Tracking App
3. Juni 2021 | Von Tim Ruhoff
Jederzeit seinen Fuhrpark im Blick zu haben, davon träumt jeder Fuhrparkleiter. Dank moderner Technik ist das möglich. Eine Tracking App kann in Echtzeit anzeigen, wo sich welches Fahrzeug befindet. Doch das ist längst nicht alles. Welche weiteren Vorteile eine Tracking App mit sich bringt und wie sie eingesetzt werden kann, darauf soll im Folgenden eingegangen werden.
Wie funktioniert eine Tracking App?
Damit ein Fahrzeug gefunden werden kann, wird ein GPS-Modul im Innenraum oder im Motorraum eingebaut. Die Tracker lassen sich einfach in jeden Fahrzeugtyp installieren, häufig per Plug&Play unter der Nutzung der OBD-Ports. Das GPS-Modul sendet permanent Standortdaten via Satellit an einen zentralen Server oder eine Cloud. Diese geben dann die Informationen an die App weiter. In Echtzeit kann der Standort, die Fahrtrichtung, die zurückgelegten Kilometer, die Fahrzeit und vieles mehr ausgewertet werden. Welche Daten erfasst werden können, ist abhängig von dem jeweiligen Anbieter. Auf einer dynamischen Karte kann der Fuhrparkleiter über das Smartphone, Tablet oder eine Software das Fahrzeug verfolgen. Die Anwendungsmöglichkeiten der App reichen von Logistikunternehmen über CarSharing, Autovermietungen bis hin zum Außendienst.
Die Bedienung der App ist simpel und intuitiv. Mittels der Maus oder Touchscreen kann die dynamische Karte bewegt werden. Eine Zoomfunktion macht es zudem möglich, nah an die Fahrzeuge zu zoomen. Mit einem Klick auf das Fahrzeug können dessen relevanten Daten wie Startzeit, zurückgelegte Strecke, Fahrtrichtung sowie die Pausenzeiten angezeigt werden.
Der Fuhrparkleiter hat alle wichtigen Informationen zum Fahrzeug wie Fahr- und Standzeiten und damit auch seine Mitarbeiter auf seinem Smartphone oder Tablet im Blick.
Vorteile und Einsatzmöglichkeiten
Mit Hilfe von Tracking Apps lassen sich die Fahrzeuge und ihre bisherigen Routen in Echtzeit nachverfolgen. Damit erhalten Fuhrparkleiter einen Überblick über die Auslastung der Fahrzeuge und der Fahrstrecke, die sie zukünftig bei ihrer Disposition berücksichtigen können. Auf diese Weise können Umwege vermieden und Kosten für Benzin und Wartung gespart werden. Insbesondere können Fuhrparkleiter auf Änderungen schneller reagieren. Fällt ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark aus, kann über die App verfolgt werden, wo sich in der näheren Umgebung Ersatzfahrzeuge befinden, die die Route übernehmen können. Der Verantwortliche für die Routenplanung kann also zu jedem Zeitpunkt in die Streckenplanung eingreifen. Da die App auf allen mobilen Endgeräten installiert werden kann, ist eine Kontrolle und ein Eingreifen von jedem Ort der Welt und zu jeder Tageszeit möglich. Die Flexibilität macht es möglich, dass der Fuhrparkleiter direkt bei Kundenbesuchen oder im Rahmen der Auftragsakquise die Kundenaufträge unmittelbar umsetzen kann.
Für die Kundenzufriedenheit ist eine schnelle Reaktion von Vorteil. Durch das App Tracking kann jederzeit verfolgt werden, welcher Mitarbeiter mit seinem Fahrzeug in der Nähe des Kunden unterwegs ist und diesen innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung stehen kann. Auch Verspätungen können durch die App schnell erkannt und der Kunde entsprechend informiert werden.
