Fahrtenbuch führen - so geht es richtig!
1. Juli 2021 | Von Tim Ruhoff
Der Begriff des Fahrtenbuchs ist negativ besetzt. Ein Fahrtenbuch führen wird assoziiert mit Kontrolle und viel Pflegeaufwand. Was wirklich hinter einem Fahrtenbuch steckt, was die Anforderungen sind und wer überhaupt ein Fahrtenbuch führen sollte bzw. muss, darauf soll im Folgenden eingegangen werden.
Wer muss ein Fahrtenbuch führen?
Jedem Fahrer, der einen Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen bekommen hat, steht für die Versteuerung des geldwerten Vorteils ein Wahlrecht zu. Zum einen gibt es die Option, den Firmenwagen nach der 1%-Methode pauschal zu versteuern oder ein Fahrtenbuch führen. Welche Methode die jeweils kostengünstigere ist, hängt von vielen Faktoren ab und kann mittels eines Firmenwagenrechners für jeden Fahrer individuell ermittelt werden.
Jedoch gibt es auch Sonderfälle, in denen Fahrer zur Führung eines Fahrtenbuchs verpflichtet werden. Dies ist dann der Fall, wenn eine Ordnungswidrigkeit im Straßenverkehr begangen worden ist und der Halter des Fahrzeugs nicht in der Lage ist, den Fahrer zu benennen, der den Verstoß begangen hat.
Fahrtenbücher richtig führen
Das Führen eines Fahrtenbuches per Hand ist mit einem gewissen Aufwand verbunden. Es gibt Fahrtenbuch Regeln die eingehalten werden müssen, damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird. Was bei den einzelnen Regeln zu beachten ist, soll im Folgenden vorgestellt werden.
a.) Zeitnahe Erfassung der Daten
Die Fahrten sollten sofort oder spätestens am Ende des Tages erfasst werden. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Fahrten nicht vergessen oder Manipulationen vorgenommen werden.
b.) Lückenlose Aufzeichnung
Das Finanzamt kontrolliert, ob das Fahrtenbuch vollständig ist. Berufliche Fahrten sind für die Anerkennung als Dienstfahrt mit den Angaben vom Datum, dem Fahrtziel, den Grund für die Fahrt sowie beispielsweise bei einem Kundenbesuch auch der Name des Kunden anzugeben. Ferner ist der Kilometerstand zu Fahrtbeginn und am Fahrtende zu dokumentieren. Weist das Fahrtenbuch Lücken auf, wird es vom Finanzamt nicht anerkannt und für die Berechnung des geldwerten Vorteils die 1%-Methode angewendet. Dies gilt auch, wenn zum Beispiel Unstimmigkeiten bei dem Kilometerstand auftreten. Daher sollte man dem Finanzamt aktiv erklären, wenn beispielsweise das Fahrzeug längere Zeit nicht benutzt worden ist.
c.) Privatfahrten
Die Dokumentation einer Privatfahrt ist deutlich einfacher. Es müssen keine Angaben zum Grund der Fahrt oder dem Ziel gemacht werden. Lediglich das Datum und der Kilometerstand sind zu erfassen. Diese Art der Dokumentation ist auch ausreichend, wenn Fahrten vom Wohnort zur Arbeitsstätte mit dem Dienstwagen zurückgelegt werden. Hier genügt ein Vermerk im Fahrtenbuch, dass es sich um den Arbeitsweg handelt. Im Fahrtenbuch sind beruflich und privat veranlasste Fahrten genauestens zu trennen. Wird beispielsweise eine berufliche Fahrt aus privaten Gründen unterbrochen, ist das im Fahrtenbuch eindeutig auszuweisen.
d.) Gebundenes Fahrtenbuch
Das Finanzamt erkennt das Fahrtenbuch nur dann an, wenn es gebunden ist. Lose Blattsammlungen sowie herausgerissene oder hinzugefügte Seiten in einem Fahrtenbuch führen dazu, dass es nicht akzeptiert wird. Damit soll die Manipulationssicherheit gewährleistet werden.
e.) Manipulationssicherheit
Das Fahrtenbuch darf nicht manipuliert werden. Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen werden können. Werden Änderungen vorgenommen, sind diese eindeutig als solche zu kennzeichnen. Das bedeutet, dass der vorherige falsche Eintrag immer noch lesbar sein muss und die Korrektur entsprechend darunter vorgenommen wird. Auf diese Weise bleibt es objektiv für einen Dritten nachvollziehbar, was geändert worden ist.
