Fahrzeugübergabeprotokoll als Vordruck
15. Aug. 2021 | Von Tim Ruhoff
Die Verwaltung eines Fuhrparks funktioniert immer dann reibungslos, wenn die Beteiligten fundamentale Regeln einhalten. Das gilt gerade für Unternehmen, bei denen die einzelnen Fahrzeuge von unterschiedlichen Personen genutzt werden und ohne allgemeinverbindliche Abläufe schnell der Überblick verloren gehen würde. Das Fahrzeugübergabeprotokoll ist deshalb ein wichtiges Instrument, um einen effizienten Ablauf im Fuhrparkmanagement zu gewährleisten.
Das Protokoll zur Fahrzeugübergabe – Erleichterung im Fuhrparkmanagement
Im Mittelpunkt des Übergabeprotokolls Auto steht die Einhaltung von Vorschriften zur Fahrzeugsicherheit. Die Überprüfung von Bremsen und Reifendruck sowie die offizielle Fahrerunterweisung sind deshalb wichtige Kriterien für eine ordnungsgemäße Dokumentation und sollten in der Fahrzeugübergabe Checkliste auf keinen Fall fehlen. Ebenso müssen Fuhrparkverantwortliche aus versicherungsrechtlichen Gründen bei allen Fahrzeugnutzern auf die ordnungsgemäße Vorlage des Führerscheins achten. So wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen ein Fahrzeug entgegennehmen, ebenfalls sollten Ausstattungsgegenstände und offizielle Dokumente in der korrekten Anzahl erfasst und später mit den Angaben im Fahrzeugübernahmeprotokoll pdf verglichen werden. Sollte es zu einem Verlust von Navigationsgeräten, Fahrzeugpapieren oder Tankkarten gekommen sein, so sind Zeitpunkt und Verantwortlichkeit in jedem Übergabeprotokoll LKW oder PKW eindeutig definiert und nachvollziehbar.
Zur Vollständigkeit des Fahrzeugübergabe Protokolls ist es selbstverständlich notwendig, dass die spezifische Fahrzeug- und Halternummer des genutzten Fortbewegungsmittels eindeutig registriert wird, ebenso ist der aktuelle Kilometerstand in das Übergabeprotokoll Auto zu übernehmen. So kann nachvollzogen werden, welche Person mit dem Kraftfahrzeug unterwegs war, welche Strecke zurückgelegt wurde und welche Kosten in diesem Zeitraum entstanden sind. Das Fahrzeugübergabeprotokoll wird anschließend unterschrieben und erhält einen offiziellen Status, wobei die beteiligten Personen eine Kopie erhalten, um sich absichern und auf die erfassten Daten berufen zu können.
Die perfekte Dokumentation – Die wichtigsten Inhalte im Fahrzeugübergabe Protokoll
Optimierung des Fuhrparkmanagement – Details im Fahrzeugübergabeprotokoll Vordruck
Die Protokollierung der Fahrzeugübergabe ist in einem Fuhrpark ein notwendiger Vorgang, der die Verwaltung von Fahrzeugen erleichtert und allen Beteiligten Rechtssicherheit ermöglicht. Beschädigte oder mangelhafte Fahrzeuge können nachvollziehbar der Reparatur oder Überprüfung übergeben werden, dadurch können alle Personen, die Firmenfahrzeuge nutzen, auf die Verkehrstüchtigkeit ihres Autos vertrauen. Das Übergabeprotokoll sollte deshalb alle wesentlichen Detailfragen rund um das Fahrzeug beantworten und insbesondere folgende Informationen beinhalten:
• Informationen zum Fahrzeughalter
• Allgemeine Informationen zum Fahrzeug
• Technische Details des Fahrzeuges
• Übersicht zu vorhandenen Dokumenten
• Informationen zu Sonderausstattungen und Zubehör
• Visuelle Dokumentation des Fahrzeugzustands
• Beschreibungsmöglichkeiten für Mängel und Schäden
• Textfelder für Ergänzungen
• Unterschriftsfelder
Einfach bequem nutzen - kostenloser Vordruck zum Fahrzeugübergabeprotokoll
Standardisierte Übergabeprotokolle, Checklisten und Servicehefte stehen mittlerweile in zahlreichen Variationen online zur Verfügung. Viele Fuhrparkverantwortliche nutzen deshalb bereits die Bequemlichkeit der Digitalisierung, um auf vorkonfigurierte PDF-Dateien zurückzugreifen. Das ist die einfachste und sparsamste Variante. Sie können das Dokument meist nach dem Ausdruck ohne weitere Hilfsmittel nutzen, um alle relevanten Daten aufzunehmen und nach Unterschrift aller Beteiligten für eine mögliche weitere Verwendung zu archivieren.
Aktuelle Möglichkeiten der digitalen Fahrzeug-Protokollierung
Eine Alternative zur handschriftlichen Erfassung der Daten im Fahrzeugübergabeprotokoll Vordruck ist die Nutzung moderner Dokumentensysteme, bei denen die Möglichkeit besteht, alle wichtigen Übergabeprotokolle digital auszufüllen. Das bietet den Vorteil, dass die visuelle Dokumentation von Mängeln und Schäden sofort in das Formular-Format übernommen werden kann und die Möglichkeit besteht, die notwendigen Unterschriften zumindest bei der Tablet-Version ebenfalls digital zu leisten. Die Erfahrung zeigt allerdings, dass trotz moderner Technik der Papierausdruck noch weit verbreitet ist oder aus Sicherheitserwägungen beide Varianten nebeneinander existieren.
Moderne Apps werden zukünftig zu einer deutlichen Erleichterung der Dokumentation beitragen, da Schäden oder Zwischenfälle bequem von unterwegs an den Fuhrparkmanager gemeldet werden können. Dieser übernimmt die Angaben bereits vor der tatsächlichen Übergabe in sein digitales Protokoll, allerdings ist der Einsatz technischer Hilfsmittel immer von der Umsetzbarkeit innerhalb des Unternehmens und der tatsächlichen Nutzen-Aufwand-Relation abhängig. Viele digitale Anwendungen sind noch sehr anfällig und erfüllen nicht das Sicherheitsbedürfnis des Fuhrparkmanagement, so dass ein Fahrzeugübergabeprotokoll Vordruck weiterhin in allen Fuhrparkverwaltungen vorhanden sein sollte.
Nützliche Dokumente – Riesige Auswahl im Portfolio
Die Übergabeprotokolle LKW und PKW sind besonders nützliche Dokumente, die Sie zur Verwaltung Ihres Fuhrparks und zur Erleichterung von Abläufen einsetzen können. Wir verfolgen das Ziel, Unternehmen gerade im Bereich Fuhrparkmanagement bestmöglich zu entlasten, so dass wir Ihnen unsere Artikel zu den Themen Dienstwagenüberlassung, Unfallbericht und Tageskontrollblatt ganz besonders empfehlen.