Fuhrparkleiter
1. Juli 2021 | Von Tim Ruhoff
Ein Fuhrparkleiter trägt die Verantwortung für die Verwaltung der Fahrzeuge eines Unternehmens. Was im Rahmen des Fuhrparkmanagements die Aufgaben eines Fuhrparkleiters sind, welche Pflichten damit verbunden sind und welche technische Unterstützung es für die Administration der Fahrzeuge gibt, darauf soll im Folgenden eingegangen werden.
Was macht ein Fuhrparkleiter?
Was macht ein Fuhrparkleiter? Diese Frage kann nicht mit einem Satz beantwortet werden. Die Fuhrpark Aufgaben und Verpflichtungen eines Fuhrparkmanagers sind sehr facettenreich. Dabei trägt er die Verantwortung rund um das Thema Fahrzeugverwaltung. Auf die einzelnen Themenbereiche der Stellenbeschreibung soll nun genauer eingegangen werden.
a.) Organisation und Planung
Zunächst einmal obliegt dem Leiter des Fuhrparks die Organisation und Planung der Fahrzeuge. Die Fahrzeuge sollen einsatzbereit sein und in der richtigen Anzahl am jeweiligen Ort zur Verfügung stehen. Dabei hat er die Fahrzeuge so zu disponieren, dass sie optimal ausgelastet sind. Standzeiten kosten dem Unternehmen wertvolles Geld. Ferner sind die Fahrzeugrouten entsprechend zu planen, dass ein reibungsloser Ablauf der Unternehmensprozesse gewährleistet ist. Demgemäß sind die Fahrzeugbuchungen und die Routenplanung mit dem Auftragsmanagement abzustimmen, damit möglichst viele Kundenaufträge innerhalb einer kurzen Zeit bearbeitet werden können. Das Ziel ist es dabei, Umwege sowie den zusätzlichen Einsatz von Fahrzeugen zu vermeiden. Möglichst sollte auch die Rückfahrt so organisiert sein, dass es keine Leerfahrten gibt, sondern ebenfalls in der Auftragsbearbeitung berücksichtigt wird. Damit tragen die Manager eines Fuhrparks auch eine hohe Budgetverantwortung und können zur Kostenoptimierung beitragen. Zusammengefasst hat der Flottenmanager den Fuhrpark so zu organisieren und zu planen, dass die Fahrzeuge wirtschaftlich eingesetzt werden.
b.) Beschaffung der Fahrzeuge
Die Optimierung der Kosten beginnt bereits mit der Beschaffung der Fahrzeuge. In den Kaufprozess ist der Leiter aktiv eingebunden. Dabei ist die Entscheidung zu treffen, welche Fahrzeugtypen in welcher Anzahl das Unternehmen wirklich benötigt. Die strategische Planung muss dabei berücksichtigen, ob jedem Mitarbeiter ein eigener Firmenwagen zur Nutzung zur Verfügung stehen soll oder ob sich mehrere Beschäftigte ein Poolfahrzeug teilen. Die Größe des Fuhrparks ist so zu wählen, dass die Standzeiten der Fahrzeuge möglichst minimiert werden. Zugleich müssen aber auch genügend Ersatzfahrzeuge zur Verfügung stehen, wenn andere Fahrzeuge aufgrund von Reparaturen oder Unfällen ausfallen. Zudem ist zu kalkulieren, ob die Fahrzeuge gekauft oder lieber vom Unternehmen geleast werden sollen. Der Vorteil am Leasing ist, dass das Unternehmen sein Kapital nicht in der Fahrzeugflotte binden muss und auf diese Weise die Liquidität geschont wird. Der Nachteil ist, dass das Unternehmen mit dem Leasingvertrag langjährige Verpflichtungen eingeht, die wiederum verwaltet werden müssen. Hier gilt es, sich als Leiter des Fuhrparks vorab mit den verschiedenen Angeboten der Leasinggesellschaften und Automobilhersteller auseinanderzusetzen, um die optimale Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Ferner hat der Flottenmanager zu beachten, wann die Leasingverträge auslaufen und Ersatzfahrzeuge beschafft werden müssen. Zum einen ist dabei zu hinterfragen, welcher Fahrzeugtyp unter Berücksichtigung der Geschäftsentwicklung zu besorgen ist und zum anderen sind rechtzeitig die Angebote zu vergleichen, um die besten Vertragskonditionen aushandeln zu können.
