Fahrtenbuch Vorlagen und Muster - Vor- und Nachteile
19. Aug. 2022 | Von Malena Gärtner
Fahrtenbücher sind ein lästiger Teil, die Mitarbeiter mit Firmenwagen regelmäßig ausfüllen müssen. Ohne vollständiges Fahrtenbuch zahlt man unnötig Steuern.
Fahrtenbuch Vorlage
Wird für die Versteuerung des geldwerten Vorteils die Fahrtenbuchmethode gewählt oder muss ein Fahrtenbuch aufgrund einer Anordnung geführt werden, so kann der Fahrer dafür eine Fahrtenbuch Vorlage verwenden. Dazu gibt es unterschiedliche Fahrbuch Muster. Im Internet erhält man bei der Eingabe des Suchbegriffs zahlreiche Ergebnisse wie Fahrtenbuch Tabelle zum Ausdrucken oder Fahrtenbuch Vorlage. Was in einem Fahrtenbuch unbedingt aufgeführt sein muss, was die Vor- und Nachteile der einzelnen Mustervorlagen sind und welche Alternativen es gibt, darauf soll im Folgenden eingegangen werden.
Wer muss ein Fahrtenbuch führen?
Wird ein Dienstwagen auch privat von den Mitarbeitern genutzt, muss der geldwerte Vorteil versteuert werden. Es kommt nicht darauf an, ob es sich um Selbstständige, Freiberufler oder Arbeitnehmer handelt. Dabei kann zwischen zwei Methoden zur Besteuerung des geldwerten Vorteils gewählt werden. Zum einen gibt es die Möglichkeit, 1-Prozent des Bruttolistenpreises vom Dienstwagen zu versteuern oder zum anderen können die Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Grob zusammengefasst kann man sagen, dass die Fahrtenbuchmethode sich insbesondere bei älteren Fahrzeugen lohnen kann, da bei der 1-Prozent-Methode immer der Bruttolistenpreis des Neuwagens herangezogen wird, auch wenn das Fahrzeug bereits zehn Jahre alt ist. Der Nachteil an der Fahrtenbuchmethode ist der Aufwand, der für dessen Führung betrieben werden muss. Zudem ist darauf zu achten, dass das Fahrtenbuch richtig geführt wird, damit es vom Finanzamt anerkannt wird. Um sicherzugehen, dass dem Finanzamt alle Daten richtig übermittelt werden, sollte für das Fahrtenbuch Finanzamt Vorlage genutzt werden.
Darüber hinaus verlangen auch manche Unternehmen von ihren Mitarbeitern, dass sie ein Fahrtenbuch führen, um sich einen Überblick über die Nutzung der Fahrzeuge, insbesondere der Poolfahrzeuge zu verschaffen. So ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter sich zu welchem Zweck ein Fahrzeug ausgeliehen hat. Auf diese Weise kann ebenfalls nachverfolgt werden, welcher Mitarbeiter ggf. einen Schaden verursacht oder eine Ordnungswidrigkeit begangen hat. Ferner kann der Fahrzeughalter gemäß § 31a der Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO) dazu verpflichtet werden, ein Fahrtenbuch zu führen. Dies ist dann der Fall, wenn eine Ordnungswidrigkeit oder ein Verkehrsverstoß begangen wird und die Identität des Fahrers nicht bekannt ist. Dabei wird dem Fahrzeughalter jedoch kein festgelegtes Format für ein Fahrtenbuch vorgegeben, sondern er kann sich an Fahrbuch Muster orientieren. Allerdings ist darauf zu achten, dass das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wird, da ansonsten Bußgelder drohen.
Inhalt eines Fahrtenbuchs
Es gibt keine Anforderungen dahingehend, ob ein Fahrtenbuch handschriftlich oder elektronisch geführt werden muss. Beide Varianten sind möglich, solange die Vorschriften des Finanzamtes bezüglich der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs eingehalten werden. Diese Vorschriften besagen, dass das Fahrtenbuch lückenlos, zeitnah und manipulationssicher zu führen ist. Darüber hinaus sind betrieblich und privat veranlasste Fahrten eindeutig anzugeben. Das Fahrtenbuch ist in geschlossener Form und nicht als lose Blattsammlung beim Finanzamt einzureichen.
