Poolfahrzeuge nicht mehr mit Excel oder Outlook verwalten
Schluss mit Excel oder Outlook! Wieso Poolfahrzeuge verwalten mit Excel und Outlook der Vergangenheit angehört.
Schluss mit Excel & Outlook bei der Fuhrparkverwaltung!
Unternehmen glauben oftmals, dass Outlook oder Excel genügen, um Poolfahrzeuge auf schnellstem Wege zu verwalten. In Wirklichkeit verliert man durch die Wartung des Excel-Dokuments oder Outlook-Kalenders viel Zeit, die besser investiert werden kann.
Insgesamt sind Excel und Outlook als Werkzeuge zur Fuhrparkverwaltung begrenzt und können zu Ineffizienzen, Fehlern und Sicherheitsrisiken führen. Unternehmen, die einen effektiven und effizienten Fuhrparkbetrieb sicherstellen möchten, sollten in spezialisierte Fuhrparkmanagement Lösungen investieren, die umfangreichere Funktionen und Automatisierung bieten. fleetster bietet umfangreiche Softwarelösungen neben der Software für Poolfahrzeug Management.
Vorteile einer Software für Poolfahrzeug-Management:
App & Web Buchungen
Nutzer können Poolwagen direkt über ihr Smartphone oder ihren Browser buchen. Administratoren können Buchungen unterbinden, indem sie bestimmte Berechtigungen festlegen oder Buchungen später autorisieren.
Prozess & Automatisierung
Einen Poolwagen zu buchen bedeutet auch Führerscheinkontrolle oder das Pflegen eines Fahrtenbuchs. Das kann alles in der Software ganz digital erfolgen.
Keine doppelten Buchungen
Nichts ist schlimmer als die doppelte Buchung eines Fahrzeugs, besonders bei wichtigen Kundenterminen. Dieser Fall tritt bi der Nutzung der fleetster Software nicht ein, weil es unmöglich für zwei Personen ist das gleiche Fahrzeug zur selben Zeit zu buchen.
Automatisches Umbuchen
Wenn ein Fahrer zu spät kommt, sucht fleetster nach Alternativen zur Umbuchung. Sollte ein anderes Poolfahrzeug verfügbar sein, wird fleetster die Fahrt umbuchen.
Schlüsselmanagement
fleetster kümmert sich um die Schlüsselübergabe, sodass Schlüssel nicht verloren gehen. Sie können die Schlüsselübergabe auch mit Hilfe eines Elektronischen Schlüsselschranks automatisieren.
Datensicherheit
Da eine professionelle Software speziellen Rollen bestimmte Rechte zuschreibt, können fleetster-Nutzer nur das sehen, worauf sie Zugriff haben. Alle Daten werden in einer Hochsicherheitseinrichtung in Frankfurt aufbewahrt.
Nachteile beim Verwalten des Fuhrparks mit Excel oder Outlook:
Begrenzte Funktionalität
Excel & Outlook bieten nur begrenzte Funktionen zur Verwaltung eines Fuhrparks. Dies kann zu Einschränkungen bei der Erfassung, Analyse und Verarbeitung von Fahrzeugdaten führen.
Manueller Aufwand
Die Verwaltung eines Fuhrparks mit Excel oder Outlook erfordert einen hohen manuellen Aufwand. Dies erhöht das Risiko von Fehlern und macht den Prozess ineffizient.
Fehlende Automatisierung
Aufgaben wie das Erstellen von Reports, das Überwachen von Wartungsintervallen oder das Verfolgen von Fahrzeugauslastung müssen manuell durchgeführt werden, was Zeit und Ressourcen verschwendet.
Mangelnde Integration
Die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen und die Zusammenführung in einem einzigen System ist mit Excel und Outlook schwierig.
Schwierige Skalierbarkeit
Mit Excel oder Outlook wird die Verwaltung eines wachsenden Fuhrparks zunehmend komplex und unübersichtlich.
Sicherheitsrisiken
Excel- oder Outlook-Dateien können anfällig für Sicherheitsverletzungen sein, insbesondere wenn sensible Informationen wie Fahrzeugdaten oder Fahrerdaten enthalten sind.
Diese Kunden verwalten Ihren Fuhrpark bereits digital:
"Ursprünglich wollten wir nur unsere Poolfahrzeuge verwalten. Das Projekt war so erfolgreich, dass wir angefangen haben, es auch anderen Unternehmen anzubieten. Heute haben wir über 150 Standorte."
