Fuhrparkmanagement Excel

Fuhrparkmanagement in Excel - alle Vor- und Nachteile auf einen Blick!

22. Juli 2022 | Von Tim Ruhoff

Ist Fuhrparkmanagement in Excel die beste Option? Wir klären auf! Alle Vor-und Nachteile für die Verwaltung in Excel und bessere Alternativen.

Fuhrparkverwaltung mit Excel bedeutet viel Zeitaufwand und versteckte Kosten

Die Fuhrparkverwaltung über Excel ist immer noch in vielen Unternehmen weit verbreitet. Der Vorteil dabei ist, dass die Verwaltung per Fuhrpark-Excel kostenlos ist. Im Internet gibt es zahlreiche Excel-Vorlagen zum Download. Eine Fuhrparkmanagement-Software hingegen kostet Geld. Fuhrparkleiter haben sich oft über die Jahre an die Excel-Lösung gewöhnt. Daher wird eine Umstellung auf ein neues System und der damit verbundene Aufwand oft gescheut. Excel wirkt bequem und die Vorlage kann einfach auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Bei Softwarelösungen hingegen muss häufig der Prozess im Unternehmen auf den programmierten Ablauf der Software angepasst werden. Individuelle Änderungswünsche im Programm können mit zusätzlichen Kosten für das Unternehmen verbunden sein, da diese extra gemäß Kundenwunsch programmiert werden.

Doch auch Excel kann sich schnell zu einem Kostenfaktor entwickeln, da der damit verbundene Zeitaufwand oft deutlich größer als der mit einer Softwarelösung ist. Zudem ist das Fuhrpark-Excel fehleranfällig, weil keine Plausibilitätsprüfung erfolgt. Da mehrere Mitarbeiter mit der gleichen Datei arbeiten, kann nicht nachvollzogen werden, wer welche Eingaben, Änderungen oder Löschungen vorgenommen hat. Dadurch ist nicht ersichtlich, welchen Ansprechpartner man bei missverständlichen Einträgen oder bei Rückfragen kontaktieren kann. Zudem besteht ein rechtliches Risiko bezüglich Datenschutz und Zugriffsrechten. Diese können in einer Exceltabelle nicht für einzelne Bereiche vergeben werden. Wer das Passwort kennt, hat die Möglichkeit, alle Daten einzusehen. Auch die Auswertung von Daten ist mit Excel schwierig. Ein umfassender Überblick über die Fahrzeuge und deren Auslastung sowie die Verwaltung von Fahrstrecken ist nicht möglich.

Des Weiteren sind Excel-Dateien häufig mit der komplexen Datenverarbeitung im Rahmen der Fahrzeugverwaltung überlastet. Excel verarbeitet maximal zwei bestimmende Elemente. Daher können mithilfe der Tabellenkalkulation keine multidimensionalen Faktoren und erst recht keine dynamischen Prozesse abgebildet werden. Da diese Prozesse in Excel fehlen, müssen Mitarbeiter die Abläufe selbst ausführen, was Arbeitszeit in Anspruch nimmt und damit dem Unternehmen Geld kostet. Damit wird die scheinbar kostenlose Fuhrpark-Excel indirekt zum Kostenfaktor. Zudem steigt mit der Anzahl der Fahrzeuge nicht nur der Aufwand, sondern der Überblick geht schnell verloren.

Fuhrparkverwaltung mit Excel
Fuhrparkverwaltung mit Excel

Umstellung auf eine Fuhrparkmanagement Software einfacher als gedacht

Eine Fuhrparkmanagement Software ist genau für diese Zwecke konzipiert und damit sehr gut zur Verwaltung der Fahrzeuge geeignet. Für Fuhrparkleiter besteht bei zahlreichen Anbietern die Möglichkeit, das Programm zunächst kostenlos zu testen, um sich mit den Funktionen vertraut zu machen. Durch das Austesten verschiedener Anbietern kann zudem überprüft werden, welche Software am besten zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Die Softwarelösung lässt sich unverbindlich für 30 Tage kostenlos testen.

Die Umstellung von Excel auf eine Fuhrparkverwaltungssoftware ist einfacher als gedacht. Über einen persönlichen Zugang kann der Fuhrparkleiter sich im Programm registrieren. Ein Download der Software ist nicht notwendig. Die Excel-Dateien lassen sich in das Programm einlesen, sodass eine erneute zeitaufwendige Anlage der Fahrzeuge entfällt. Zudem verhindert die automatische Datenübertragung, dass sich manuelle Tippfehler beim Einpflegen einschleichen können. Durch umfangreiche Voreinstellungen kann die Verwaltung per Software des Fuhrparks sofort beginnen. Die Handhabung ist dabei selbsterklärend. Bei Fragen stehen zudem Mitarbeiter als Supportteam mit Rat und Tat zur Seite.

