Fuhrpark-Verwaltungs-Software

Einen Fuhrpark zu verwalten ist eine anspruchsvolle und zeitintensive Aufgabe. fleetster bietet eine Fuhrparkverwaltungslösung, um Fuhrparkmanagern den Alltag zu erleichtern.

Fuhrparkverwaltungssoftware

All die Dienstwagen und Poolwagen müssen organisiert werden. Der Themenumfang ist dabei groß. Von der Zahlung der Miet- und Leasingraten, bis hin zu den Terminen für TÜV und Wartungen, muss alles überwacht und verwaltet werden. Je größer die Anzahl der Fahrzeuge, umso schwieriger wird die Administration. Eine Unterstützung bietet eine Fuhrparkverwaltungssoftware, um den Überblick zu behalten.

Vorteile einer Fuhrparkverwaltungssoftware

Ein funktionierender Fuhrpark ist für ein Unternehmen wichtig. Wenn Fahrzeuge nicht einsatzfähig sind, weil Wartungen oder Termine zur Hauptuntersuchung verpasst wurden, kostet dies ein Unternehmen unnötig Geld. Abhilfe schafft hier eine Fuhrparkverwaltungssoftware. Mit der Software lassen sich alle Typen von Fahrzeugen organisieren vom PKW über LKW bis hin zu Baufahrzeugen. In einem dezentralen System sind alle wichtigen Daten zu jedem Fahrzeug hinterlegt. In den Stammdaten wird dazu jeder Fahrer und jedes Fahrzeug erfasst. Zu jeder Zeit und von jedem Ort der Welt kann auf die Daten zugegriffen werden. Die Systeme sind Cloud-basiert und verbrauchen keinen Speicherplatz auf den firmeneigenen Servern.

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Des Weiteren verfügt ein Fuhrparkverwaltungsprogramm über einen Terminkalender, der den Fuhrparkleiter über fällige Wartungen oder TÜV informiert.

Prozessoptimierung mit einer Fuhrparkverwaltungssoftware

Neben der Terminüberwachung ist es für einen effizienten Einsatz der Fahrzeuge wichtig zu wissen, wo diese sich gerade befinden und wann sie wieder zur Verfügung stehen. Nur so ist es möglich, die Kosten im Rahmen zu halten und die Fuhrparkgröße nicht unnötig aufzublähen. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Branche die Unternehmen tätig sind. Eine Fuhrparkverwaltungssoftware kann im Bereich Servicewagen für Dienstleistungsunternehmen oder in der Logistik genauso eingesetzt werden wie für die Vermietung von Autos oder im CarSharing. Mit einer guten Softwarelösung hat man seine Fahrzeuge im Überblick und das in Echtzeit.

Weitere Funktionen einer Fuhrparksoftware

Ein Fuhrparkverwaltungsprogramm bietet auch noch weitere Funktionen, um die Fahrzeuge zu überwachen und zu steuern, was Kosten und Zeit spart. So ist über das Programm eine elektronische Führerscheinkontrolle möglich, die regelmäßig durchzuführen ist, um eine negative Halterhaftung zu vermeiden. Ebenso kann ein Programm die Unterweisungen der Fahrer digital durchführen und dokumentieren. Des Weiteren können die Fahrzeuge mittels GPS-Technologie (Global Positioning System) geortet und die gefahrenen Strecken verfolgt werden. Die Bewegungsdaten werden in Echtzeit übertragen und die Fahrtrichtung angezeigt. Diese Daten können die Unternehmen für eine effiziente Routenplanung nutzen. Zugleich ist es damit möglich, die Routen vorschriftsmäßig zu dokumentieren, sodass Arbeits- und Fahrzeiten ordnungsgemäß ausgewiesen werden. Diese Funktion ermöglicht es auch, Fahrtenbücher digital zu führen und die Daten für das Finanzamt rechtssicher aufzubereiten. Zudem bietet die Lösung einen Diebstahlschutz, da jederzeit verfolgt werden kann, wenn das Fahrzeug von seiner geplanten Route abweicht.