"Der Einsatz von fleetster hat sich für uns ab dem ersten Tag gelohnt - wir sparen jetzt 90% der vorherigen Kosten ein."
"Car2Use ist unsere digitale Lösung, um Elektroautos und innovative Mobilitätsdienste in Flotten zu integrieren."
"Unsere 500 Autos stehen an über 80 Telekom-Standorten in Deutschland und sind mit einem CarSharing Kit ausgestattet."
"Entsprechend unserer Erwartungen waren die Leasingverträge auf 15.000 km/Jahr ausgelegt. Nach 2 Jahren haben wir die Autos mit jeweils über 100.000 km zurückgegeben."
CarSharing-Lösung mit elektronischem Schlüsselschrank, Führerscheinkontrolle und Single-Sign-On-Integration in Microsoft Azure AD.
Dear Anspruch von VAN2SHARE: Die vertrauenswürdigste und innovativste Plattform zur Verwaltung und gemeinsamen Nutzung von Nutzfahrzeugen.
Lesen Sie mehr von unseren zufriedenen Kunden auf unserer Referenzseite.
Fuhrparkmanagement
Viele Fuhrparks besitzen neben Poolfahrzeugen, auch eine gewisse Flotte, die bestimmten Mitarbeitern zugewiesen ist. Häufig spricht man hier von Dienstwagen. Die fleetster Mobilitätsplattform bietet neben der Poolfahrzeugverwaltung, ebenfalls ein Modul zum Fuhrparkmanagement. Hier können Dienstwagen Mitarbeitern zugeordnet werden, Kosten überblickt werden, und Fahrer verwaltet werden. Sie ist eine umfassende Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihren Fuhrpark effektiv zu verwalten, Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und die Fahrzeugnutzung zu optimieren.
Digitales Fahrtenbuch
fleetster bietet als Erweiterung zum Poolfahrzeug-Management ebenfalls eine Poolfahrzeug Fahrtenbuch Lösung. Über einen OBD-Stecker werden Fahrzeugdaten gesammelt, an das fleetster System gesendet und in einem Fahrtenbuch abgebildet. Das digitale Fahrtenbuch von fleetster bietet die genaue und automatisierte Erfassung von Fahrtdaten. Es ermöglicht eine präzise Dokumentation von Geschäfts- und Privatfahrten, um steuerliche Anforderungen zu erfüllen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Bei Bedarf, können Administratoren und Nutzer ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch exportieren.
Führerscheinkontrolle
Der Fuhrparkleiter sollte alle 6 Monate sicherstellen, dass alle Fahrer einen gültigen Führerschein besitzen. fleetster bietet hierfür die Möglichkeit einer Elektronischen Führerscheinkontrolle. Diese kann entweder manuell, via Foto-Upload über das Smartphone oder durch einen Mitarbeiter vollzogen werden. Die Führerscheinkontrolle ist vollständig in die fleetster Mobilitätsplattform integriert.
Automatische Reports
Diese Berichte zeigen Ihnen potenzielle Einsparpotentiale. fleetster erstellt Ihnen einen Überblick aller Daten Ihrer Flotte. Mit nur einem Klick finden Sie heraus wie viele Buchungen pro Tag getätigt wurden, wie hoch die Einnahmen durch Poolfahrzeuge waren und wie viele Fahrzeuge gebucht wurden.
In fleetster haben Administratoren einen einfachen Überblick aller Fuhrpark- und Fahrzeugbewegungen. Sie sehen alle Buchungen auf einen Blick und können im Buchungskalender Buchungen ändern und verschieben, sodass die Verwaltung der Poolfahrzeuge für alle Nutzer übersichtlich bleibt.
Schlüsselmanagement
fleetster kümmert sich um die Schlüsselübergabe, sodass Schlüssel nicht verloren gehen. Die Person verantwortlich für das Schlüsselmanagement hat alle Informationen auf einen Blick.
Es gibt des Weiteren die Möglichkeit, die Schlüsselübergabe mit Hilfe eines Elektronischen Schlüsselschranks zu automatisieren. Der Schlüsselschrank ist eine zuverlässige Lösung bei der Verwaltung von Fahrzeug-Schlüsseln. Dank der Dokumentation im Cloud-System von fleetster, können Sie jederzeit nachvollziehen, wo sich Ihre Schlüssel und Fahrzeuge befinden und wer das Fahrzeug zuletzt gebucht hat.
Sie wollen auch Ihren Poolfahrzeuge in fleetster verwalten?
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