Fuhrparkmanagement Excel

2. Jun 2021 | Von Tim Ruhoff

Einen Fuhrpark zu verwalten kann je nach Anzahl der Fahrzeuge sehr anspruchsvoll und zeitintensiv sein. Dabei gilt es nicht nur die Fahrzeuge, sondern ebenso die Fahrer im Blick zu behalten. Obwohl es inzwischen schon zahlreiche Angebote an Softwarelösungen für die Verwaltung des Fuhrparks gibt, wird eine Administration in Excel immer noch gerne in den Firmen genutzt. Was die Vor- und Nachteile des Fuhrparkmanagement Excel sind und welchen weiteren Nutzen die Softwarelösungen haben, darauf soll im Folgenden eingegangen werden.

Fuhrparkverwaltung mit Excel

Die Fuhrparkverwaltung über Excel ist immer noch in den Unternehmen weit verbreitet. Der Vorteil ist, dass die Verwaltung per Fuhrpark-Excel kostenlos ist. Im Internet gibt es zahlreiche Excel-Vorlagen zum Download. Eine Fuhrparkmanagement-Software hingegen kostet Geld. Zum anderen haben sich die Fuhrparkleiter über die Jahre an die Excel-Lösung gewöhnt. Eine Umstellung auf ein neues System und der damit verbundene Aufwand wird gescheut. Hinzu kommt, dass auch die Excel-Vorlage auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann. Bei Softwarelösungen hingegen muss häufig der Prozess im Unternehmen auf den programmierten Ablauf der Software angepasst werden. Individuelle Änderungswünsche im Programm können mit zusätzlichen Kosten für das Unternehmen verbunden sein, da diese extra gemäß den Kundenwünschen programmiert werden. Jedoch darf man nicht unterschätzen, dass das Fuhrparkmanagement per Excel sehr zeitaufwendig ist. Damit hat das Unternehmen zwar auf den ersten Blick Kosten gespart, indem der Fuhrpark kostenlos verwaltet wird. Die Arbeitszeit der Mitarbeiter, die für den Bearbeitungsaufwand investiert wird, ist aber meistens deutlich teurer. Zudem ist das Fuhrpark-Excel fehleranfällig, weil keine Plausibilitätsprüfung erfolgt. Da mehrere Mitarbeiter mit der gleichen Datei arbeiten, kann nicht nachvollzogen werden, wer welche Eingaben, Änderungen oder Löschungen vorgenommen hat. Dadurch ist auch nicht ersichtlich, welchen Ansprechpartner man bei missverständlichen Einträgen oder bei Rückfragen kontaktieren kann. Es ist in einer Exceltabelle nichts nachvollziehbar und sie ist daher intransparent. Zudem besteht ein rechtliches Risiko gerade in Bezug auf Themen wie Datenschutz und Zugriffsrechten. Diese können in einer Exceltabelle nicht für einzelne Bereiche vergeben werden. Wer das Passwort kennt, hat immer die Möglichkeit, alle Daten einzusehen.

Auch die Auswertung von Daten ist schwierig. Zwar bietet ein Fuhrpark-Controlling-Excel schon viele Möglichkeiten, aber ein umfassender Überblick über die Fahrzeuge und deren Auslastung oder die Verwaltung von Fahrstrecken ist nicht möglich. Des Weiteren sind Excel-Dateien häufig mit der komplexen Datenverarbeitung im Rahmen der Fahrzeugverwaltung überlastet. Ferner verarbeitet Excel maximal zwei bestimmende Elemente. Daher können mithilfe der Tabellenkalkulation keine multidimensionalen Faktoren und erst recht keine dynamischen Prozesse abgebildet werden. Da diese Prozesse in Excel fehlen, müssen Mitarbeiter die Abläufe selbst ausführen, was Arbeitszeit und damit dem Unternehmen Geld kostet. Damit wird die scheinbar kostenlose Fuhrpark-Excel indirekt zum Kostenfaktor. Der manuelle Arbeitsaufwand durch die Mitarbeiter ist am Ende deutlich teurer als die Kosten für die Software. Zudem steigt mit der Anzahl der Fahrzeuge nicht nur der Aufwand, sondern es geht auch der Überblick verloren. Das Excel zum Fuhrpark-Controlling bietet nicht die Funktion, schnelle Auswertungen auf Knopfdruck zum Beispiel über die Kosten oder Auslastung zu bekommen. So bleiben auch Einsparpotentiale unentdeckt.

