Software für Schaden-Management

Bei einem Schaden sind alle Vorgänge bis auf ins Detail darzulegen. fleetster bietet eine Vereinfachung des Ablaufs.

Warum ist Schaden-Management wichtig?

Alle Beteiligten möchten und müssen wissen, wie der aktuelle Status alles Fahrzeuge ist, wer welchen Schaden verursacht hat und welche Schäden bereits behoben wurden. Gerade weil Fahrzeuge sehr teuer sind und unter Umständen das Potential haben eine Firma zu ruinieren, müssen Schäden sehr detailliert dokumentiert werden.

Was ist die Herausforderung beim Schaden-Management?

Wir haben uns viele Gedanken gemacht, wie wir den gesamten Schaden-Prozess für alle Beteiligten so angenehem wie möglich machen können. Das ist das Ergebnis: Unser Plan ist noch einen Schritt tiefer zu gehen, sodass der Nutzer nicht nur sagen kann, wann er welchen Schaden wo verursacht oder gefunden hat, sondern auch genau sieht, welche Schäden am Fahrzeug bereits vorhanden sind. Dafür haben wir versucht alle Schäden klar und einfach zu Strukturieren und Kategorisieren, was auch für Reparaturen sehr hilfreich ist. Wenn beispielsweise der Fuhrparkleiter sagt, “Hey, wurde eigentlich schon der Schaden 1040 repariert?” muss klar sein, um welchen Schaden es sich handelt. Auch deshalb haben wir die Möglichkeit Fotos hochzuladen, implementiert. Der erste Prototypt ist bereits fertig, bei wir die Bilder des Fahrzugs auf unsere Server hochladen. Vermutlich muss ich Ihnen nicht sagen, dass das viel einfach klingt, als es ist. Ist die Qualität des Fotos zu niedrig, sieht man auf dem Foto gar nichts – oder würden Sie auf einem verwackelten, kleinen Foto einen kleinen Kratzer erkennen, den man schon am Fahrzeug mit bloßem Auge nur schwer erkennen kann? Dann kann es noch passieren, dass der Nutzer den Schaden aus der Tiefgarage melden möchte – ohne Empfang... Das ist alles nicht einfach.
Letzendlich ist Schaden-Management eines der Themen, bei dem die offensichtliche Lösung einfach ist, sobald man aber ins Detail geht, wird es ziemlich kniffelig. Dann kommt noch hinzu, dass alle Informationen am Ende auf dem Tisch des Fuhrparkleiters landen müssen, sodass er begründet entscheiden kann, was zu tun ist. Aber immerhin ist der Schaden bis dahin schon ausführlich dokumentiert – denn genau dafür gibt es digitale Prozesse!

Schadensfall im Fuhrpark - und jetzt?

Für eine reibungslose Abwicklung eines Schadenfalls sollte immer ein adäquates Schadenteam zur Verfügung stehen. Alle Angaben in den Schadensanzeigen zum Unfall beim Versicherer werden von diesem entsprechend bis zum Abschluss des jeweiligen Falles registriert und verarbeitet. Auch im selbst entstandenen Schadensfall bekommt der Nutzer ein kostenfreies Mietfahrzeug gestellt. Ein Hol- und Bringservice gehört entsprechend auch dazu.

Einer der wichtigsten Punkte bei einer organisierten Bewältigung eines Unfallschadens des Fuhrparkmanagements ist der effiziente Informationsfluss. Jeder muss darüber informiert sein, was mit einem bestimmten Fahrzeug geschehen ist, wer für den Schadensfall verantwortlich ist und wie der Stand der Schadensbeseitigung ist. Dieser Prozess im Fuhrpark mit der detaillierten Dokumentation der Geschehnisse ist enorm wichtig, da Fahrzeuge für viele Unternehmen eine hohe finanzielle Herausforderung darstellen.

Die wesentlichen Punkte der Schadensabwicklung in der Übersicht

Aufnahme des Schadenfalls

Entsteht bei einem Unfall ein Schaden, muss die Aufnahme des Schadenfalls detailliert unmittelbar durch die Verursacher erfolgen. Alle Angaben, die in diesem Zusammenhang gemacht werden, dienen der Regulierung des Schadens. Um eine optimale Vollständigkeit dieser Angaben als Grundlage für die Schadenregulierung zu garantieren, sind die nutzbaren Checklisten, eine Hotline und regelmäßige Seminare von Vorteil.

Schadenmeldung an den Versicherer

Die Angaben zum Unfall, die von den Unfallbeteiligten aufgenommen wurden, werden den entsprechenden Versicherern mitgeteilt. Im weiteren Verlauf erfolgen eine Deckungsprüfung und ein Informationsaustausch zwischen den beteiligten Versicherern.

Reparaturabwicklung

Steht ein Netzwerk von Partnern für die Schadenabwicklung bereits bereit, kann die Reparatur des Unfallwagens relativ schnell und unproblematisch erfolgen. Am Anfang steht die Vereinbarung des Termins zur Reparatur des Fahrzeuges. Während der laufenden Reparaturarbeiten ist auf den Fortschritt der Schadensbehebung zu achten, um den Termin der Fertigstellung zu erfüllen.

Mobil bleiben

Die Mobilität des Fahrers ist durch ein Ersatzfahrzeug aus dem internen Bestand, als Mietwagen oder über Carsharing zu gewährleisten.

Abschließendes Kontrollverfahren

Jeder Schadenfall muss abschließend geprüft werden. Hierzu gehören auch die Kontrolle der Kostenvoranschläge und Rechnungen. Das Kontrollverfahren sollte als standardisierter Prozess unter Bezugnahme alle Abteilungen ablaufen und mit dem entsprechenden Fahrer kommuniziert werden. Dies ist letztendlich die Grundlage für ein optimales Fuhrparkmanagement.

fleetster - Die Lösung für's lästige Schaden-Management

Um die Flotte an Fahrzeugen vernünftig zu betreuen benötigt der gesamte Prozess im Fuhrpark eine Neuauflage hinsichtlich eines optimalen Schadenmanagements.

Dem Nutzer des Fahrzeuges wir ermöglicht, die vorhandenen Schäden selbst in Augenschein zu nehmen. Mittels Fotoaufnahmen werden die Schäden dokumentiert und digitalisiert. Damit kann eine Beschädigung zukünftig klar einem Fahrzeug zugeordnet werden. Irrtümer oder Verwechslungen können so weitestgehend ausgeschlossen werden. Das Fotomaterial und die Dokumentation des Schadenfalls werden dem Flottenmanager zur Verfügung gestellt, der alle Abläufe und die gesamte Flotte im Blick hat. Im Rahmen des Fuhrparkmanagement entscheidet er dann entsprechend seiner vorliegenden Informationen, ob und welche Maßnahmen eingeleitet werden sollten. Wichtig ist, dass damit in jedem Fall erst einmal jeder Schadenfall für den weiteren Prozess im Fahrzeugpark dokumentiert ist.