c.) Kostenoptimierung
Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken, ist das Ziel eines jeden Unternehmens, um wirtschaftlich arbeiten zu können. Bereits an den vorherigen beiden Themengebiete wurde deutlich, welche Einflussmöglichkeiten der Fuhrparkmanager bei der Beschaffung und der Organisation der Fahrzeuge auf die Kosten des Unternehmens hat. Nicht nur die Größe des Fuhrparks ist für die Höhe der Kosten entscheidend, sondern auch die laufenden Kosten der Fahrzeuge. Die Auslastung der Flotte und die optimierte Routenplanung wirken sich auf die Fuhrparkkosten aus. Dazu zählt auch das Kraftstoffmanagement. Zum einen gehört dazu die Tankkarten und Tankbelege zu verwalten. Dies beinhaltet eine Überprüfung, ob alle Tankbelege vorliegen, ob diese richtig sind und sie anschließend abzuheften. Außerdem sind die Tankdaten für die Fahrzeugkosten auszuwerten. Durch eine optimale Routenplanung können die Tankkosten gesenkt werden. Ebenso hat der Fahrstil auch einen Einfluss auf den Kraftstoffverbrauch. Im Rahmen der Kostenauswertung kann ermittelt werden, welcher Fahrer am kraftstoffsparsamsten unterwegs ist. Ein gutes Reportingsystem um Fahrzeugkosten zu analysieren und im Blick zu haben, ist für den Leiter eines Fuhrparks unumgänglich. Diese Analyse ist auch für die Beurteilung wichtig, ob die Nutzung der Fahrzeuge noch wirtschaftlich ist. Sind die Reparaturkosten, der Kraftstoffverbrauch sowie die Ausfallzeiten höher als der Restwert des Fahrzeugs, ist es Zeit dieses zu verkaufen.
d.) Sauberkeit und Hygiene
Die Fahrzeugflotte ist nicht nur ein Arbeitsmittel, um den Unternehmenszweck zu erfüllen. Der Fuhrpark stellt das Unternehmen auch nach außen dar. Die Fahrzeuge sollen Souveränität und Zuverlässigkeit repräsentieren und machen damit Werbung für das Unternehmen, um dessen Leistungen zu verkaufen. Den ersten Eindruck, den der Kunde von dem Firmenfahrzeug hat, wirkt sich darauf aus, wie er die Leistung des Unternehmens einschätzt. Daher sollten sich die Fahrzeuge immer in einem gepflegten Zustand befinden. Dafür Sorge tragen muss nicht der Leiter des Fuhrparks alleine, sondern kann die Fahrzeugpflege auch an die Fahrer übertragen. Dazu sind die Fahrer entsprechend für die Sauberkeit und Hygiene zu sensibilisiere und ihnen Zeiträume innerhalb der Arbeitszeit für die Pflege zur Verfügung zu stellen.
e.) Halterhaftung
Eine weitere Aufgabe des Leiters des Fuhrparks ist es, die Sicherheit zu gewährleisten. Dies beinhaltet die Organisation von Wartungen. Zum einen gehört dazu, die Wartungstermine der einzelnen Fahrzeuge der Fuhrparkflotte zu überwachen. Zum anderen sind die Fahrzeuge in einen verkehrssicheren Zustand zu versetzen, was auch regelmäßig zu überprüfen ist. Dazu ist technisches Geschick und Verständnis seitens des Managers des Fuhrparks von Vorteil. Zudem sind die Fristen für die Hauptuntersuchung zu überwachen. Überträgt ein Unternehmer seine Halterpflichten auf den Leiter des Fuhrparks, so ist dieser auch dafür haftbar, wenn ein Schaden passiert, der darauf beruht, dass er seinen Verpflichtungen nicht nachgekommen ist. Jedoch kann sich der Unternehmer von seiner Haftung nur frei machen, wenn er den Mitarbeiter sorgfältig ausgewählt hat. Die Risiken der Halterhaftung gehen erst dann wirksam über, wenn das Unternehmen die Pflichten einen zuverlässigen Mitarbeiter übertragen hat, der über die notwendige Sachkunde verfügt. Es ist also nicht möglich, die Sekretärin des Vorzimmers zur FuhrparkbeauftragtIn zu machen. Ein weiteres Kriterium ist, dass der Leiter des Fuhrparks auch alle Entscheidungen, die er verantworten muss, treffen kann. Die Übertragung der Verantwortung für den Fuhrpark und die damit verbundene Haftung sollte schriftlich in einem Vertrag fixiert werden. Sind diese Voraussetzungen gegeben, trägt ab diesem Zeitpunkt der Leiter des Fuhrparks die Verantwortung, aber auch die Risiken.