Gerade bei Logistikunternehmen ist eine termingenaue Lieferung an Kunden und Partner wichtig. Durch die Routenübersicht können die Fahrzeit und der Zeitpunkt der Ankunft exakt bestimmt werden, sodass der Empfänger seine Produktion darauf einstellen kann. Ganze Lieferketten könne durch die Digitalisierung so aufeinander abgestimmt werden. Ziel ist es, die Lieferketten zentral zu steuern und zu überwachen. Bisher ist der Einsatz der Digitalisierung jedoch gering. Viele Unternehmen zögern noch vor der Digitalisierung des Supply Chain Prozesses.
Die Aufzeichnung der Routen sorgt des Weiteren für Transparenz im Rahmen des Arbeitsrechts. Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht mit Privatfahrten vergeuden, zum Beispiel zum Einkaufen und so zusätzliche Kosten verursachen. Die Fahrzeiten sind nicht nur für die Disposition der Fahrzeuge von Interesse, sondern auch für die Lohnabrechnung. Durch das Tracking können Fahr- und Standzeiten exakt erfasst und die daraus resultierende Arbeitszeit vergütet werden. Ferner können die Arbeitszeiten überwacht werden, damit die gesetzlichen Lenk- und Ruhezeiten eingehalten werden.
Wie eine Auto Tracking App eingesetzt wird, hängt vor allem von der Art der Dienstleistung und der Organisation des Unternehmens ab. Der Vorteil ist, dass die App die unterschiedlichen Anforderungen der Unternehmen abdecken kann.
Im Bereich des CarSharings ist eine Car Tracking App ebenfalls wichtig. Durch die GPS Überwachung App kann in Echtzeit ermittelt werden, wo sich das nächste verfügbare Fahrzeug befindet. Für die Kunden der CarSharing Dienste bringt dies den großen Vorteil, dass sie das Auto an jedem Ort innerhalb eines bestimmten Radius oder einer Stadtgrenze abstellen können, ohne eine Entleih- oder Rückgabestation aufsuchen zu müssen.
App und Fuhrparksoftware – ein starkes Team
Die App sollte jedoch nicht nur allein genutzt werden, sondern entfaltet ihr ganzes Potenzial erst in Verbindung mit einer Fuhrparksoftware. Zusammen können beide für das Unternehmen einen echten Wettbewerbsvorteil bieten. Bisher scheuen sich noch viele Unternehmen, Tracking-Instrumente einzusetzen. Zudem wird mit dem Wort Überwachung etwas Negatives assoziiert. Dabei geht es in erster Linie darum, die Prozesse zu optimieren und transparent zu gestalten. Das Flottenmanagement kann so viel einfacher und mit weniger Zeitaufwand erfolgen. Durch die aktuellen GPS-Daten kann auf Änderungen schnellstmöglich reagiert werden. Darüber hinaus ist eine lückenlose Dokumentation möglich. Diese Daten können in einer Fuhrparksoftware übertragen und verwaltet werden. Auf diese Weise hat das Unternehmen die erforderlichen Nachweise für die Arbeitszeiten erbringen. Aber ebenso können die Daten gegenüber Kunden verwendet werden, beispielsweise für den Einsatz von Nutzfahrzeugen auf Baustellen. Dies erleichtert auch die Kommunikation mit dem Kunden, denn so können die Nachweise den Kundenrechnungen beigefügt werden.
Aber auch ein Fahrtenbuch kann elektronisch mittel GPS Technologie geführt werden. Dies ist insbesondere bei der Versteuerung des geldwerten Vorteils beim Finanzamt eine wertvolle Unterstützung. Das Finanzamt erkennt nicht zu versteuernde betriebliche Fahrten nur an, wenn die privaten Fahrten übersichtlich davon abgegrenzt sind. Durch die Software, verbunden mit einer App, kann dem Finanzamt die ausschließliche Nutzung für betriebliche Zwecke sicher nachgewiesen werden.
Ebenso ist die Auswertung der Betriebskosten für die Fahrzeuge mit einem Mausklick möglich. Die Software ermittelt nicht nur den Spritverbrauch, sondern auch die Geschwindigkeit und die zurückgelegten Kilometer. Auf diese Weise lassen sich Kostentreiber schnell identifizieren und die Kosten senken.