Analyse der Fuhrparkdaten

Daten regelmäßig auszuwerten ist wichtiger Bestandteil des Fuhrparkmanagement. Dazu gehören beispielsweise:

  • Anzahl der Fahrzeuge
  • Alter und Ausstattung der Fahrzeuge
  • Auslauf der Leasing- und Mietverträge sowie eventuelle Neuanschaffung
  • Einsatzplan der Fahrzeuge sowie Ersatzfahrzeuge bei Fahrzeugausfall
  • Wartungs- und Serviceintervalle
  • Kraftstoffverbrauch und aktuelle Kilometerleistung
  • Übersicht der Fahrer

Ziel der Datenanalyse ist es Kostentreiber zu ermitteln. So dient das Controlling zum einen dazu, die Betriebs- und Personalkosten zu senken, beispielsweise durch die Wahl kürzerer Routen mit geringerem Spritverbrauch oder das Zusammenlegen von Aufträgen. Zu anderen kann das Auslaufen der Leasingverträge schnell ermittel werden. So haben Fuhrparkleiter ausreichend Zeit sich um Ersatz zu kümmern und Verträge zu verhandeln, die Miet- und Leasinggebühren senken. Auch die Analyse der Fahrzeugnutzung ist im Fuhrparkmanagement unumgänglich. Durch das Zusammenlegen von Aufträgen und die Optimierung von Routen können Fahrzeuge und damit ebenso Personal eingespart werden.

Die Analyse von Reparaturaufwendungen je Fahrzeug zur Ermittlung der Pannenquote, sowie die Analyse des Fahrverhaltens der Fahrer und die Ermittlung der Unfallquote sind alles wichtige Kennzahlen, die mit einer Fuhrparkmanagementsoftware einfach analysiert werden können. Über eine auf die Verwaltung des Fuhrparks konzipierte Software können Kostentreiber aufgedeckt und Fahr- und Einsatzzeiten angepasst werden. Eine optimale Streckenplanung trägt zur Auslastung der Fahrzeuge sowie zur pünktlichen Lieferung bei, was die Kundenzufriedenheit erhöht.

Excel stößt bei der Vielfalt an Daten, die im Rahmen einer Fuhrparkverwaltung anfallen, schnell an seine Grenzen. Zwar kann Excel als Programm auf den ersten Blick kostenlos genutzt werden, jedoch Fallen die Kosten im Nachhinein an. Die Pflege der Daten in Excel ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Fuhrparkverwaltungsprogramme sind da mit einer geringen monatlichen Gebühr häufig kostengünstiger und die freigewordene Arbeitszeit kann wiederum für andere wichtige Tätigkeiten genutzt werden.

Fuhrparkmanagement Software
Fuhrparkmanagement Software

Fuhrparkmanagementsoftwares einfach und kostenlos testen

Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter von Fuhrparkmanagement-Softwaren auf dem Markt. Es empfiehlt sich, dass der Fuhrparkleiter eine Auflistung darüber erstellt, welche Punkte durch das Programm abgedeckt werden sollten. In einem zweiten Schritt kann sich der Fuhrparkleiter mit den angebotenen Systemen und der Funktionsweisen vertraut machen.

Als Hilfestellung gibt es auch Internetseiten, die Fuhrparkverwaltungs-Softwars testen und die Vor- und Nachteile übersichtlich darstellen. Zudem sind Checklisten verfügbar, die Funktionen der einzelnen Programme miteinander vergleichen.

Hat der Fuhrparkleiter eine engere Auswahl über die für ihn in Frage kommenden Systeme getroffen, kann er sich auf den Internetseiten der jeweiligen Anbieter näher über die Software informieren. Für einen ersten Eindruck kann in den meisten Fällen eine Demoversion der Software kostenlos für mehrere Wochen getestet werden. Ferner gibt es direkte Ansprechpartner, die bei Fragen sowohl telefonisch als auch per Mail oder Live-Chat zur Verfügung stehen.