Die Halterhaftung bedeutet für den Flottenmanager viel Arbeit. Zum einen hat er dafür Sorge zu tragen, dass die Termine für die Hauptuntersuchung sowie die regelmäßigen Wartungen eingehalten werden. Zum anderen hat er die Regeln der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) umzusetzen.
f.) Unfallverhütungsvorschriften
Die UVV sind Vorschriften der gesetzlichen Unfallversicherung, die verbindlich eingehalten werden müssen. Die Regelungen sollen die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz gewährleisten. Die UVV-Vorschriften legen fest, dass die Fahrer vor der ersten Fahrt sowie einmal jährlich zu unterweisen sind. Dies beinhaltet eine Einweisung in die Fahrzeugtechnik, die Vorgehensweise zur Überprüfung von Mängeln sowie das richtige Verhalten bei einem Unfall. Dabei hat der Fuhrparkleiter die Fahrer auch für eine defensive Fahrweise zu sensibilisieren, die sowohl zur Verkehrssicherheit als auch zur Schonung des Kraftstoffverbrauchs beiträgt. Die erfolgte Unterweisung ist vom Fuhrparkleiter zu dokumentieren.
Eine wichtige Aufgabe des Leiters ist es, die Fahrzeuge auf Verkehrssicherheit zu kontrollieren. Dazu ist es erforderlich, dass einmal im Jahr ein Sachverständiger die Fahrzeugprüfung vornimmt. In den meisten Unternehmen wird dazu der Leiter des Fuhrparks ausgebildet, da er über die größte Fachkompetenz in diesem Bereich verfügt.
Außerdem hat der Leiter des Fuhrparks darauf zu achten, dass nur Mitarbeiter ein Fahrzeug fahren, die auch über einen gültigen Führerschein verfügen, ansonsten würde sich der Leiter im Rahmen der Halterhaftung strafbar machen. Die Führerscheinkontrolle hat er daher mindestens zweimal jährlich durchzuführen.
Um auf den aktuellen Stand der UVV-Vorschriften zu bleiben, müssen sich die Flottenmanager regelmäßig fortbilden.
g.) Verwaltung
Neben der technischen Betreuung der Fahrzeuge ist auch ein hoher administrativer Betreuungsaufwand mit der Fuhrparkverwaltung verbunden. So hat der Manager des Fuhrparks dafür Sorge zu tragen, dass die Fahrzeuge ordnungsgemäß versichert werden.
Des Weiteren sind die Leasingverträge und die Zahlung der Leasingraten zu überwachen. Das Thema Vertragsverwaltung beinhaltet auch ebenso die Ausstellung von Dienstwagenüberlassungsverträgen für die Fahrer, in welchem die Rechte, aber auch Pflichten zusammengefasst sind. Darüber hinaus ist die Nutzung eines Dienstwagens für private Zwecke der Personalabteilung zu melden, damit diese den geldwerten Vorteil berechnen und entsprechend versteuern kann.
Ferner hat der Leiter auch die Bußgelder zu verwalten. So ist zu beachten, dass die Strafzahlungen rechtzeitig vom Unternehmen oder dem Fahrer gezahlt werden und auch während der Zeit des Fahrverbots kein Dienstwagen dem Arbeitnehmer überlassen wird.
h.) Risiko- und Schadensmanagement
Das Risiko, dass Fahrzeuge gestohlen werden, besteht gerade bei teuren Firmenwagen immer wieder. Daher hat der Leiter des Fuhrparks sich um den Diebstahlschutz zu kümmern.
Auch wenn präventiv überprüft wird und die Fahrer ausführlich unterwiesen werden, kann es doch dazu kommen, dass ein Unfall passiert und Schäden entstehen. In so einem Fall hat der Leiter den Schaden zu beheben und dafür die organisatorischen Vorbereitungen zu treffen. Darunter fällt auch, dass er die Kosten im Blick behält und den Schaden wirtschaftlich behebt. Des Weiteren ist die Werkstatt zu beauftragen und ggf. ein Ersatzfahrzeug bis zur erfolgten Reparatur zu organisieren. Eventuell muss auch ein Gutachter zur Rate gezogen werden, um die Schadenshöhe zu verifizieren. Zur Dokumentation des Schadens ist eine Schadensmeldung mit dem Unfallhergang und der Beschreibung des Schadens zu erstellen.
