend machen. Für die ersten 10 Kilometer gab es jeweils 36 Cent, für jeden weiteren Kilometer 40 Cent. Im Jahr 2004 folgte schließlich die Vereinheitlichung und für jeden Kilometer konnten 30 Cent geltend gemacht werden.

Entfernungspauschale heute

Im Jahr 2007 nahm die Debatte um die beliebte Pendlerpauschale abermals Fahrt auf. Damals strich sie die Politik ganz. Nur noch Personen, die als Härtefall eingestuft wurden, durften Beträge von der Steuer absetzen. Allgemein galt das für alle, die einen besonders weiten Weg zur Arbeit hatten. Ab Kilometer 21 konnten die Fahrtkosten wieder angerechnet werden. Weitere Ausnahmen gab es nur nach langen Verhandlungen mit dem Finanzamt.

Das gefiel natürlich vielen Menschen nicht und beschwor zahlreiche Gerichtsverhandlungen herauf. Zu guter Letzt befasste sich das Bundesverfassungsgericht mit der Pendlerpauschale - und entschied, dass deren Streichung rechtswidrig gewesen ist. Seither gilt keine Voraussetzung für die Entfernungspauschale mehr. Sie kann vom ersten Kilometer an geltend gemacht werden. Für den und jeden weiteren, der folgt, dürfen 30 Cent angesetzt werden.

Der Gesetzgeber will damit all denjenigen entgegen kommen, die besonders lange Wege zur Arbeit zurücklegen müssen. Sie haben schließlich sehr hohe Kosten. Insbesondere Pendler, die weitere Strecken zurücklegen, profitieren von diesem System. Allerdings entzünden sich an der Pendlerpauschale immer wieder Diskussionen. Da sie für Autofahrer genauso gilt wie für Menschen, die mit dem Zug fahren, kritisieren Umweltschützer das System. Sie wollen, dass die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel lukrativer wird. Dagegen argumentieren Politiker, die in der Pendlerpauschale eine Förderung ländlicher Räume sehen. Denn gerade von hier aus pendeln viele Menschen in die Ballungsräume - und für viele ist die Pauschale ein Anreiz, auf dem Land sesshaft zu werden.

Voraussetzung für die Entfernungspauschale

Die einzige Voraussetzung für die Entfernungspauschale lautet: Die Arbeitsstätte darf nicht in der eigenen Wohnung liegen. Die Kosten für den Arbeitsweg dürfen nämlich vom ersten Kilometer an steuerlich geltend gemacht werden. Das gilt unabhängig davon, welches Verkehrsmittel ein Arbeitnehmer benutzt. Sogar diejenigen, die laufen, dürfen sich über einen Steuerbonus freuen.

Der Gesetzgeber hat aber einige Hürden eingebaut, zumindest was den Betrag der Entfernungspauschale anbelangt. Wer den Weg in die Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegt und mehr als 4500 Euro geltend machen möchte, muss die Kosten belegen können. Dafür reicht es, die Fahrkarten beim Finanzamt vorzulegen.

Auch Autofahrer können Kosten über die 4500 Euro hinaus ansetzen. Das gilt dann, wenn die gefahrene Strecke besonders lang ist. Das muss allerdings belegt werden.

Arbeitstage sind bei der Berechnung entscheidend

Wenn es um den Betrag der Entfernungspauschale geht, spielen die Arbeitstage eine entscheidende Rolle. Eine Sache ist vorab wichtig: Pro Tag dürfen nur einmal Hin- und Rückweg geltend gemacht werden. Wer seine Mittagspause zu Hause verbringt, kann sich die Kosten für dieses Fahrten nicht fördern lassen.

Bei der Berechnung der Pendlerpauschale zählen ferner nur die Tage, an denen wirklich gearbeitet worden ist. Das heißt in der Regel müssen schon einmal die Wochenenden abgezogen werden. Bei 52 Wochen im Jahr macht das 104 Tage (Samstag und Sonntag). Außerdem müssen noch die Feiertage beachtet werden, davon gibt es je nach Bundesland zwischen 10 und 12. Achtung: Manchmal fallen die auch auf ein Wochenende. An dieser Stelle hilft es, einen Kalender zur Hand zu nehmen. Zum Schluss müssen noch die Urlaubstage, die im Arbeitsvertrag ausgewiesen sind, abgezogen werden sowie die Krankheitstage.

Ohne Rückfragen erkennt das Finanzamt 230 Arbeitstage im Jahr an, wenn der Arbeitnehmer an fünf Tagen pro Woche im Dienst ist. 280 Tage sind es für all diejenigen, die sechs Tage pro Woche in der Firma sind.

