Betriebsfahrten und die richtige Dokumentation im Fahrtenbuch

24. Aug 2022 | Von Malena Gärtner

So führen Sie das Fahrtenbuch lückenlos und korrekt! Betriebsfahrten richtig dokumentieren!

Warum ein Fahrtenbuch?

Überlässt der Arbeitgeber den Dienstwagen seinem Mitarbeiter zum privaten Gebrauch, so gilt das finanztechnisch als geldwerter Vorteil. Dieser muss versteuert werden, hier gibt es zwei Möglichkeiten:

Sie wenden die 1 %-Regel Prozent an. Dann müssen Sie pro Monat 1 % des Bruttolistenpreises des Neuwagens versteuern. Ein Fahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 80.000 €, kostet pro Monat 800 € Steuern, im Jahr fast 10.000 €.

Sie führen ein komplettes und vollständiges Fahrtenbuch und notieren alle Fahrten mit dem Pkw. Es gibt Fahrten, die steuerlich absetzbar sind und Fahrten, die nicht absetzbar sind. Betriebsfahrten oder Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind absetzbar. Private Fahrten sind nicht steuerlich absetzbar. Das Fahrtenbuch weist private und geschäftliche Nutzung des Firmenwagens nach.

Welche Fahrten gibt es?

Alle Fahrten, die Sie - aus rein dienstlichen Zwecken - im Auftrag Ihres Arbeitgebers erledigen, sind Betriebsfahrten. Die Fahrt vom Arbeitsplatz zum Kunden und zurück, die Fahrt von Zuhause aus zum Kunden und zurück. Alles sind Betriebsfahrten.

Bei einer Betriebsfahrt sind immer vollständige Angaben notwendig: Ziel der Fahrt, Strecke, Grund der Reise, Ansprechpartner mit Adresse. Auch Umwege müssen Sie eintragen und begründen (z. B. Sperrung der Autobahn).

Der Arbeitsweg ist die Fahrt vom Wohnort zu Ihrer ersten Tätigkeitsstätte. Fahren Sie jeden Tag von daheim zum Büro, ist es eindeutig. Arbeiten Sie als Unternehmensberater monatelang beim Kunden, ist es komplizierter. Nur ein Weg zur regelmäßigen Arbeitsstätte kann deklariert werden. Bitte besprechen Sie das mit Ihrem Steuerberater.

Eine Privatfahrt ist die Fahrt zur Eisdiele, der Ausflug oder ein Einkauf. Hier genügen Datum und die gefahrenen Kilometer als Angaben.

Eine Mischfahrt besteht aus anteilig Arbeitsweg und/oder betrieblicher und/oder privater Fahrt. Das ist im Fahrtenbuch problemlos möglich, aber Sie müssen es anteilig deklarieren. Holen Sie auf dem Heimweg vom Kunden (Betriebsfahrt) Ihr Kind von der Schule ab, dann deklarieren Sie diesen Umweg wie folgt: Sie tragen den kürzesten Weg vom Kunden nach Hause ein (Google Maps o. Ä.). Diese Strecke ziehen Sie von der tatsächlich gefahrenen Gesamtstrecke ab. So berechnen Sie Ihre Privatfahrt.

Wann lohnt sich das Fahrtenbuch?

Das Fahrtenbuch kann sich unter bestimmten Voraussetzungen lohnen:

  • der Bruttolistenpreis des Neuwagens ist hoch
  • das Fahrzeug wurde gebraucht gekauft oder ist bereits abgeschrieben
  • die Distanz zwischen Wohnung und Arbeit ist groß
  • sie sind beruflicher und betrieblicher Vielfahrer
  • sie machen wenig private Fahrten
  • die laufenden Kosten (Betriebsausgaben) sind sehr gering

Wie führe ich ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch braucht eine ordnungsgemäße (gebundene oder in sich geschlossene) Form. Verwenden Sie auf jeden Fall die branchenüblichen Fahrtenbücher, andere werden meist nicht akzeptiert. Loseblattsammlungen oder ein Fahrtenbuch in Form einer Excel-Tabelle (o. Ä.) sind nicht zulässig. Manipulationen sind zu einfach.