Zur Schadensprävention sollte geschaut werden, wie so ein Unfall in der Zukunft vermieden werden kann und ob die anderen Fahrer nachbelehrt und für eine umsichtige Fahrweise sensibilisiert werden müssen.
Ausbildung eines Fuhrparkleiters
Eine klassische Berufsausbildung zum Leiter eines Fuhrparks gibt es nicht. Dabei benötigt die Fuhrparkleitung Wissen in den unterschiedlichsten Bereichen. Daher ist das Fuhrparkmanagement auch keine Aufgabe, die neben dem „normalen Tagesgeschäft“ bewältigt werden kann. Ein Fuhrparkleiter sollte über eine technische Ausbildung verfügen. Jedoch sind die Verantwortlichkeiten der Fuhrparkleitung weitaus umfangreicher als nur die technische Beurteilung der Fahrzeuge. Neben der Vielzahl an rechtlichen Regelungen ist ebenso Organisationsgeschick sowie betriebswirtschaftliches Verständnis wichtig, um die finanziellen Risiken zu beherrschen.
Ferner sind die Aufbereitung und Analyse von Kosten sowie die kosten- und nutzenoptimierte Gestaltung von Prozessen für die Bereitstellung der Fahrzeuge komplexe Vorgänge. Daher bietet es sich an, die Fuhrparkleitung auch entsprechend auf ihre Fuhrpark Aufgaben hin auszubilden. Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter von Seminaren, die die Fuhrparkverantwortlichen zu den wichtigsten Themen schulen und ihnen das notwendige Rüstzeug an die Hand geben.
Diese Schulung sollte jedoch nicht nur bei der Übernahme der Position erfolgen, sondern regelmäßig wiederholt werden. Da sich die rechtlichen Anforderungen ständig ändern, ist es wichtig, dass der Fuhrparkmanager immer auf dem neuesten Stand bleibt.
Softwareunterstützung
Fahrzeuge planen, die rechtlichen Anforderungen einhalten, Management der Tankkarten usw. Die Leitung eines Fuhrparks ist nicht nur zeitaufwendig, sondern ein großer Kostenfaktor, der effizient gesteuert werden muss.
Um über alle Themenfelder den Überblick zu behalten, bietet sich die Nutzung einer Fuhrparkmanagementsoftware an. Über die Software können Termine überwacht, Fahrzeuge und Routen geplant sowie Dokumente digital abgelegt werden. Somit ist auch eine schnelle Auswertung und Analyse der Fahrzeugdaten möglich, um Kosteneinsparungen zu generieren.
Daneben können über die Software auch viele Aufgaben online abgedeckt werden, die früher nur analog vor Ort möglich waren. So kann beispielsweise die Führerscheinkontrolle oder die Unterweisung der Fahrer digital erfolgen, ohne das ein langwieriger Terminabstimmungsprozess notwendig ist.
Ferner können in der Software auch sämtliche Fahrzeugdaten einschließlich der Verträge hinterlegt werden. Auf diese Weise hat der Fuhrparkmanager alle Fahrzeuge, Kilometerstände, Kosten, Termine etc. in einer Software übersichtlich gebündelt. Die Erfassung der Daten ist häufig schon über Schnittstellen möglich, sodass eine manuelle Eingabe entfällt. Hilfreich ist auch die automatische Erinnerungsfunktion der Software, wenn Wartungstermine anstehen oder die jährliche Unterweisung notwendig ist.
Die Software reduziert den Verwaltungsaufwand für einen Fuhrpark erheblich. Zusätzlich ist die Software immer auf den neuesten Stand bei den rechtlichen Regelungen. Auf diese Weise kann der Fuhrparkleiter sein Haftungsrisiko reduzieren. Auch wird so gewährleistet, dass durch die Software alle erforderlichen Sachverhalte datenschutzkonform dokumentiert sind.
Fazit
Die Stellenbeschreibung eines Fuhrparkleiters ist sehr vielfältig. Er verwaltet nicht nur physisch die Fahrzeuge, sondern ist mit der Organisation von A bis Z betraut. Das macht den Job auf der einen Seite sehr interessant, erfordert zugleich aber auch viele Kenntnisse aus den verschiedensten Bereichen sowie ein gutes Organisationsgeschick.