Umstellung auf eine Fuhrparkmanagement Software

Eine Fuhrparkmanagement Software ist genau für diese Zwecke konzipiert und damit sehr gut zur Verwaltung der Fahrzeuge geeignet. Wenn der Fuhrparkleiter sich zunächst unsicher ist, ob eine Softwarelösung wirklich einfacher und weniger zeitaufwendig ist, besteht bei zahlreichen Anbietern die Möglichkeit, das Programm zunächst kostenlos zu testen, um sich mit den Funktionen vertraut zu machen und den Nutzen zu erkennen. Durch das Austesten von verschiedenen Anbietern kann zudem überprüft werden, welche Software am besten zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Die Softwarelösung lässt sich unverbindlich für 30 Tage kostenlos testen. Unternehmen gehen keinerlei Risiko ein. Die Umstellung von Excel auf die Fuhrparkverwaltungssoftware ist ganz einfach. Über einen persönlichen Zugang kann der Fuhrparkleiter sich im Programm registrieren. Ein Download der Software ist nicht notwendig. Die Excel-Dateien lassen sich in das Programm einlesen, sodass eine erneute zeitaufwendige Anlage der Fahrzeuge entfällt. Zudem verhindert die automatische Datenübertragung, dass sich manuelle Tippfehler beim Einpflegen einschleichen können. In einer Fuhrparkmanagement-Software sind schon umfangreiche Voreinstellungen für die Verwaltung eines Fuhrparks hinterlegt. Somit kann es sofort losgehen. Die Handhabung der Software ist selbsterklärend. Es Bedarf auch keiner fachlichen Einweisung oder Schulung durch den Softwareanbieter. Sollten dennoch Fragen bestehen, stehen die Mitarbeiter aus dem Supportteam mit Rat und Tat zur Seite.

Softwareanbieter

Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter von Fuhrparkmanagement-Softwaren auf dem Markt. Um einen ersten Eindruck davon zu erhalten, was die Software können sollte, empfiehlt es sich, dass der Fuhrparkleiter eine Auflistung darüber erstellt, welche Punkte durch das Programm abgedeckt werden müssen. In einem zweiten Schritt sollte sich der Fuhrparkleiter mit den angebotenen Systemen und deren Funktionsweisen vertraut machen. Dabei kann er seine Liste zurate ziehen, welche Prozesse zwingend in der Software abgebildet werden müssen und auf welche Bausteine er verzichten kann. Je weniger umfangreich die Software sein muss, umso günstiger ist der Preis.

Als Hilfestellung gibt es auch Internetseiten, die Fuhrparkverwaltungs-Softwaren testen und die Vor- und Nachteile übersichtlich darstellen. Zudem sind Checklisten verfügbar, die die Funktionen der einzelnen Programme miteinander vergleichen.

Hat der Fuhrparkleiter eine engere Auswahl über die für ihn in Frage kommenden Systeme getroffen, kann er sich auf den Internetseiten der jeweiligen Anbieter näher über die Software informieren. Für einen ersten Eindruck können auf den Internetseiten der meisten Anbieter auch Demoversionen der Software kostenlos für mehrere Wochen getestet werden. Ferner gibt es direkte Ansprechpartner, die bei Fragen sowohl telefonisch als auch per Mail oder Live-Chat zur Verfügung stehen.

Leistungsstarke Systeme gibt es bereits gegen eine kleine monatliche Gebühr. Die meisten Systeme arbeiten cloudbasiert. Der Vorteil an einer cloud-basierten Lösung ist, dass kein Speicherplatz auf den Rechnern der Unternehmen verloren geht und von mehreren PCs oder anderen mobilen Endgeräten unabhängig von Ort und Zeit auf die Daten zugegriffen werden kann. Zudem finden regelmäßig Updates statt, um den aktuellen Datenschutz- und Rechtsvorschriften nachzukommen. Bei der fest installierten Fuhrparkmanagement-Software hingegen müssen Updates immer wieder dazu gekauft werden. Ferner ist das Programm nur an dem PC nutzbar, auf welchem es installiert ist. Die Updates müssen manuell installiert werden. Wird dies nicht gemacht, veraltet der Standard der Software auch sehr schnell. Daher ist die Cloud-Lösung zu bevorzugen.