Leistungsstarke Systeme gibt es bereits gegen eine kleine monatliche Gebühr. Die meisten Systeme arbeiten cloudbasiert. Der Vorteil an einer cloud-basierten Lösung ist, dass kein Speicherplatz auf den Rechnern der Unternehmen verloren geht und von mehreren PCs oder anderen mobilen Endgeräten unabhängig von Ort und Zeit auf die Daten zugegriffen werden kann. Zudem finden regelmäßig Updates statt, um den aktuellen Datenschutz- und Rechtsvorschriften nachzukommen. Bei einer festinstallierten Fuhrparkmanagement-Softwarelösung hingegen müssen Updates gekauft werden und manuell installiert werden. Ferner ist das Programm nur an den PCs nutzbar, auf denen es installiert ist. Daher ist die Cloud-Lösung oft die bessere Lösung.

Vorteile von Fuhrparkmanagement-Softwares gegenüber Excel

Mit einer Fuhrparkmanagement-Software haben Fuhrparkleiter ihre Fahrzeuge und ihre Fahrer im Blick. Alle wesentlichen Daten zu den Fahrzeugen sind gespeichert. Neben allgemeinen Informationen sind in der digitalen Fahrzeugakte auch die Leasingverträge oder Rechnungen zu Reparaturen hinterlegt. Mit der Excel-Lösung hingegen nutzen Fuhrparkleiter neben der Tabellenkalkulation noch zahlreiche weitere Programme, um Fahrzeugdaten zu verwalten. Dabei besteht die Gefahr, schnell den Überblick zu verlieren.

Beispielsweise werden Termine für Inspektionen oder Hauptuntersuchungen in separaten Kalendern gepflegt. In einer Fuhrparksoftware sind diese Termine zu jedem Fahrzeug im Programm hinterlegt. Die Erinnerung an einen fälligen Termin erfolgt automatisch zum Beispiel via E-Mail. Auf diese Weise können keine wichtigen Termine mehr vergessen werden.

Ebenso bietet Excel auch keine Möglichkeit, die Tankabrechnungen zu verwalten. Diese sind in der Datenbank des Tankkartenanbieters gespeichert. Eine Verknüpfung mit Excel kann nicht vorgenommen werden. In der Fuhrparkmanagementsoftware hingegen gibt es Schnittstellen, um Tankkartenabrechnung einzubinden. Auf diese Weise können alle wichtigen Daten in einer Software übersichtlich jedem Fahrzeug zugeordnet werden.

Ferner bietet Excel auch keine Möglichkeit der Fahrzeugüberwachung an. Dabei kann dank GPS Steuerung der Fuhrparkleiter seine Fahrzeuge genau im Blick behalten und diese disponieren. Das bietet sich beispielsweise dann an, wenn Routen aufgrund von Änderungen der Kundenaufträge oder wegen Verkehrshindernissen umgeplant werden müssen. Auch die Auswertung der Strecken zur Bestimmung der Fahrzeugauslastung ist wichtig bei der Analyse des Fuhrpark.

Rechtlichen Aspekte spielen bei der Verwendung der Excel-Lösung zudem eine Rolle. So können über Excel keine Zugriffsrechte auf bestimmte Bereiche definiert werden. Mitarbeiter, die mit der Excel-Tabelle arbeiten, sind in der Lage, alle dort enthaltenen Informationen zumindest zu sehen. Bei einer Fuhrparkmanagementsoftware hingegen gibt es die Möglichkeit, Zugriffsrechte für jede Person individuell zu gestalten. So kann beispielsweise die Personalabteilung nur die für sie relevanten Daten einsehen wie die Verträge zur Berechnung des geldwerten Vorteils. Die Logistik hingegen braucht andere Zugriffsrechte, um die Verfügbarkeit der Fahrzeuge einsehen zu können. Damit der Datenschutz gewährleistet ist, kann für jeden Nutzer individuell eingerichtet werden, welche Bereiche er sehen und auch bearbeiten kann. Zudem können die Änderungen in der Fuhrparkverwaltungssoftware nachverfolgt werden.

Aber auch auf die Einhaltung wichtiger gesetzlicher Regelungen weist die Software hin. Beispielsweise ist es notwendig, dass die Führerscheine der Fahrer regelmäßig kontrolliert werden. Denn das Fahren ohne Führerschein hat auch für den Fahrzeughalter Konsequenzen. Die Software informiert den Fuhrparkleiter daher, wann eine Führerscheinkontrolle wieder fällig ist. Zudem bietet sie die Möglichkeit, die Führerscheinkontrolle digital durchzuführen und damit alle Fahrerdaten in der Software zu dokumentieren.