Folgende Informationen müssen im Fahrtenbuch enthalten sein, damit das Finanzamt dieses anerkennt:
- Name des Fahrers
- Kennzeichen des Fahrzeugs
- Kilometerstand zu Fahrtbeginn und Fahrtende
- Datum der Fahrt und Fahrtzeit
- Startadresse und Zieladresse
- Grund für die Fahrt inkl. Nennung Name und Anschrift des Geschäftspartners
- Kategorisierung, ob die Fahrt beruflich oder privat war
Verlangt nur das Unternehmen die Führung eines Fahrtenbuchs von seinen Mitarbeitern für interne Zwecke, müssen die Vorgaben des Finanzamtes nicht eingehalten werden und der Fuhrparkleiter kann eine eigene Fahrtenbuch Vorlage erstellen mit den Themen, die er gerne dokumentiert haben möchte.
Funktionen des Fahrtenbuchs
Die Führung eines Fahrtenbuchs hat im Kern folgende Funktionen. Zum einen dient es als Vorlage beim Finanzamt als Nachweis für die beruflich veranlassten Fahrten. Damit können diese als Betriebsausgaben geltend gemacht und für die Steuerersparnis berücksichtigt werden. Zum anderen kann das Fahrtenbuch bei Fahrern als Beweis dienen, dass die vorgeschriebenen Pausenzeiten eingehalten worden sind. In beiden Fällen ist es wichtig, dass das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wird, da ansonsten die Dokumentation der Fahrten weder vom Finanzamt noch von der Verkehrsbehörde anerkannt werden.
Fahrtenbuch Muster
Die Nutzung einer Fahrtenbuch Vorlage unterstützt die Fahrer dabei, dass alle wichtigen Angaben für das Finanzamt erfasst und keine Daten vergessen werden. Der Aufbau solcher Fahrtenbuch Vorlagen ist immer gleich. Dabei werden die durchgeführten Fahrten untereinander eingetragen. In den jeweiligen Spalten werden dann die Daten zum Kilometerstand, Name des Fahrers usw. erfasst.
Es gibt zahlreiche Fahrtenbücher Muster im Internet zum kostenlosen Download. Bevorzugt der Fahrer die Führung eines handschriftlichen Fahrtenbuchs, gibt es von Verlagen Angebote mit bereits gebundenen Büchern zum Ausfüllen. Dort ist auch der Hinweis enthalten, ob diese zur Vorlage beim Finanzamt geeignet sind. Da die Manipulationssicherheit ein wichtiges Kriterium für die Anerkennung des Fahrtenbuchs ist, darf keine lose Blattsammlung beim Finanzamt abgegeben werden. Auch herausgerissene oder hinzugefügte Seiten lassen an der Glaubwürdigkeit eines korrekt geführten Fahrtenbuchs zweifeln.
Passiert beim manuellen Ausfüllen des Fahrtenbuchs ein Fehler, ist dieser durchzustreichen und zu korrigieren. Für das Finanzamt muss nachvollziehbar sein, welche Korrekturen vorgenommen worden sind. Daher dürfen Einträge nicht mit Korrekturweißer übermalt und überschrieben werden oder das Fahrtenbuch mit Bleistift oder Füller geführt werden, da dann Korrekturen nicht zu sehen wären.
Anstatt der handschriftlichen Variante nutzen manche Unternehmen lieber eine elektronische Aufzeichnungsmöglichkeit. Gerne werden dafür Exceltabellen verwendet. Der Vorteil an einer Excel Fahrtenbuch Tabelle zum Ausdrucken ist, dass sie von jedem mobilen Endgerät zu jeder Zeit aufgerufen und bearbeitet werden kann. Die Anwendung einer Excel Vorlage ist einfach und wichtige Werte werden durch bereits hinterlegte Formeln automatisch berechnet. Doch bei dieser Variante gibt es einen großen Nachteil und es ist Vorsicht geboten. Eine Exceltabelle ist nicht manipulationssicher, weil jederzeit in dem Dokument Änderungen vorgenommen werden können, ohne dass diese nachvollziehbar sind. Das bedeutet, dass eine Exceltabelle nicht vom Finanzamt anerkannt wird. Diese Methode eignet sich nur für die Führung eines internen Fahrtenbuchs.