Vorteile Fuhrparkmanagement-Software gegenüber Excel

Mit einer Fuhrparkmanagement-Software haben Fuhrparkleiter ihre Fahrzeuge und ihre Fahrer im Blick. Alle wesentlichen Daten zu den Fahrzeugen sind gespeichert. Neben allgemeinen Informationen wie Erstzulassung sind in der digitalen Fahrzeugakte auch die Leasingverträge oder Rechnungen zu Reparaturen hinterlegt. Mit der Excel-Lösung hingegen nutzen Fuhrparkleiter neben der Tabellenkalkulation noch zahlreiche weitere Programme, um die Fahrzeugdaten verwalten zu können. Dabei besteht die Gefahr, schnell den Überblick zu verlieren.

Beispielsweise werden Termine für Inspektionen oder Hauptuntersuchungen in separaten Kalendern gepflegt, da es keine Schnittstelle zu Excel gibt. In einer Fuhrparksoftware sind die Termine zu jedem Fahrzeug im Programm hinterlegt. Die Erinnerung an einen fälligen Termin erfolgt automatisch zum Beispiel via E-Mail. Auf diese Weise können keine wichtigen Termine mehr vergessen werden. Dies trägt auch dazu bei, dass die Fahrzeugverfügbarkeit mit den Wartungsterminen abgestimmt werden kann.

Ebenso bietet Excel auch keine Möglichkeit, die Tankabrechnungen zu verwalten. Diese sind in der Datenbank des Tankkartenanbieters gespeichert. Eine Verknüpfung mit Excel kann nicht vorgenommen werden. In der Fuhrparkmanagementsoftware hingegen gibt es Schnittstellen, in welcher andere Programme wie die Tankkartenabrechnung eingebunden werden können. Auf diese Weise können alle wesentlichen Daten in einer Software übersichtlich jedem Fahrzeug zugeordnet werden. Dies erleichtert auch die Analyse der Daten, um beispielsweise Einsparpotentiale zu ermitteln.

Ferner bietet ein Fuhrparkmanagement-Excel auch keine Möglichkeit der Fahrzeugüberwachung an. Dabei kann dank GPS Steuerung der Fuhrparkleiter seine Fahrzeuge genau im Blick behalten und diese disponieren. Das bietet sich beispielsweise dann an, wenn Routen aufgrund von Änderungen der Kundenaufträge oder wegen Verkehrshindernissen umgeplant werden müssen. Zudem können die Strecken ausgewertet werden, um die Auslastung der Fahrzeuge zu analysieren oder sie für die nächste Planung weiterzuverarbeiten. Ergänzend kann die Routendokumentation als Grundlage genommen werden, um die Lenkzeiten der Fahrer nicht zu überschreiten. Ferner können aus der Dokumentation der Route auch Arbeitszeitnachweise für die Gehaltsabrechnung erstellt werden.

Vor allem sind die rechtlichen Aspekte bei der Verwendung der Excel-Lösung zu berücksichtigen. So können über Excel keine Zugriffsrechte auf bestimmte Bereiche definiert werden. Mitarbeiter, die mit der Excel-Tabelle arbeiten, sind in der Lage, alle dort enthaltenen Informationen zumindest zu sehen. Bei einer Fuhrparkmanagementsoftware hingegen gibt es die Möglichkeit, Zugriffsrechte für jede Person individuell zu gestalten. So kann beispielsweise die Personalabteilung nur die für sie relevanten Daten einsehen wie die Verträge zur Berechnung des geldwerten Vorteils. Die Logistik hingegen braucht andere Zugriffsrechte, um die Verfügbarkeit der Fahrzeuge einsehen zu können. Damit der Datenschutz gewährleistet ist, kann für jeden Nutzer individuell eingerichtet werden, welche Bereiche er sehen und auch bearbeiten kann. Zudem können die Änderungen in der Fuhrparkverwaltungssoftware nachverfolgt werden.

Aber auch an die Einhaltung wichtiger gesetzlicher Regelungen weist die Software hin. Beispielsweise ist es notwendig, dass die Führerscheine der Fahrer regelmäßig kontrolliert werden. Viele Fuhrparkleiter wissen gar nicht, dass so eine Kontrolle notwendig ist und bei einem Verstoß gegen das Fahren ohne Führerschein auch für den Fahrzeughalter Konsequenzen drohen. Die Software informiert den Fuhrparkleiter, wann eine Kontrolle wieder fällig ist. Zudem bietet sie die Möglichkeit, die Führerscheinkontrolle digital durchzuführen und damit alle Daten in der Software zu dem Fahrer zu dokumentieren. Excel hingegen kann solche rechtlichen Anforderungen nicht abdecken und den Fuhrparkleiter darauf hinweisen.