Der Einsatz einer Fuhrparksoftware in Verbindung mit einer Tracking App erspart viel administrativen Verwaltungsaufwand. So können auch die Tankbelege sowie Rechnungen für Reparatur und Wartung den Fahrzeugen direkt zugeordnet werden.
Weitere Funktionen der Tracking App
Moderne Tracking Apps bieten Geofencing an. Dabei werden im System Gebiets- und Zeitfenster angelegt. Wenn ein Fahrzeug in das Gebiet fährt oder es verlässt, wird der Fuhrparkleiter automatisch benachrichtigt. Dies geschieht beispielsweise via einer Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone. Dadurch können auch Diebstähle schneller entdeckt werden.
Die App ist nicht nur hilfreich für ein Unternehmen, sondern auch für den Fahrer des Fahrzeugs. Bei einer Autopanne kann schnell ermittelt werden, wo sich das Auto befindet und wo ggf. Helfer in der Nähe sind.
Mitarbeiterüberwachung
Eine Überwachung der Fahrzeuge bedeutet auch eine Überwachung der Mitarbeiter, was problematisch sein kann. In Deutschland ist durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) eine Überwachung der Firmenfahrzeuge nur eingeschränkt und unter der Einhaltung strenger Vorgaben erlaubt. Ist der Arbeitnehmer mit der Ortung einverstanden, stellt die GPS-Überwachung kein Problem dar. Der Arbeitnehmer sollte dazu eine entsprechende Einwilligungserklärung unterschreiben, dass er mit der GPS–Ortung einverstanden ist. Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer darüber aufzuklären, was der Grund der Überwachung ist, welche Daten erhoben und wie diese verarbeitet werden. Der Arbeitgeber darf den Firmenwagen des Mitarbeiters nicht ohne dessen Wissen orten. Das bedeutet, dass in dem Fahrzeug auch erkennbar sein muss, dass das Ortungssystem aktiviert ist, zum Beispiel durch eine entsprechende Leuchtanzeige.
Nach dem BDSG stellt eine Ortung zur Standortbestimmung des Fahrzeugs, um beispielsweise Aufträge in dessen näheren Umgebung vergeben zu können, kein Problem dar. Auch ist es legitim, ein Ortungssystem zur Erfassung der Arbeitszeit zu nutzen. Je tiefer der Anwendungsbereich geht, z.B. die Möglichkeit, die Strecke genau zu verfolgen, wird es kritisch. Die Daten dürfen nicht dazu genutzt werden, die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters zu überwachen.
Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, so muss dieser der GPS-Ortung zustimmen. Mit dem Betriebsrat sollte der Arbeitgeber eine Betriebsvereinbarung abschließen, was der Zweck der GPS-Ortung ist, welche Daten wozu erhoben und wie diese verarbeitet und ausgewertet werden. Wichtig ist auch darin festzuhalten, wer auf die Daten zugreifen kann.
Fazit
Mit einer Tracking App lässt sich der Fuhrpark ohne großen Aufwand überwachen. Unternehmen können die Routen besser aufeinander abstimmen und die Arbeitsabläufe effizienter gestalten. Durch die Kontrolle der Fahrten können Zeitfenster viel effektiver geplant werden. Das kann Unternehmen einen echten Wettbewerbsvorteil bieten und sorgt für mehr Kundenzufriedenheit. Dabei kommt es nicht auf die Größe der Firma an. Ob Handwerksbetrieb, Paketzusteller oder Spedition, auch für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt sich der Einsatz von Apps. Denn termingerechter Service ist heute wichtiger denn je. Zudem haben die Unternehmen alle wesentlichen Informationen über die Fahrzeuge in ihrer App auf einen Blick. Damit wird der Traum jedes Fuhrparkleiters wahr, seine Fahrzeuge immer im Blick zu haben.