Die Regelung, dass das Fahrtenbuch gebunden und manipulationssicher sein muss, betrifft alle Fahrtenbücher. Daher sind Vorlagen, mit denen im Internet geworben wird wie Fahrtenbuch zum Ausdrucken, Fahrtenbuch online drucken oder Fahrtenbuchtabelle zum Ausdrucken nur für den internen Gebrauch zu verwenden. Das Finanzamt erkennt keine losen Blattsammlungen an.
Anleitung Führung handschriftliches Fahrtenbuch
Damit das Fahrtenbuch korrekt geführt wird, sollte bei der Einführung eines Fahrtenbuchs Folgendes beachtet werden.
Der Fuhrparkleiter sollte das Fahrtenbuch zunächst gut vorbereiten und schon einmal allgemeine Informationen vermerken, wie das amtliche Kennzeichen oder den Anfangskilometerstand bei Einführung des Buches. Wichtig ist dabei, dass für jedes Fahrzeug ein eigenes Fahrtenbuch geführt wird, damit die Eintragungen nachvollzogen werden können. Damit auch kein Eintrag vergessen wird, sollte das Fahrtenbuch im Auto gelassen werden, am besten an einer gut sichtbaren Stelle, damit es auch beachtet wird, daher ist die Lagerung im Handschuhfach nicht optimal. Die Fahrten werden in dem Fahrtenbuch chronologisch untereinander dokumentiert.
Die Fahrer sollten zu dem richtigen Ausfüllen des Fahrtenbuchs unterwiesen werden. Damit die Daten ordnungsgemäß eingetragen werden, bietet es sich an, eine musterausgefüllte Fahrtenbuch Finanzamt Vorlage beizulegen. Den Fahrern sollte aufgegeben werden, dass sie das Fahrtenbuch unbedingt nach Fahrtende auszufüllen haben und insbesondere den Endkilometerstand und die Uhrzeit ergänzen.
Damit der Fuhrparkleiter sichergehen kann, dass alle Fahrten erfasst werden, sollte er das Fahrtenbuch in der Anfangszeit der Einführung am besten täglich kontrollieren, da nachträgliche Änderungen schwierig sind. Sollte es doch notwendig sein, Anpassungen vorzunehmen, ist es wichtig, dass diese von einem Dritten nachvollzogen werden können.
Wird ein Fahrtenbuch für die Berechnung des geldwerten Vorteils oder der Geltendmachung von Betriebsausgaben genutzt, beträgt die Aufbewahrungspflicht mindestens 10 Jahre.
Elektronisches Fahrtenbuch
Ist einem Unternehmen die Führung eines handschriftlichen Fahrtenbuchs zu umständlich, gibt es auch die Möglichkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs. Dabei werden die Fahrten über eine Software automatisch aufgezeichnet. Wichtig ist, beim Kauf der Software darauf zu achten, dass sie rechtssicher und für das Finanzamt geeignet ist. Ist man sich unsicher, kann auch der Steuerberater gebeten werden, die Software einmal zu prüfen. Das elektronische Fahrtenbuch zum Ausdrucken wird der Steuererklärung beigelegt.
Ist diese Rechtssicherheit bestätigt, hat ein elektronisches Fahrtenbuch viele Vorteile gegenüber einem manuell geführten Fahrtenbuch. Insbesondere wurde viel Wert beim elektronischen Fahrtenbuch darauf gelegt, dass keine Einträge mehr vergessen werden können.
Ein elektronisches Fahrtenbuch funktioniert über eine spezielle Software in Verbindung mit einem GPS Modul. Beim Start des Motors zeichnet die Fahrtenbuchsoftware alle Fahrten selbstständig auf. Damit ist eine lückenlose Dokumentation der Fahrten gegeben. Zudem erfasst das System bereits schon wichtige Daten wie Datum, Uhrzeit, Kilometerstand sowie die gefahrene Strecke von selbst. Diese Daten können auch im Nachhinein nicht geändert werden, was die Manipulationssicherheit gewährleistet.