Aber auch im Bereich des CarSharings kann die GPS Ortung genutzt werden, um frei verfügbare Fahrzeuge darzustellen. So ist es über eine Fuhrparkverwaltungssoftware möglich, dass Mitarbeiter oder Kunden sehen, welche Fahrzeuge an welchem Standort verfügbar sind und sich diese über eine Smartphone-App reservieren können. Wenn das Fahrzeug nach dem Gebrauch abgestellt wird, wird es in der App wieder an seinem aktuellen Standort sichtbar und kann gebucht werden. Die digitale Schlüsselverwaltung macht es zudem möglich, dass Fahrzeuge direkt genutzt werden können, ohne sich den Schlüssel an einer zentralen Stelle abzuholen. Dadurch ist rund um die Uhr und an jedem Ort das Ausleihen eines Fahrzeuges möglich, ohne an Personen und Öffnungszeiten gebunden zu sein. Gerade für Mitarbeiter, die viel im Außendienst unterwegs sind, ist diese Lösung eine deutliche Verbesserung, die zu mehr Zufriedenheit führt und zeitaufwendige Abstimmungsprozesse erspart. So ist es möglich, neben Terminen das gesamte Auftragsmanagement in einem System abzuwickeln.

Auch weitere Daten wie Tankdaten werden erfasst und können für Statistiken ausgewertet bzw. der Tank für den nächsten Mitarbeiter oder Kunden gefüllt werden. Die Nutzung eines externen Systems ermöglicht zudem, dass mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen für ihre Auswertungen auf die Daten zugreifen können, wodurch eine Beschleunigung der Prozesse möglich ist. Zudem sind die Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig und damit nicht auf die Zuarbeit von Kollegen angewiesen. Dabei sind die Zugriffsrechte so definiert, dass Personen nur die Daten einsehen können, die für die Erledigung ihrer Arbeit wesentlich sind. Über Schnittstellen können die Daten in andere Programme übertragen und weiterverarbeitet werden.

Kostenmanagement

Insbesondere für die Finanzbuchhaltung ist auch die Kostenübersicht arbeitsmindernd. Die Software bildet alle Kosten ab, die im Zusammenhang mit den Fahrzeugen anfallen. Gerade durch die Integrationsmöglichkeit von Tankkarten kann hier der Spritverbrauch nachverfolgt werden. Zugleich werden Kostenfresser sichtbar und damit Einsparpotenziale aufgezeigt. Da alle Daten in einer Plattform gebündelt zusammengefasst sind, ist die Analyse von Kosten und die Aufbereitung von Statistiken mit wenigen Klicks erledigt. Wichtig bei einem Fuhrparkmanagement und der Erhebung von Daten ist das Thema der Einhaltung des Datenschutzes. Eine Fuhrparkmanagement-Software unterstützt dabei, diese Vorschriften einzuhalten und die relevanten Daten datenschutzkonform zu speichern.

Schadensmanagement

Und noch einen weiteren Vorteil bringt die Softwarelösung mit sich. In den Daten wird erfasst, ob ein Fahrzeug einen Unfall hatte und wie hoch der Gesamtschaden war. Daraus lassen sich dann Auswertungen generieren, wie oft ein Fahrer einen Unfall verursacht hat und in welcher Schadenshöhe. Gerade für spätere Nachfragen lässt sich ermitteln, wann und zu welchem Zeitpunkt der Unfall passiert ist.

Fazit - Optimierte Fahrzeugverwaltung-Software

Mit einer Fahrzeugverwaltung-Software, beispielsweise von der Firma fleetster, wird das Management eines Fuhrparks deutlich vereinfacht. Die Prozesse werden verschlankt und effizienter, sodass die Unternehmen Zeit und Kosten sparen. Daher lohnt sich die Einbindung einer Softwarelösung bereits schon bei wenigen Fahrzeugen. Durch Apps und digitale Angebote kann von jedem Ort und zu jeder Zeit auf die Daten zugegriffen werden, was zu mehr Flexibilität und Zufriedenheit bei Mitarbeitern, Kunden, Dienstleistern und Partnern führt.