Die zehn häufigsten Fehler im Flottenmanagement – und wie Sie es besser machen

29. Jul 2022 | Von Malena Gärtner

Wer einen eigenen Fuhrpark hat, der stößt immer wieder vor große Herausforderungen. Und gerade bei diesen werden immer wieder Fehler gemacht, obwohl sie leicht zu vermeiden wären. Mit den folgenden 10 Tipps geht das ab jetzt ganz einfach!

1. Verwirrung bei den Kosten vermeiden

Fehlende Transparenz bei den Kosten ist ein Problem vieler Firmen. Vor allem am Anfang macht es sich bemerkbar. Ohne eine genaue Übersicht, wann, durch wen und wofür Geld ausgegeben wird, kann man sich schnell verschulden. Daher gilt immer, für jede Rechnung einen Beleg ausstellen lassen und beides zusammen aufbewahren. Regelmäßige Kontrollen sind unerlässlich.

2. Die richtige Terminkontrolle

Jede größere Unternehmung, also auch ein Fuhrpark, hat gewisse Pflichttermine, zu denen man nicht nur die Wagen, sondern auch leitende Personen anwesend haben sollte. Sehr hilfreich ist die elektronische Terminplanung mit einem Programm oder einer einfachen Tabelle. Wichtige Termine können sein: Unfallverhütungs-Prüfung, Hauptuntersuchungen, Führerscheinkontrollen und Inspektionen.

3. Fuhrparksoftware – Investition lohnt sich

Vor allem neue und kleine Fuhrparks geben alle wichtigen Daten einfach in eine Excel-Tabelle ein. So leicht das auch ist, so unübersichtlich wird es, wenn der Park größer wird oder mehr Daten dazu kommen. Eine Fuhrparksoftware bietet den Vorteil, das man nur einzelne Bereiche anzeigen lassen kann und alle wichtigen Datenpunkte schon vorhanden sind.

4. Zu viele Auslagerungen vermeiden

Ein Fuhrpark ist groß und bringt viele Aufgaben außerhalb des Kerngeschäftes mit. Viele Fuhrparkleiter lagern diese Aufgaben lieber aus. Damit setzen sie sich aber der Gefahr aus, dass ihnen die Kontrolle über ihr eigenes Unternehmen entgleitet. Es sollte immer genau geprüft werden, welche Aufgaben weniger wichtig für den Betrieb sind, bevor man sie auslagert.

5. Regelmäßig Laufleistungen kontrollieren

Unnötiges Fahren kostet Geld und wirkt sich auch nachteilig auf die Lebensdauer der Wagen aus. Daher sollten in regelmäßigen Abständen die tatsächlichen Laufleistungen in einem Soll-Ist-Vergleich ermittelt werden. Dazu müssen die Mitarbeiter Kilometerstand und Tankrechnungen abliefern. Es empfiehlt sich außerdem beides in Stichpunkten zu kontrollieren.

6. Daten intern managen

Viele Fuhrparks beziehen der Einfachheit halber viele Daten von anderen, etwa von einem Leasingunternehmen. Doch die Richtigkeit dieser Daten darf gerne angezweifelt werden. Daher ist es wichtig, Daten nur intern im Unternehmen zu erfassen. Nur so hat man die Gewissheit, den tatsächlichen Bestand zu kennen.

7. Stetig überwachen – Mit der richtigen Software

Ähnlich der Dateneingabe ist auch die Kontrolle eines Fuhrparks ohne eine passende Software ziemlich schwer. Und je größer der Park, desto öfter muss kontrolliert werden. Nur so lassen sich Kostenfallen entdecken. Bevor man hier eine passende Software sucht, sollte man einige Dinge über Verbrauch, Fahrer, Unterbringung und Sicherheit wissen. Das hilft bei der Wahl der passenden Software.

8. Regelmäßig weiterbilden

Flottenparkleiter sind meist Quereinsteiger. Das bedeutet, dass ihnen Hintergrundwissen fehlen kann. Das gilt es nachzuholen. Außerdem ändern sich Gesetze und Regelungen mit schöner Regelmäßigkeit. Auch an die gilt es sich immer wieder anzupassen.

9. Richtig absichern

Viele Fuhrparks sind entweder nicht richtig oder unterversichert. Ein großes Potenzial für Kosten und Schwierigkeiten. Es lohnt sich daher meistens, das Geld für eine Versicherungsprüfung zu investieren, um herauszufinden, wo man wirklich eine Versicherung braucht und welche man noch nicht hat.

10. Eine Dienstwagenordnung einführen

Das mag sich nach viel Arbeit anhören, gibt aber auch die Chance, die Nutzung der Wagen genau zu kontrollieren. Damit kann im Zweifelsfalle immer ein Fahrer einem Wagen zugeordnet werden. Genaue Regelungen bezüglich Fahrer, Fahrzeug aber auch Serviceleistungen, die die Firma übernimmt schaffen Klarheit und helfen, unnötige Kosten zu vermeiden.