Der Fahrer muss nur noch ergänzende Angaben vornehmen wie Name des Kunden oder Grund für die Fahrt sowie seinen Namen. Da die meisten Systeme selbstlernend sind, können bei Wiederholung der Fahrt manche Systeme die Angaben automatisch ergänzen.
Ferner muss der Fahrer auch noch die Kategorisierung vornehmen, ob es sich um eine betrieblich oder privat veranlasste Fahrt gehandelt hat. Auch hier sind die Systeme selbstlernend und können die Einstufung häufig getätigter, sich wiederholender Fahrstrecken selbst vornehmen.
Für das Hinzufügen oder Ändern von Daten sowie die Kategorisierung der Fahrten findet die 7-Tage-Regelung Anwendung. Diese besagt, dass automatisch aufgezeichnete Fahrten nur innerhalb von sieben Tagen geändert oder Angaben ergänzt werden können. Dies betrifft z. B. Daten wie Kundennamen oder den Grund der Fahrt. Die Fahrer sollten sich diese Frist unbedingt eintragen, um rechtzeitig daran erinnert zu werden. Zum Teil enthält auch die Software eine Erinnerungsfunktion via E-Mail oder Push-Benachrichtigung, um den Zeitraum nicht zu verpassen. Werden Änderungen in diesem Zeitraum vorgenommen, wird dies durch die Software dokumentiert und eine Änderungshistorie aufgezeichnet. Durch das Protokoll können Änderungen nachvollzogen und Manipulationen ausgeschlossen werden. Ist die sieben Tage Frist um, sind die Daten schreibgeschützt.
Ein weiterer Vorteil des elektronischen Fahrtenbuchs ist die geringe Fehleranfälligkeit. Einen Großteil der Einträge und Berechnungen fügt die Software automatisch ein. Fehlende Angaben, wie z. B. der Kundenname, sind noch als leeres Feld gekennzeichnet und die Software erinnert daran, den Eintrag vorzunehmen. Zudem überprüft die Software auch, ob die Angaben richtig eingetragen sind.
Neben der ordnungsgemäßen Führung des digitalen Fahrtenbuchs ist dessen Verwendung auch rechtssicherer als ein manuelles Fahrtenbuch. In einem Fahrtenbuch sind sensible personenbezogene Daten wie Name und Adresse dokumentiert. Diese Daten unterliegen dem Datenschutzgesetz. Bei einem manuell geführten Fahrtenbuch kann man nicht verhindern, dass auch andere Fahrer einsehen können, wer zuvor das Fahrzeug aus welchem Grund benutzt hat. Die Übermittlung der Daten bei einem elektronischen Fahrtenbuch erfolgt durch SSL-Verschlüsselung. Zudem können die Zugriffsrechte in der Software auf Personen beschränkt werden, was die Sicherheit der Daten vor unbefugten Dritten gewährleistet.
Darüber hinaus halten sich die Softwarebetreiber auch an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und verwahren die Dokumentationen über die zehn Jahre.
Fazit
Fahrtenbuch online drucken, Fahrtenbuch zum Ausdrucken oder Fahrtenbuch Tabelle zum Ausdrucken. Im Internet gibt es endlose Ergebnisse für den Suchbegriff des Fahrtenbuchs. Wer sich nicht mit dem Thema vertiefend befasst, kann in der Flut an verfügbaren Angeboten untergehen. Dabei kommt es gerade bei dem Fahrtenbuch darauf an, nicht irgendeine Vorlage zu nehmen, sondern das Fahrtenbuch rechtssicher zu führen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn das Fahrtenbuch nicht nur intern genutzt werden soll, sondern als Fahrtenbuchvorlage beim Finanzamt dient. D
as Ausfüllen des Fahrtenbuches ist kein Hexenwerk. Wichtig ist, dass man gerade bei einem manuell geführten Fahrtenbuch die Einträge zeitnah, am besten zu Beginn und nach Ende der Fahrt, vornimmt. Für Fahrer, die das gerne vergessen und viel mit dem Auto unterwegs sind, ist ein elektronisches Fahrtenbuch von Vorteil, da die wichtigsten Einträge automatisch vorgenommen werden. Damit ist man auf der sichersten Seite gegenüber Fahrtenbuch Vorlagen aus dem Internet.