Sollten es mehr Tage gewesen sein, erkennt das Finanzamt das auch an. Die Mitarbeiter dort werden dann allerdings nach Belegen fragen. Das kann zum Beispiel eine genaue Aufstellung der Arbeitstage sein. Da Arbeitgeber die Entfernungspauschale befürworten, werden sie ihren Mitarbeitern sichern gerne entsprechende Bescheinigungen ausstellen.

Rechnung am Beispiel eines Arbeitnehmers

Kommen wir zu der Frage: "Wie hoch ist die Entfernungspauschale?" Den Betrag der Entfernungspauschale zu ermitteln, ist eine sehr individuelle Angelegenheit, daher erklären wir das anhand eines Beispiels:

Hans Muster arbeitet in Niedersachsen und fährt jeden Tag 43 Kilometer zur Arbeit. Die Strecke legt er mit seinem eigenen Auto zurück. Hans Muster ist sehr selten krank und arbeitet laut Vertrag an fünf Tagen pro Woche. Die Feiertage in diesem fiktiven Jahr fielen alle auf einen Wochentag und Max Muster verfügt über 30 Urlaubstage. Sein Arbeitgeber verlangt von ihm, an fünf Tagen im Jahr an Fortbildungen teilzunehmen. Die Kosten für diese Strecken werden erstattet.

Das Musterjahr hat genau 262 Wochentage. Hans Muster zieht außerdem seine 30 Tage Urlaub sowie die 5 Tage Fortbildung ab. Außerdem fielen in Niedersachsen 7 Feiertage auf einen Wochentag. Krank ist Hans Muster in diesem Jahr nicht gewesen. Also hat er genau 220 Tage gearbeitet. Die Summe dieser Tage multipliziert er mit seinem Arbeitsweg (43 Kilometer) und multipliziert dieses Ergebnis wiederum mit 0,3 (der Wert der Pendlerpauschale). Folglich kann er 2838 Euro als Pendlerpauschale bei seinen Werbungskosten geltend machen.

Ausnahmen und Besonderheiten

Leider ist die Frage "Wie hoch ist die Entfernungspauschale" so einfach nicht zu beantworten, denn es existieren zwei wichtige Ausnahmen.

Die erste betrifft Lehrer. Bei ihnen nimmt das Finanzamt pauschal an, dass sie an 260 Tagen im Jahr arbeiten. Von dieser Zahl werden noch die Ferien, Feiertage und beweglichen Feiertage abgezogen. Hier geht die Behörde ohne Rückfrage davon aus, dass die Lehrer nicht in der Schule gewesen sind. Das ist allerdings nicht zwingend der Fall. Viele Pädagogen nehmen auch in den Ferien Pflichten im Schulgebäude. Diese Tage müssen genau dokumentiert werden, am besten mit einer Bestätigung vom Arbeitgeber.

Die zweite Ausnahme betrifft die abgerechnete Strecke. Grundsätzlich erlaubt das Finanzamt nur, die kürzeste Strecke anzusetzen. Die muss aber nicht immer die schnellste sein, vor allem dann, wenn sie über eine Landstraße führt. Kann der Arbeitnehmer nachweisen, dass er durch einen Umweg Zeit spart, darf er die längere Strecke angeben. Er muss die Zeitersparnis allerdings belegen können. In der Regel helfen hier die Daten von Google Maps weiter. Sollte das nicht der Fall sein, muss der Steuerzahler nachweisen, dass Staus oder Baustellen regelmäßig zu Störungen auf der kürzeren Strecke führen. Diesen Nachweis zu führen, wird schon etwas schwieriger. Hilfreich können hier zum Beispiel Meldungen aus der Lokalzeitung sein, die diese Probleme aufgreifen.

Höchstgrenze der Entfernungspauschale

Für den Betrag der Entfernungspauschale gibt es auch eine Höchstgrenze. Diese liegt in der Regel bei 4500 Euro pro Jahr. Das gilt für die Menschen, die sich mit dem Individualverkehr in die Arbeit bewegen, also zum Beispiel mit dem Auto oder dem Fahrrad. Nutzer des öffentlichen Nahverkehrs können unter Umständen auch einen höheren Betrag geltend machen. Das ist dann der Fall, wenn die realen Kosten höher liegen. Diese müssen allerdings belegt werden. Das ist aber einfach, im Normalfall reicht es an dieser Stellen die Fahrkarten vorzulegen.

Auch Autofahrer können unter Umständen eine höhere Pendlerpauschale geltend machen. Das gilt zum Beispiel dann, wenn der Weg zur Arbeit sehr lang ist oder am Wochenende gearbeitet wird. Dafür braucht es selbstverständlich eine Bestätigung. Normalerweise befürwortet der Arbeitgeber die Entfernungspauschale und wird ein solches Papier gerne ausstellen. Bestätigt werden muss ferner, dass alle Fahrten mit dem eigenen Auto oder dem Dienstwagen zurückgelegt worden sind.