Fuhrpark Controlling

Um den Überblick über die Fahrzeuge und die Kosten zu behalten, ist es wichtig, die wesentlichsten Daten regelmäßig auszuwerten. Dazu gehören beispielsweise:

  • Anzahl der Fahrzeuge
  • Alter und Ausstattung der Fahrzeuge
  • Auslauf der Leasing- und Mietverträge sowie eventuelle Neuanschaffung
  • Einsatzplan der Fahrzeuge sowie Ersatzfahrzeuge bei Fahrzeugausfall
  • Wartungs- und Serviceintervalle
  • Kraftstoffverbrauch und aktuelle Kilometerleistung
  • Übersicht der Fahrer

Ziel der Datenanalyse ist es herauszufinden, was die Kostentreiber sind und ob der Fuhrpark wirtschaftlich arbeitet. So dient das Controlling zum einen dazu, die Betriebs- und Personalkosten zu senken, beispielsweise durch die Wahl kürzerer Routen mit geringerem Spritverbrauch oder das Zusammenlegen von Aufträgen. Zum anderen können durch die Auswahl der Fahrzeugtypen die passenden Fahrzeuge für die Anforderung des Unternehmens gefunden werden. Zudem ist zu überwachen, wann die Leasingverträge auslaufen, damit rechtzeitig eine Ersatzbeschaffung erfolgen kann und dabei auch ausreichend Zeit bleibt, um die Verträge zu verhandeln und damit die Miet- und Leasinggebühren zu senken. Vor allem ist auch die richtige Auslastung der Fahrzeuge eine wichtige Kennzahl, die Kosten zu senken. Wenn Fahrzeuge ungenutzt bleiben, verursachen sie trotzdem Kosten. Durch das Zusammenlegen von Aufträgen und die Optimierung von Routen können Fahrzeuge und damit ebenso Personal eingespart werden. Dazu zählt auch, die Wartungs- und Serviceintervalle so einzuplanen, dass ein Ersatzfahrzeug zur Verfügung steht. Ebenso sind auch die Reparaturaufwendungen je Fahrzeug eine wichtige Kennzahl. Weisen beispielsweise bestimmte Fahrzeugtypen höhere Pannenquoten auf, ist darauf zu reagieren. Zusätzlich gilt es auch das Fahrverhalten der Fahrer zu analysieren. Haben Mitarbeiter höhere Unfallquoten als andere, sind Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu reduzieren.

Excel ist ein sehr gutes Tabellenkalkulationsprogramm. Jedoch stößt das Programm bei der Vielfalt an Daten, die im Rahmen einer Fuhrparkverwaltung anfallen, schnell an seine Grenzen. In Excel können maximal zwei Faktoren miteinander verknüpft werden. Für die Fuhrparkverwaltung ist jedoch die Abbildung dynamischer Prozesse eine Voraussetzung.

Zwar kann Excel als Programm auf den ersten Blick kostenlos genutzt werden, jedoch Fallen die Kosten im Nachhinein an. Die Pflege der Daten in Excel ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Zudem müssen neben Excel noch weitere Programme genutzt werden z. B. zur Terminüberwachung oder Tankkartenabrechnung. Da sind Fuhrparkverwaltungsprogramme mit einer geringen monatlichen Gebühr am Ende häufig sogar noch kostengünstiger und die freigewordene Arbeitszeit kann für andere Tätigkeiten genutzt werden.

Auch das Controlling des Fuhrparks ist deutlich einfacher. Über eine auf die Verwaltung des Fuhrparks konzipierte Software können Kostentreiber aufgedeckt und Fahr- und Einsatzzeiten angepasst werden. Eine optimale Streckenplanung trägt zur Auslastung der Fahrzeuge sowie zur pünktlichen Lieferung bei, was die Kundenzufriedenheit erhöht.

Jedem Fuhrparkmanager ist es zu empfehlen, zumindest einmal eine kostenlose Testversion der Fuhrparkverwaltungssoftware auszuprobieren, um die Vorteile gegenüber Excel zu erkennen.