Schlüsselverwaltung im Fuhrpark

16. Aug 2022 | Von Malena Gärtner

Beim Corporate CarSharing geht es um die gemeinschaftliche Nutzung von einem oder mehreren Fahrzeugen. Im dienstlichen Fuhrpark ist die Schlüsselverwaltung beim Corporate CarSharing ein wichtiger Aspekt.

Die Schlüsselübergabe

Durch die Schlüsselverwaltung Fuhrpark wird der Schlüssel händisch an den Mitarbeiter herausgegeben. Ein Problem dabei können mehrere identische Schlüssel sein. Verfügt das Unternehmen über einen großen Fuhrpark, gibt es oft viele identische Fahrzeuge. Die Schlüssel unterscheiden sich dann meistens nicht.

Daher muss an jedem Schlüssel eine separate Kennzeichnung befestigt werden. Nur so können die Schlüssel auseinandergehalten und richtig herausgegeben werden.

Gerade wenn täglich viele Schlüssel herausgegeben werden, sollten die Schlüssel außerdem übersichtlich aufbewahrt werden. Ideal ist dafür ein Schlüsselkasten geeignet. Dieser sollte bei vielen Schlüsseln allerdings ein bestimmtes System enthalten, damit die Mitarbeiter die Schlüssel einfach und schnell finden.

Sicherheitsaspekte in der Schlüsselverwaltung Fuhrpark

Neben der Übersichtlichkeit, die ein Schlüsselkasten bietet, sollte dieser auch eine ausreichende Sicherheit aufweisen. Diebe versuchen in Fuhrparks meistens nicht die Autos aufzubrechen - stattdessen suchen sie nach den Schlüsseln. Haben sie diese gefunden, können die Autos ganz leicht entwendet werden. Mit dem Schlüssel können auch Alarmanlagen oder Wegfahrsperren umgangen werden.

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass die Schlüssel sicher aufbewahrt werden. Es gibt bestimmte moderne Schlüsselkästen, die aufwendige Sicherheitsmechanismen besitzen. Diese können nicht so einfach umgangen werden und bieten eine hohe Sicherheit. Dabei werden die Schlüssel immer im Schlüsselkasten aufbewahrt, bis ein Mitarbeiter das dazugehörige Auto benötigt. Nach der Dienstfahrt wird der Schlüssel sofort wieder abgegeben. Die Mitarbeiter haben nicht einfach Zugriff auf die Schlüssel, sondern nur über die Schlüsselverwaltung des Fuhrparks. Die Übergabe der Schlüssel wird dabei genau protokolliert.

Die Verantwortung den entsprechenden Schlüssel wieder zurückzugeben, liegt beim jeweiligen Mitarbeiter, der ihn entnommen hat.

Die digitale Schlüsselbox

Auch im Bereich des Fuhrparkes hat die Digitalisierung Einzug gehalten. Es gibt daher auch die Möglichkeit der digitalen Schlüsselverwaltung im Corporate CarSharing. Dafür gibt es eine entsprechende App auf dem Smartphone. Mit diesem digitalen Schlüssel kann das Auto dann genutzt werden. So eine elektronische Schlüsselbox im Corporate CarSharing ist für die Mitarbeiter zunächst eine Umstellung. Auf diese müssen sie mittels Schulungen vorbereitet werden. Nur so kann sichergegangen werden, dass das neue Modell reibungslos funktioniert. Es handelt sich allerdings um eine sehr lohnende Investition.

Eine elektronische Schlüsselbox hat im Bereich der Verwaltung und Sicherheit große Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Schlüsselbox. Die Verwaltung ist viel einfacher, da der Zugriff elektronisch gesteuert werden kann. Haben Mitarbeiter keinen Zugang zu den Fahrzeugen, kann das elektronische System von ihnen nicht genutzt werden. Ein Diebstahl ist auf diesem Wege außerdem deutlich schwerer.

So funktioniert die elektronische Schlüsselverwaltung im Corporate CarSharing

Immer mehr Unternehmen digitalisieren die Verwaltung ihrer Schlüssel, da die Funktionsweise sehr einfach und schnell zu begreifen ist. Zunächst müssen alle Schlüssel im System hinterlegt werden. Die Hinterlegung muss dabei auf jeden Fall ordentlich und übersichtlich erfolgen. Nur wenn dies der Fall ist, kann der Prozess zur Schlüsselfindung erleichtert werden. Benötigt ein Mitarbeiter einen Schlüssel, so kann er dies per Knopfdruck beantragen. Das System sucht dann den richtigen Schlüssel selbstständig heraus.

Die elektronische Verwaltung der Schlüssel kann auch auf andere Bereiche ausgeweitet werden. Es können nicht nur Schlüssel für Fahrzeuge eingepflegt werden, sondern auch Schlüssel für die Gebäude. Auch eine Integration in ein bereits vorhandenes oder zukünftiges Zutrittssystem ist möglich.

Für den digitalen Schlüssel gibt es viele unterschiedliche Anbieter. Es sollte daher vor dem Abschluss eines Vertrages unbedingt ein Vergleich der unterschiedlichen Anbieter durchgeführt werden.

Erleichterungen durch das digitale Schlüsselmanagement

Auch in kleineren Fuhrparks lohnt sich ein digitales Schlüsselmanagement. Dies ist vor allem der Fall, wenn viele Mitarbeiter sich die Fahrzeuge teilen. Konventionelle Schlüsselbretter sorgen da oft für Verwirrung. Durch die Digitalisierung können alle nötigen Schritte der Fuhrverwaltung vereinfacht und besser geplant werden. Sei es die Abrechnung, die Wartung, der Betrieb oder die Mobilitätsnutzung. Auf einer Plattform werden Fahrer, Aufträge und dazugehörige Fahrzeuge vernetzt, das Verwalten der Flotte kann so optimiert werden. Durch die bessere Planung sind alle Fahrzeuge ausgelastet, zudem können Schlüssel überall herausgegeben werden und nicht nur am Standort der Schlüsselverwaltung des Fuhrparks. Auch eine flexible Anpassung des Systems an sich ändernde Bedingungen ist so möglich.

Digitales Schlüsselmanagement von fleetster

Mit dem Schlüsselschranksystem von fleetster haben Fuhrparkmanager die Möglichkeit den vollständigen Prozess zur Schlüsselübergabe zu automatisieren. Der Schlüsselschrank ist eine zuverlässige Lösung bei der Verwaltung von Fahrzeug-Schlüsseln. Schlüssel können nur entnommen oder zurückgebracht werden, wenn eine entsprechende Buchung oder Allokation vorliegt – so werdem Fahrzeuge vor Diebstahl und unberechtigtem Zugriff geschützt.

Dank der Dokumentation im Cloud-System von fleetster, kann jederzeit nachvollzogen werden, wo sich die Schlüssel und Fahrzeuge befinden und wer das Fahrzeug zuletzt gebucht hat.