Ein Fahrtenbuch ausfüllen ist mit großer Sorgfalt verbunden. Bereits kleine Fehler können dazu führen, dass das Fahrbuch vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Daher ist es empfehlenswert, sich im Voraus ein Fahrtenbuch Beispiel anzuschauen, um es dann korrekt auszufüllen. Auch der Steuerberater kann beraten, wie das Fahrtenbuch korrekt ausgefüllt wird.
Wichtig ist, dass das Buch dokumentenecht ausgefüllt wird. Eintragungen dürfen demnach nur mit einem dokumentenechten Stift oder einem Kugelschreiber vorgenommen werden. Eintragungen mit Füller oder Bleistift könnten im Nachhinein wieder geändert werden. Genauso darf auch kein Tipp-Ex verwendet werden, sondern fehlerhafte Angaben sind durchzustreichen und separat zu korrigieren. Die alte Form muss noch lesbar sein.
f.) Abkürzungen
Das Ausfüllen des Fahrtenbuchs ist eine unliebsame Aufgabe. Bei komplizierten Namen oder der Dokumentation von langen Straßennamen wird die Schrift schnell zu einem Gekritzel. Der Bundesfinanzhof hat jedoch in mehreren Urteilen festgelegt, dass die Richtigkeit und Vollständigkeit des Fahrtenbuchs jederzeit objektiv nachprüfbar sein muss.
Das bedeutet, dass die Abkürzung von häufig wiederkehrenden Namen nur dann möglich ist, wenn die Kürzel verständlich sind oder am besten auf einem Erläuterungsblatt erklärt werden.
g.) Umwege
Vorsicht ist geboten, wenn Umwege gefahren werden. Weicht die tatsächliche gefahrene Kilometeranzahl deutlich von der kürzesten Strecke ab, wird vom Finanzamt vermutet, dass es sich um eine private Fahrt gehandelt hat. Daher sollte im Fahrtenbuch der Grund für den Umweg dokumentiert werden. Die Finanzgerichte definieren eine Strecke als Umweg, die um mehr als 24 Prozent von der kürzesten Strecke abweicht.
Das elektronische Fahrtenbuch
Aufgrund des Papier- und Zeitaufwandes bei manuell geführten Fahrtenbüchern wechseln viele Unternehmen zu einem elektronischen Fahrtenbuch. Ein elektronisches Fahrtenbuch bedeutet nicht, dass die Fahrten in einem Word- oder Exceldokument aufgelistet werden. Dies würde der Manipulationssicherheit entgegenstehen, da Änderungen nicht nachvollzogen werden können.
Es ist also eine spezielle Fuhrparksoftware zu verwenden. Die Software zeichnet über GPS in Verbindung mit einer App die zurückgelegte Strecke auf. Der Fahrer muss anschließend nur noch die Zuordnung vornehmen, ob es sich um eine privat oder betrieblich veranlasste Fahrt handelt. Dabei greift die 7-Tage-Regel für elektronische Fahrtenbücher. Diese bedeutet, dass Fahrten, die automatisch aufgezeichnet wurden, nur innerhalb von sieben Tagen kategorisiert oder geändert werden können. Das hat zur Folge, dass Kundennamen oder die Zuordnung als privat- oder betrieblich veranlasste Fahrt nur in dieser Frist vorgenommen werden dürfen. Daher empfiehlt es sich unbedingt, dass eine Erinnerung rechtzeitig via E-Mail oder Push-Benachrichtigung erfolgt, um den Zeitraum nicht zu verpassen.
Ferner muss die Software dokumentieren, wenn Eingaben geändert worden sind sowie eine Änderungshistorie aufzeichnen, damit Manipulationen ausgeschlossen werden können.
Fazit
Ein Fahrtenbuch führen ist kein Hexenwerk. Es kommt darauf an, die Fahrten manipulationssicher zu dokumentieren, um nur die privaten Fahrten versteuern zu müssen. Ein elektronisches Fahrtenbuch kann gegenüber der manuellen Methode eine wertvolle Hilfe sein, da dann die Fahrten automatisch aufgezeichnet und nur noch als berufliche oder private Fahrt zugeordnet werden müssen. Die Softwareprogramme unterstützen auch dabei, dass die Dokumentation rechtssicher erfolgt, sodass es später mit dem Finanzamt keine böse Überraschung gibt.