Die Aufzeichnungen müssen fortlaufend, zeitnah und durch Sie selbst – nicht durch einen Mitarbeiter – erfolgen. Sobald Sie nach einer Fahrt aus dem Auto steigen, müssen Sie eine Eintragung vornehmen.

Bei jeder Fahrt tragen Sie ein:

  • Datum.
  • Reiseroute und Ziel. Sie müssen den direkten Weg nehmen. Fahren Sie einen großen Umweg (Stau, Sperrung einer Autobahn o. Ä.) müssen Sie das notieren.
  • Zweck der Fahrt. “Kundentermin” genügt nicht. “Mandantenbesprechung zum Corona-Bonus” oder “Beratungen zum Jahresabschluss” sind korrekt.
  • Reiseziel mit Stadt, Straße und Hausnummer. Das sind Firmen, Behörden und besuchte Personen. Wenn Sie Firmen aufführen, müssen Sie nicht immer die ganze Adresse aufschreiben. Sie können auf die Kundennummer zurückgreifen. Insbesondere Rechtsanwälte oder Steuerberater listen die Mandantennummern auf. Eine Vorlage Protokoll Kundenbesuch ist nicht notwendig.
  • Bei Privatfahrten genügt Datum und Kilometerstand.
  • Den Kilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt, gefahrene Kilometer und Unterschrift. Die Fahrtzeit (von ... bis) müssen Sie nicht unbedingt eintragen. Für die gefahrenen Kilometer stehen Ihnen drei Spalten zur Verfügung: geschäftlich, Arbeitsweg und privat.

Verwenden Sie Kürzel für häufige Wege (W – K für die Fahrt von der Wohnung zur Kanzlei), dann müssen Sie diese Kürzel im Fahrtenbuch erklären. Schreiben Sie leserlich. Es muss einer dritten Person möglich sein, sich in kürzester Zeit einzuarbeiten.

Betriebsfahrten (geschäftliche Kilometer) sind zu 100 % absetzbar. Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte werden mit einer begrenzten Entfernungspauschale (Kostensatz) berücksichtigt. Private Kilometer sind nicht absetzbar.

Fahrtenbuch Fahrt ins Hotel. Fahren Sie erst am nächsten Tag zurück, müssen Sie die Rückfahrt (Datum!) in eine neue Zeile eintragen.

Probleme des Fahrtenbuchs

Egal, wen Sie fragen: Buchhalter, Steuerberater oder Betriebsprüfer. Alle stimmen überein, dass ein Fahrtbuch fortlaufend und zeitnah geführt werden muss. Im Nachhinein alle Reparaturen, Tankbelege und Routen in Einklang zu bringen, ist fast unmöglich. Sie müssen - bei Nachfragen - auf ergänzende Unterlagen zurückgreifen können. Zu einem Dieselfahrzeug passt kein Tankbeleg für Benzin.

Der Kilometerstand der Inspektion muss mit Ihren Aufzeichnungen übereinstimmen. Nehmen Sie deshalb das Fahrtenbuch zum Werkstattbesuch am besten mit.

Das elektronische Fahrtenbuch als Alternative

Das elektronische Fahrtenbuch besteht aus einem Fahrtenstecker und einer App. Der große Vorteil ist, dass die Bewegungen des Fahrzeugs über GPS aufgezeichnet werden. Sie müssen nur die notwendigen Informationen zum Zweck der Fahrt und zu den besuchten Personen, Firmen oder Behörden angeben. Diese Angaben kann das elektronische Fahrtenbuch nicht ableiten. Auch das elektronische Fahrtenbuch muss fortlaufend zeitnah geführt werden. Zudem muss es konform mit den Anforderungen des Finanzamts sein.