Die Zahl der Kilometer muss für die Berechnung der Pendlerpauschale stets gerundet werden. Wer also 33,9 Kilometer fährt, kann nur 33 Kilometer angeben. Maßgeblich für die Berechnung der Strecke ist der Hauptwohnsitz. Besitzt jemand mehrere Wohnungen, so geht das Finanzamt davon aus, dass er diejenige bewohnt, die der Arbeitsstätte besonders nah liegt. Diese Regel kennt jedoch eine Ausnahme: Befindet sich der Lebensmittel woanders, können auch die Fahrten von dieser Wohnung aus geltend gemacht werden. Hierfür bedarf es einer Bestätigung. Ein Ferienhaus in Altötting würde nicht eine tägliche Fahrt nach Kiel rechtfertigen.

Entfernungspauschale und Fahrgemeinschaften

Fahrgemeinschaften sind eine gute Sache: Sie schonen Umwelt und entlasten den Verkehr. Aber wie hoch ist die Entfernungspauschale in diesem Fall? Die Antwort ist relativ einfach: Genauso hoch wie die für Einzelfahrer. Jedes Mitglied einer Fahrgemeinschaft kann den vollen Betrag steuerlich geltend machen. Das gilt sogar dann, wenn sich ein Ehepaar gemeinsam mit dem Auto auf den Weg zur Arbeit macht. Der Gesetzgeber hat an dieser Stelle allerdings zwei Einschränkungen gemacht.

Wird ein Mitfahrer abgeholt und deswegen der kürzeste Weg verlassen, kann diese Strecke nicht angerechnet werden. Da macht das Finanzamt auch dann keine Ausnahme, wenn es sich um eine Fahrgemeinschaft handelt.

Oft Wechseln sich die Fahrer einer Fahrgemeinschaft ab, vor allem, wenn der Weg sehr weit ist. Da liegt der Gedanke nahe, dass jedes Mitglied unter Umständen auch mehr als die Höchstgrenze von 4500 Euro geltend machen könnte. Das ist aber nicht so. Das wäre nur dann möglich, wenn der Weg so weit ist, dass jedes Mitglied diesen Höchstbetrag sprengt. Ansonsten kann jeder Teilnehmer nur maximal 4500 Euro geltend machen.

Nutzung verschiedener Verkehrsmittel

Wie hoch ist die Entfernungspauschale, wenn ich mehrer Verkehrsmittel nutze? Diese Frage stellen sich vor allem Arbeitnehmer, die einen Park-and-Ride-Parkplatz nutzen. Sie sind schließlich zunächst mit dem Auto und dann mit den öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs. In diesem Fall wird eine Mischrechnung aufgemacht. Am besten lässt sich das anhand eines Beispiels erklären.

Hans Muster legt täglich eine Strecke von 125 Kilometern zur Arbeit zurück. Die ersten 25 Kilometer fährt er mit dem Auto zu einem kleinen Bahnhof und parkt dort. Dann steigt er in den Zug um und fährt die restlichen 100 Kilometer. Hans Muster setzt nun für die 25 Kilometer 30 Cent pro Kilometer an. Bei den Kosten für den Zug hat er zwei Möglichkeiten. Er kann hier entweder die Kilometerpauschale von 30 Cent ansetzen oder die Kosten für die Fahrkarten. Gehen wir davon aus, dass Hans Muster 220 Tage in diesem Jahr gearbeitet hat. Dann übersteigt der Betrag der Kilometerpauschale die Obergrenze. Auch die Kosten für die Fahrkarten machen das. Insofern ist er gut beraten, die tatsächlichen Kosten der Tickets anzusetzen. Die muss er dann natürlich sammeln, gut aufbewahren und unter Umständen dem Finanzamt vorlegen. Die Pauschale von den ersten 25 Kilometern wird davon nicht berührt, solange er den kürzesten Weg zum Bahnhof gewählt hat.

Mehr als nur ein Dienstverhältnis

Viele werden sich jetzt sicher fragen, wie Menschen mit mehreren Arbeitgebern vorgehen. Sie legen ja nicht nur einen Weg zur Arbeit zurück, sondern unter Umständen mehrere. Ist das der Fall, ist der Lage ein wenig kompliziert.

Gehen wir zunächst davon aus, dass der Arbeitnehmer erst nach Hause und dann zu seinem Nebenjob fährt. Dann kann er nur den Weg zu seiner ersten Arbeitsstätte geltend machen. Das ist diejenige, die er täglich anfährt.

Fährt er aber von der ersten zur zweiten Arbeitsstätte, kann er die Strecken addieren. Allerdings gilt dann wieder der Höchstbetrag von 4500 Euro.

Wer durch einen Nebenjob mehr als 5 Tage pro Woche arbeitet, kann das auch steuerlich geltend machen. Dafür braucht es allerdings Belege, zum Beispiel eine Bestätigung des Arbeitgebers.