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Digitale Fahrzeugakte
Unternehmer kennen das Problem, je größer ein Fuhrpark ist, umso mehr wachsen Aktenberge und Datenaufwand, eine Herausforderung für das Fuhrparkmanagement. Ganz gleich ob TÜV Berichte, diverse Gutachten oder Leasing- und Kaufverträge, die Liste möglicher Aktenstapel ist lang. Doch Hilfe ist in Sicht mit fleetster, denn damit wird intelligentes Vertriebsmanagement kombiniert mit der digitalen Fahrzeugakte. So wird alles einfach, übersichtlich und leicht zu handeln.
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Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick
1. Alle Daten auf einen Blick
Es wird ein schneller Zugriff auf die Stammdaten sowie eine zentrale Erfassung ermöglicht. Unfallbilder, Rechnungen, Policen, Polizeiberichte oder Fahrzeugbriefe aber auch sämtliche anderen Originaldokumente können optimal verwaltet und abgelegt werden. Excel Tabellen und Outlook gehören endlich der Vergangenheit an. Papierkram war gestern, erleben Sie ab sofort die papierlose Realität. Durch intelligente Dokumentenmanagements haben Sie auf alle Formulare und Dokumente immer und jederzeit Zugriff. Die zentrale Archivierungsfunktion gewährleistet Ihnen stets einen superschnellen Zugriff auf sämtliche Formulare oder Dokumente.
2. Ordnen und Speicherfunktion
Sie werden erleben, es ist jetzt ganz einfach, ihre Kaufverträge und Dokumente abzuspeichern und diese spielend leicht dem jeweiligen Fahrzeug zuzuordnen.
3. Die geniale Erinnerungsfunktion
Es gibt viele Dokumente, für die nun einmal ein Termin notwendig ist. Sollten Sie also bei bestimmten Dokumenten einen Termin hinterlegt haben, können Sie einfach per E-Mail eine Push Meldung als Erinnerungsbenachrichtigung einstellen. Insbesondere, wenn es um die Einhaltung der gesetzlichen Fristen im Rahmen der Begutachtung (Pickerl) nach § 57a geht, ist die Erinnerungsfunktion sehr hilfreich und erleichtert die Planung erheblich.
Die Möglichkeit, Dokumente jederzeit Fahrzeugspezifisch abzulegen
Unter dem Reiter "Dokumente" ist es ganz einfach, für jedes angelegte Fahrzeug mit nur einem Klick beliebig viele Unterlagen zu benennen oder einfach abzulegen. Auch dies ist eine bedeutende Arbeitserleichterung. So stellen Sie sicher, dass sämtliche Dokumente pro Fahrzeug gesammelt und abrufbar sind sowie nicht mehr verloren gehen können. Rund um das Fahrzeug sind viele administrative Prozesse vonnöten, die digitale Fahrzeugakte unterstützt Sie dabei stets optimal. Möchten Sie sich beispielsweise einen Überblick über Beschaffungsverträge verschaffen, von allen Fahrzeug-zugehörigen Dokumenten die gesammelte Ablage einsehen oder bestimmte Rechnungen zuordnen, so ist dies überhaupt kein Problem mehr.
Testen Sie ebenfalls den Rest der fleetster Fuhrparkmanagement-Lösung. Neben der digitalen Fahrzeugakte gibt es zahlreiche weitere Funktionen, die Ihren Alltag erleichtern.
Durch intelligentes Fuhrparkmanagement Kosten und Zeit sparen
Die intelligente Dokumentenablage ermöglicht es, bei jedem einzelnen Fahrzeug den genauen Überblick zu behalten und neu hinzukommende Unterlagen korrekt und umgehend zuzuordnen.
Falls bei einem bestimmten Fahrzeug im Versicherungsdokument eine Klausel nachgelesen werden muss, sollte dies natürlich nicht erst mühsam unter einem Stapel von Zetteln gesucht werden müssen. Nicht nur deshalb ist beim Vertrags- und Fuhrparkmanagement eine intelligente Dokumentenablage so wichtig. Durch eine unübersichtliche, unbändige Zettelflut können sich im Vertragsmanagement nicht nur vermeidbare Kosten anhäufen, sondern auch jede Menge Zeit verloren gehen. So ist es beispielsweise keine Seltenheit, dass sich schnell mehr Kilometer anhäufen können, wenn der Leasingvertrag eines bestimmten Fahrzeuges nicht im Blick behalten wird. Die Planung mit einer intelligenten Dokumentenablage steigert erheblich die Effizienz und macht also bei der Fuhrparkauslastung einen ganz entscheidenden Unterschied. Das Vertragsmanagement und die digitale Akte zum Fahrzeug gewährleisten also nicht nur eine schnelle Übersicht über Fahrzeugbestand und auslaufende Verträge, sondern minimieren auch spürbar die administrative Flut.